Trước khi đếm: chuẩn bị hay thất bại
80% sự thành công của việc kiểm kê được quyết định trước khi đếm sản phẩm đầu tiên. Nếu không chuẩn bị, bạn sẽ có số lượng trùng lặp, các phần bị lãng quên và những điểm khác biệt mà không ai có thể giải thích được.
- Chuyển động đóng băng: xác định một cửa sổ (đêm hoặc Chủ nhật) không có mục nhập hoặc thoát ra. Nếu bạn không thể đóng, hãy đánh dấu rõ ràng những gì đến trong quá trình đếm để đếm riêng.
- Đặt hàng trước khi đếm: hàng hóa cùng SKU gộp lại, lối đi thông thoáng, sản phẩm hư hỏng được tách riêng.
- Chia không gian thành các khu vực được đánh số và phân công người quản lý cho mỗi khu vực - không ai đếm "nơi nó rơi".
- In hoặc tải danh sách đếm lên ứng dụng MÀ KHÔNG CÓ kho lý thuyết hiển thị: việc đếm "mù" ngăn cản mọi người xác nhận số hệ thống mà không đếm.
- Xác định trước cách ghi lại các phát hiện: sản phẩm không có nhãn, bị hư hỏng hoặc hết hạn.
Số lượng: phương pháp xác minh kép
Tiêu chuẩn chuyên nghiệp là tính hai lần: một người đếm từng khu vực và những khác biệt so với hệ thống sẽ được một người KHÁC kể lại. Chỉ những khác biệt được xác nhận bởi lần đếm thứ hai mới được điều chỉnh.
Với đầu đọc mã vạch (hoặc camera điện thoại di động có ứng dụng như của Aura), việc đếm bao gồm việc quét và nhập số lượng - không cần giấy hoặc chụp sau đó, đây là nguyên nhân gây ra một nửa số lỗi.
Sau khi đếm: điều chỉnh là ít quan trọng nhất, hiểu biết là tất cả
Sau khi đếm xong, hệ thống sẽ hiển thị cho bạn sự khác biệt: hàng dư và hàng thiếu theo SKU, được định giá bằng tiền. Việc điều chỉnh hệ thống theo số lượng thực tế chỉ cần một cú nhấp chuột. Điều có giá trị đến sau: hiểu TẠI SAO lại có sự khác biệt.
- Sự thiếu hụt tập trung ở các sản phẩm nhỏ và đắt tiền: hình thức trộm kiến điển hình.
- Thậm chí sự thiếu hụt ở nhiều SKU: đó thường là một quá trình - doanh số bán hàng không được ghi chép, các khoản chuyển nhượng không được ghi nhận, các biên lai bị tính sai.
- Thức ăn thừa: hầu như luôn là những lần tiếp nhận không được ghi lại hoặc những khoản trả lại không được ghi chép. Thặng dư KHÔNG phải là tin tốt: đó là sự thiếu kiểm soát tương tự với một dấu hiệu khác.
- Tính tỷ lệ phần trăm thu hẹp của bạn (chênh lệch giá trị/giá trị hàng tồn kho). Trên 1-2% trong bán lẻ, bạn có vấn đề cần tấn công.
Đếm chu kỳ: kết thúc hàng tồn kho đau khổ
Bí quyết kinh doanh với lượng hàng tồn kho đáng tin cậy không phải là số lượng khổng lồ hàng năm: đó là số lượng chu kỳ. Mỗi tuần bạn đếm một phần nhỏ - sản phẩm A (có giá trị nhất hoặc bán chạy nhất) vài lần trong năm, sản phẩm C chỉ một lần.
Việc đếm chu kỳ 15 phút mỗi ngày giúp duy trì độ chính xác hàng tồn kho của bạn trên 95% quanh năm, phát hiện rò rỉ theo ngày (không phải tháng 12) và biến việc kiểm kê hàng năm thành một thủ tục chứ không phải là một sự kiện đau buồn.
Trong Aura, mô-đun kiểm kê đề xuất số lượng cần đếm mỗi tuần, ghi lại số lượng từ điện thoại di động bằng máy quét và áp dụng các điều chỉnh để kiểm tra xem ai đếm cái gì và khi nào. Mọi thứ liên quan đến việc bán hàng, mua hàng và kho hàng của bạn.
Tài nguyên Aura được đề cập
Dừng dán công cụ. Vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn với Aura.
ERP, CRM, điểm bán hàng, thanh toán, WhatsApp và hơn thế nữa — trong một hệ thống duy nhất có AI phù hợp với bạn. Dùng thử 14 ngày với giá 14 USD.
Bắt đầu dùng thử →Câu hỏi thường gặp
Tôi nên kiểm kê thực tế bao lâu một lần?
Kiểm kê tổng thể ít nhất mỗi năm một lần (lý tưởng nhất là vào thời điểm kết thúc tài chính) và đếm chu kỳ hàng tuần của các sản phẩm quan trọng nhất của bạn. Tính chu kỳ là yếu tố giúp duy trì độ chính xác cao giữa các đợt kiểm kê chung.
Tôi cần bao nhiêu người để kiểm kê?
Nguyên tắc chung: một người đếm từ 300 đến 600 SKU mỗi ngày tùy theo đơn hàng của kho. Chia tổng số SKU của bạn cho số đó và thêm một bộ kiểm tra cho mỗi 3-4 bộ đếm.
Tôi phải làm gì với chênh lệch hàng tồn kho?
Xác nhận chúng bằng lần đếm thứ hai, điều chỉnh hệ thống để phản ánh thực tế và ghi lại giá trị điều chỉnh (được khấu trừ dưới dạng lỗ do tuân thủ các yêu cầu về thuế). Sau đó điều tra nguyên nhân cốt lõi: không có nguyên nhân đó, sự khác biệt sẽ quay trở lại.
Tôi có thể lấy hàng tồn kho mà không cần đóng cửa hàng không?
Có, với tính năng đếm theo chu kỳ theo khu vực vào thời điểm mật độ giao thông thấp hoặc tính vào ban đêm. Điều quan trọng là đóng băng các chuyển động của khu vực bạn đang đếm và ghi lại riêng những gì đã bán trong quá trình đếm.