Dòng tiền cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: thước đo cứu doanh nghiệp

Lợi nhuận và tiền mặt không giống nhau

Đây là sự hiểu lầm khiến doanh nghiệp làm ăn có lãi bị phá sản. Lợi nhuận là một khái niệm kế toán: thu nhập trừ đi chi phí trong kỳ. Tiền mặt là tiền hiện có trong tài khoản của bạn để chi tiêu. Họ có thể đi theo hướng ngược lại.

Hãy tưởng tượng rằng bạn bán chịu 100.000 đô la trong 60 ngày. Trong báo cáo thu nhập của bạn, việc bán hàng đó đã mang lại lợi nhuận. Nhưng trong tài khoản ngân hàng của bạn vẫn chưa có một đồng peso nào như vậy. Nếu trong thời gian chờ đợi, bạn phải trả 40.000 USD tiền lương và 20.000 USD cho nhà cung cấp thì hoạt động kinh doanh "có lãi" của bạn chẳng liên quan gì đến việc đó. Đó là cuộc khủng hoảng về dòng chảy chứ không phải về tiện ích.

Đó là lý do tại sao dòng tiền đáng được bạn quan tâm hàng ngày. Nó đo lường một điều gì đó khác biệt và cấp bách hơn lợi nhuận: liệu tôi có đủ tiền để đáp ứng các cam kết của mình trong những ngày và tuần tới không? Một doanh nghiệp phá sản vào ngày nó không thể trả được tiền chứ không phải ngày nó ngừng sinh lãi.

Ba loại dòng chảy mà bạn phải phân biệt

Dòng tiền được chia thành ba loại và việc tách chúng ra cho bạn biết rất nhiều điều về tình trạng thực sự của doanh nghiệp bạn:

• Luồng hoạt động: tiền vào và ra thông qua các hoạt động thông thường của bạn—bán hàng, thu tiền, thanh toán cho nhà cung cấp và tiền lương. Đó là điều quan trọng nhất: một doanh nghiệp lành mạnh sẽ tạo ra tiền mặt dương ở đây.
• Dòng đầu tư: tiền đi ra ngoài để mua tài sản (máy móc, thiết bị, cơ sở) hoặc tiền đi vào khi bán chúng. Nó có xu hướng tiêu cực khi bạn lớn lên, và điều đó không sao cả.
• Dòng tài chính: tiền từ các khoản vay bạn nhận hoặc trả và đóng góp từ các đối tác. Nó cho bạn biết bạn phụ thuộc vào nợ nước ngoài đến mức nào để duy trì cuộc sống.

Các bẫy dòng chảy phổ biến nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hầu hết các cuộc khủng hoảng tiền mặt đều không gây ngạc nhiên: chúng đang âm ỉ và không ai nhìn thấy chúng vì không ai theo dõi dòng tiền. Đây là những thường xuyên nhất:

• Bán chịu nhiều và thu tiền muộn, đồng thời thanh toán cho nhà cung cấp của bạn bằng tiền mặt. Tiền rời đi trước khi nó vào.
• Mua quá nhiều hàng tồn kho: mỗi peso hàng hóa nhàn rỗi là một peso mà bạn không thể sử dụng để trả lương.
• Tăng trưởng mà không cần lập kế hoạch cho luồng: doanh số bán hàng nhiều hơn đòi hỏi nhiều hàng tồn kho hơn, nhiều nhân viên hơn và chi tiêu trả trước nhiều hơn. Tăng trưởng tiêu thụ tiền mặt.
• Không có dự phòng: bất kỳ sự kiện không lường trước nào (khách hàng không thanh toán, sửa chữa) sẽ khiến bạn không có lợi nhuận nếu bạn hoạt động ở mức giới hạn.

Cách dự đoán dòng chảy của bạn (và tại sao nó là vũ khí tốt nhất của bạn)

Công cụ mạnh mẽ nhất để chống lại khủng hoảng tiền mặt rất đơn giản: dự báo dòng tiền. Nó bao gồm việc viết ra, theo tuần hoặc theo tháng, số tiền bạn dự kiến ​​thu vào và số tiền bạn dự kiến ​​chi ra. Mục tiêu là nhìn thấy những "lỗ hổng" trước khi bạn rơi vào đó.

Với một dự đoán rõ ràng, bạn có thể dự đoán rằng vào tuần thứ ba của tháng bạn sẽ thiếu 30.000 USD và hành động trước: đẩy nhanh việc thu nợ, đàm phán điều khoản với nhà cung cấp hoặc nhận được hạn mức tín dụng trước khi xảy ra trường hợp khẩn cấp. Nếu không có dự đoán, bạn sẽ biết ngày thanh toán bị trả lại.

Điều gây khó khăn cho việc lập dự án bằng tay là thông tin bị phân tán: các khoản phải thu ở một bên, các khoản phải trả ở một bên, ngân hàng ở một bên khác. Phép chiếu chỉ hữu ích nếu nó được cập nhật và việc cập nhật thủ công rất tẻ nhạt.

Xem dòng chảy của bạn trong thời gian thực với Aura

Vì trong Aura, doanh số bán hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn và chi phí của bạn đều tồn tại trên cùng một nền tảng nên dòng tiền thực tế sẽ tự tính toán. Hệ thống biết bạn phải thu những hóa đơn nào và khi nào đến hạn, bạn nợ nhà cung cấp những gì và số tiền thực tế đã được chuyển vào ngân hàng nhờ tính năng đối chiếu tự động.

Điều đó cho phép bạn xem, trên bảng điều khiển, bạn có bao nhiêu tiền mặt hôm nay và bạn dự kiến ​​sẽ có bao nhiêu trong những tuần tới mà không cần lập bảng tính mỗi lần. Khi hệ thống phát hiện ra khoảng trống đang đến gần, bạn sẽ nhìn thấy trước thay vì phát hiện ra nó với bảng lương ở trên. Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, khả năng hiển thị đó thực sự là sự khác biệt giữa phản ứng kịp thời hoặc phá sản.