Cách lập ngân sách cho doanh nghiệp của bạn (phương pháp đơn giản)

Bước 1: Bắt đầu từ câu chuyện có thật của bạn, không phải mong muốn của bạn

Mọi ngân sách quan trọng đều bắt đầu bằng những con số trong 12 tháng qua: doanh thu mỗi tháng (với tính thời vụ), chi phí biến đổi tính theo phần trăm doanh thu và danh sách đầy đủ các chi phí cố định. Nếu bạn không làm sạch lịch sử đó, công việc đầu tiên của bạn là lấy nó ra — từ hệ thống, ngân hàng và hóa đơn của bạn.

Đây là lúc việc vận hành trong một hệ thống duy nhất mang lại lợi ích: nếu doanh số bán hàng, mua hàng và chi phí của bạn đã có trong Aura, thì cơ sở lịch sử này là một báo cáo chứ không phải một tháng khảo cổ học trong Excel.

Bước 2: Lập ngân sách bán hàng một cách bài bản (không lạc quan)

Ngân sách bán hàng đến từ: doanh số bán hàng mỗi tháng của năm ngoái × mức tăng trưởng hợp lý + các sáng kiến ​​cụ thể về tên và họ (chi nhánh mới, kênh mới, dòng sản phẩm mới). Mức tăng trưởng 15% "vì chúng tôi muốn" không phải là ngân sách mà là một lá thư gửi ông già Noel.

Tôn trọng tính thời vụ: nếu tháng 12 bán gấp 3 lần và tháng 2 bán được một nửa thì ngân sách hàng tháng của bạn sẽ phản ánh điều đó. Một ngân sách cố định (tổng số hàng năm là 12) sẽ khiến bạn ăn mừng những tháng tồi tệ và phải chịu đựng những tháng tốt đẹp mà không có lý do.

Bước 3: chi phí biến đổi và chi phí cố định, luôn tách biệt

• Các biến số (tăng theo doanh số bán): chi phí hàng hóa hoặc vật tư, hoa hồng bán hàng và cửa ngõ, vận chuyển, đóng gói. Lập ngân sách cho chúng dưới dạng PHẦN TRĂM của doanh số bán hàng chứ không phải số tiền.
• Đã sửa (chúng tồn tại ngay cả khi bạn không bán): thu nhập, bảng lương cơ bản, phần mềm, kế toán, dịch vụ, bảo hiểm. Lập ngân sách cho chúng dưới dạng số tiền hàng tháng.
• Bán cố định: chúng phát triển nhảy vọt (thuê người khác, mở chi nhánh). Đánh dấu chúng bằng tháng bạn dự định nhảy.
• Sự tách biệt này mang lại cho bạn điểm cân bằng: cố định ` số tiền đóng góp = doanh số tối thiểu trong tháng. Bất cứ chủ sở hữu nào cũng phải thuộc lòng con số đó.

Bước 4: tập hợp ba kịch bản và xác định yếu tố kích hoạt

Tạo ba phiên bản: cơ bản (rất có thể), thận trọng (doanh số giảm 15-20%) và lạc quan (tăng). Điều có giá trị là không có ba tờ giấy: nó quyết định TRƯỚC những gì bạn sẽ làm trong mỗi trường hợp - bạn cắt giảm chi phí nào đầu tiên nếu nó trở nên tồi tệ và bạn tăng tốc khoản đầu tư nào nếu nó tiến triển tốt hơn mong đợi.

Xác định các yếu tố kích hoạt cụ thể: "nếu chúng tôi tích lũy dưới mức cơ bản 15% trong hai tháng, chúng tôi sẽ ngừng tuyển dụng và thương lượng lại tiền thuê." Quyết định lạnh lùng tránh những quyết định nóng vội.

Bước 5: So sánh mỗi tháng (đây là lúc hầu hết mọi người đều thất bại)

Ngân sách không được so sánh với thực tế mỗi tháng là trang trí. Những ngày đầu tiên của mỗi tháng, hãy xem xét: doanh số thực tế so với ngân sách, từng dòng chi phí so với giới hạn của nó và tỷ suất lợi nhuận thực tế so với dự kiến. Những sai lệch lớn hơn 10% cần được giải thích và hành động.

Phiên bản hiện đại này không phải là Excel mà ai đó cung cấp thủ công: đó là hệ thống của bạn đang so sánh chính nó. Trong Aura, doanh thu và chi phí thực tế của bạn đã được ghi lại bởi các hoạt động hàng ngày, do đó, so sánh ngân sách và thực tế là một báo cáo trực tiếp — và AI sẽ thông báo cho bạn khi một dòng vượt quá phạm vi mà không cần đợi đến cuối tháng.