Kế toán không giống như thuế
Nhiều chủ sở hữu nhầm lẫn giữa việc ghi sổ kế toán với việc nộp thuế. Chúng có liên quan, nhưng chúng không giống nhau. Kế toán là bản ghi có trật tự của mọi thứ vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn: bán hàng, mua hàng, chi phí, khoản vay, tiền lương. Thuế chỉ là hệ quả của việc đăng ký đó.
Khi bạn làm kế toán tốt, thuế gần như tự tính toán vì bạn đã sắp xếp tất cả thông tin. Khi bạn không có nó, mỗi tờ khai sẽ trở thành cuộc đua phút cuối để tìm kiếm hóa đơn qua thư, trên WhatsApp và trong ngăn kéo. Sự khác biệt giữa cả hai tình huống không phải là tài năng kế toán: đó là thói quen ghi chép mọi thứ đúng hạn.
Hãy nghĩ như thế này: kế toán là việc đầu tiên dành cho bạn (để biết doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào) và thứ hai là bài kiểm tra SAT. Nếu bạn chỉ coi đó là nghĩa vụ thuế thì bạn sẽ bỏ lỡ lợi ích lớn nhất của nó, đó là đưa ra những quyết định tốt hơn.
Đầu tiên, xác định chế độ thuế của bạn
Ở Mexico, bạn khai báo bao nhiêu và như thế nào tùy thuộc vào chế độ của bạn. Bạn không thể làm tốt công việc kế toán của mình nếu không biết mình thuộc ngành nào. Điều phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nhân là:
- RESICO (Chế độ ủy thác đơn giản hóa): tỷ lệ ISR thấp trên thu nhập, được thiết kế cho các cá nhân có thu nhập đến một giới hạn nhất định và dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Rất phổ biến vì sự đơn giản của nó.
- Hoạt động kinh doanh và nghề nghiệp: dành cho các cá nhân khấu trừ chi phí; linh hoạt hơn trong các khoản khấu trừ nhưng có nhiều nghĩa vụ hơn.
- Chế độ pháp luật chung (pháp nhân): đối với các công ty được thành lập dưới hình thức công ty. Hoàn thiện kế toán điện tử và nhiều yêu cầu khác.
- RIF (đã tuyệt chủng, nhưng một số vẫn đang trong quá trình vận chuyển): cơ chế hợp nhất thuế dành cho người nộp thuế nhỏ.
Những giấy tờ CÓ hoặc CÓ bạn nên giữ
SAT hoạt động với CFDI (hóa đơn điện tử). Kế toán của bạn được xây dựng dựa trên những biên lai này, vì vậy mất chúng đồng nghĩa với việc bạn mất hỗ trợ thuế. Lưu một cách có trật tự và sao lưu:
- CFDI doanh thu: mọi hóa đơn bạn phát hành cho khách hàng của mình (XML, không chỉ PDF).
- Chi phí CFDI: mỗi hóa đơn mà nhà cung cấp cung cấp cho bạn về những gì bạn mua. Không có điều này, bạn không thể suy luận.
- CFDI bảng lương: biên lai có đóng dấu của nhân viên của bạn.
- Sao kê tài khoản ngân hàng: hỗ trợ cho việc chuyển tiền của bạn.
- Bổ sung thanh toán (REP): khi bạn thu tiền hoặc thanh toán theo đợt hoặc sau ngày lập hóa đơn.
Phương pháp cơ bản: ghi chép, phân loại, rà soát
Kế toán, theo cách đơn giản nhất, là một chu trình gồm ba bước mà bạn lặp lại liên tục. Bạn không cần phải thành thạo cách chơi đôi để bắt đầu theo thứ tự:
- Ghi lại mọi chuyển động khi nó xảy ra chứ không phải vài tháng sau đó. Bán hàng, chi phí, thanh toán: nhập hệ thống ngay trong ngày.
- Phân loại từng chuyển động thành một danh mục: doanh thu, giá vốn hàng hóa, thu nhập, tiền lương, quảng cáo, dịch vụ. Các danh mục cho bạn biết tiền của bạn đi đâu.
- Định kỳ xem xét các báo cáo: báo cáo thu nhập (thắng hay thua), bảng cân đối kế toán (bạn có gì và nợ gì) và dòng tiền (số tiền thực đến và đi ra).
Tại sao tập trung mọi thứ vào một nơi lại thay đổi mọi thứ
Sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là thông tin bị phân tán: doanh số bán hàng một mặt, hóa đơn qua thư, chi phí trong sổ ghi chép, ngân hàng trong ứng dụng. Khi đến lúc phải kê khai hoặc biết bạn kiếm được bao nhiêu, việc gộp tất cả những thứ đó lại với nhau quả là một cực hình.
Đây là nơi một nền tảng quản lý sẽ cứu bạn. Tại Aura, kế toán không tồn tại biệt lập: nó tự cung cấp dữ liệu cho những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn. Mỗi giao dịch bán hàng mà bạn ghi lại sẽ tạo ra mục nhập, mọi hóa đơn CFDI bạn phát hành đều được liên kết, mọi chi phí bạn nắm bắt đều được phân loại và mô-đun đối chiếu ngân hàng sẽ tự động cân bằng ngân hàng. Khi cuối tháng đến, bạn không xây dựng kế toán của mình từ đầu: nó đã được xây dựng rồi.
Điều đó có nghĩa là bạn có thể xem báo cáo thu nhập của mình theo thời gian thực thay vì đợi quầy tính tiền "đóng tháng". Và khi nhân viên kế toán của bạn đến, thay vì nắm bắt mọi thứ, bạn chỉ cần xem xét và xác nhận. Thời gian chụp ít hơn, ít lỗi hơn, ít căng thẳng hơn. Kế toán không còn là con quái vật trong tủ và trở thành một tấm bảng mà bạn tham khảo để quyết định.
Dừng dán công cụ. Vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn với Aura.
ERP, CRM, điểm bán hàng, thanh toán, WhatsApp và hơn thế nữa — trong một hệ thống duy nhất có AI phù hợp với bạn. Dùng thử 14 ngày với giá 14 USD.
Bắt đầu dùng thử →Câu hỏi thường gặp
Tự mình làm kế toán được không hay cần kế toán viên?
Để ghi lại và kiểm soát hàng ngày, bạn có thể và nên sử dụng một hệ thống tốt. Đối với các tờ khai chính thức, đặc biệt nếu bạn là pháp nhân, nên nhờ kế toán viên xác nhận và ký tên. Lý tưởng nhất là mô hình hỗn hợp: phần mềm sắp xếp mọi thứ còn kế toán chỉ giám sát và đóng cửa.
Kế toán điện tử được SAT yêu cầu là gì?
Bạn có nghĩa vụ phải lưu giữ hồ sơ kế toán của mình ở định dạng kỹ thuật số và tùy theo chế độ của bạn, gửi chúng đến SAT (sơ đồ tài khoản, số dư dùng thử và các chính sách khi được yêu cầu). Hệ thống tạo ra các tệp này giúp bạn tiết kiệm công việc thủ công khi ghép chúng lại với nhau.
Điều gì xảy ra nếu tôi không lưu XML hóa đơn chi phí của mình?
Bạn không thể khấu trừ chi phí đó. Bản PDF không đủ trước kỳ thi SAT: bằng chứng hợp lệ là tệp XML. Đó là lý do tại sao hệ thống tự động tải xuống và lưu CFDI của bạn từ SAT lại thuận tiện, để không phụ thuộc vào nhà cung cấp gửi cho bạn.
Tôi nên cập nhật kế toán của mình bao lâu một lần?
Lý tưởng nhất là mỗi ngày hoặc ít nhất là mỗi tuần. Càng tươi thì càng hữu ích cho việc đưa ra quyết định và càng dễ khai báo. Để mọi thứ cho đến cuối tháng hoặc ngày nộp hồ sơ là công thức dẫn đến sự hỗn loạn.