Tại sao hàng tồn kho xấu hiện đang khiến bạn mất tiền
Mọi sản phẩm trong kho của bạn đều là vốn cố định: số tiền bạn đã chi tiêu và số tiền đó sẽ không quay trở lại cho đến khi bạn bán. Và mọi sản phẩm bán hết ngay khi khách hàng muốn thì đều bị mất doanh số, thường là mãi mãi, vì khách hàng đã đến với đối thủ cạnh tranh.
Việc thiếu kiểm soát hàng tồn kho gây tổn hại đến những phần mà bạn thậm chí không nhìn thấy: vốn bị mắc kẹt trong những thứ không quay vòng, doanh số bán hàng bị mất do thiếu hụt, tổn thất do sản phẩm hết hạn hoặc bị hư hỏng và hàng giờ nhóm của bạn đếm bằng tay những gì hệ thống sẽ làm một mình. Thêm vào đó, đây là một trong những vụ rò rỉ tiền lớn nhất và thầm lặng nhất đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bước 1: có số liệu thực, không gần đúng
Bạn không thể kiểm soát những gì bạn không đo lường tốt. Bước đầu tiên là ngừng suy nghĩ "Tôi nghĩ tôi có khoảng mười" và bắt đầu biết chính xác bạn có gì, bao nhiêu và ở đâu. Không có dữ liệu đáng tin cậy, mọi thứ khác chỉ là phỏng đoán.
- Ghi lại từng mục nhập và xuất cảnh khi nó diễn ra, không phải vào cuối ngày hoặc từ bộ nhớ.
- Sử dụng mã số (SKU và mã vạch) để nhận biết từng sản phẩm mà không gây nhầm lẫn.
- Thực hiện đếm chu kỳ: Thay vì kiểm kê hàng năm khổng lồ, hãy đếm một đoạn mỗi tuần và cập nhật số liệu.
- Nếu bạn có nhiều điểm, hãy giữ hàng tồn kho cách nhau theo vị trí nhưng hiển thị ở một nơi.
Bước 2: xác định mức tối thiểu, mức tối đa và điểm sắp xếp lại
Kiểm soát hàng tồn kho không phải để đếm mà là đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. Để làm được điều này, bạn cần có các quy tắc rõ ràng cho mỗi sản phẩm cho bạn biết thời điểm và số lượng đặt hàng để bạn không quá nhiệt tình hoặc thiếu hụt.
- Hàng tồn kho tối thiểu: số lượng dưới mức mà bạn có nguy cơ bị thiếu hụt. Dưới đây, bạn phải sắp xếp lại.
- Điểm đặt hàng lại: Xem xét nhà cung cấp của bạn mất bao lâu để cung cấp. Nếu phải mất một tuần, hãy đặt hàng lại trước khi bạn hết hàng.
- Lượng tồn kho tối đa: mức trần không được vượt quá để không bị đóng băng vốn hoặc rủi ro thua lỗ.
- Phân loại sản phẩm của bạn: những sản phẩm bán được nhiều nhất và để lại nhiều lợi nhuận nhất (những sản phẩm ngôi sao) đáng được chú ý hơn những sản phẩm có doanh thu thấp.
Bước 3: Tấn công ba lối thoát kinh điển
Có ba cách hàng tồn kho làm bạn mất tiền. Kiểm soát tốt sẽ chiến đấu cả ba cùng một lúc:
- Overstock: tiền bị mắc kẹt trong những thứ không thể xoay chuyển được. Nó được đấu tranh với mức tối đa rõ ràng và xem xét những sản phẩm nào đã không được di chuyển trong nhiều tháng.
- Hết hàng: mất doanh thu do hết hàng mà mọi người mong muốn. Nó được chiến đấu với mức tối thiểu và các điểm sắp xếp lại được đặt đúng chỗ.
- Lãng phí: sản phẩm bị hư hỏng, vỡ hoặc bị thất lạc. Nó được giải quyết bằng việc luân chuyển do hết hạn (cái gì đến trước, bỏ trước) và việc đếm thường xuyên để phát hiện sự thiếu hụt kịp thời.
Bước 4: Kết nối hàng tồn kho với doanh số bán hàng của bạn
Đây là chìa khóa giúp phân biệt các doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho của họ với những doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi nó: hàng tồn kho không được là một Excel riêng biệt, nó phải được kết nối với doanh số bán hàng của bạn trong thời gian thực. Mỗi lần bán hàng phải tự động giảm giá hàng tồn kho trên tất cả các kênh của bạn cùng một lúc.
Khi hàng tồn kho và doanh số bán hàng được kết nối, hệ thống sẽ cảnh báo bạn trước khi bạn hết thứ gì đó, hiển thị cho bạn những gì đang di chuyển và những gì không, đồng thời ngăn bạn bán những gì bạn không còn nữa. Khi chúng bị chia cắt, bạn luôn đi sau một bước, sửa chữa sai lầm thay vì ngăn chặn chúng.
Aura giúp bạn như thế nào
Tại Aura, hàng tồn kho được kết nối với phần còn lại của hoạt động của bạn ngay từ ngày đầu tiên. Mỗi lần bán hàng, bất kể nó đến từ cửa hàng của bạn, Mercado Libre hay điểm bán hàng, đều giảm giá hàng ngay lập tức và trên tất cả các kênh của bạn, vì vậy bạn luôn thấy hàng thật.
Bạn xác định mức tối thiểu và điểm đặt hàng lại cho mỗi sản phẩm, đồng thời hệ thống sẽ thông báo cho bạn khi sắp hết hàng để bạn có thể đặt hàng lại đúng hạn. Các báo cáo cho bạn biết sản phẩm nào xoay vòng tốt, sản phẩm nào đã ngừng hoạt động trong nhiều tháng, đóng băng vốn của bạn và nơi bạn thiếu hụt để bạn có thể mua hàng tốt hơn. Nếu bạn quản lý một số kho hoặc cửa hàng, bạn sẽ thấy hàng tồn kho của từng kho hoặc cửa hàng trong một bảng điều khiển duy nhất.
Ý tưởng cơ bản rất đơn giản: ngừng mất tiền cho cả hai bên. Đừng mua quá nhiều những gì không bán được, cũng đừng hết những gì đang có. Với dữ liệu thực và cảnh báo tự động, hàng tồn kho của bạn sẽ từ vấn đề đau đầu trở thành tài sản.
Dừng dán công cụ. Vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn với Aura.
ERP, CRM, điểm bán hàng, thanh toán, WhatsApp và hơn thế nữa — trong một hệ thống duy nhất có AI phù hợp với bạn. Dùng thử 14 ngày với giá 14 USD.
Bắt đầu dùng thử →Câu hỏi thường gặp
Tôi nên kiểm kê bao lâu một lần?
Thay vì kiểm kê hàng năm với số lượng lớn, bạn nên đếm chu kỳ: bạn đếm một sản phẩm mỗi tuần và luôn cập nhật số liệu. Nếu hệ thống của bạn giảm giá hàng tồn kho sau mỗi lần bán thì số lượng này chỉ để xác minh chứ không phải để xây dựng lại mọi thứ từ đầu.
Làm cách nào để biết khi nào nên đặt hàng lại sản phẩm?
Xác định điểm đặt hàng lại có tính đến thời gian nhà cung cấp của bạn cung cấp. Nếu phải mất một tuần, bạn nên đặt hàng lại trước khi hết hàng. Các hệ thống như Aura sẽ tự động thông báo cho bạn khi sản phẩm đạt đến điểm đó.
Hàng tồn kho nhiều hay ít thì tốt hơn?
Không nhiều cũng không ít: chỉ có một. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ khiến tiền của bạn bị đóng băng và có nguy cơ bị hao hụt; Quá ít khiến bạn mất doanh số do thiếu hàng. Kiểm soát bao gồm việc tìm kiếm sự cân bằng cho mỗi sản phẩm với mức tối thiểu và tối đa rõ ràng.
Tôi có thể kiểm soát hàng tồn kho của nhiều cửa hàng hoặc kho hàng cùng một lúc không?
Đúng. Với nền tảng như Aura, bạn giữ hàng tồn kho của từng địa điểm riêng biệt nhưng bạn sẽ thấy tất cả trên cùng một bảng điều khiển và doanh số bán hàng từ bất kỳ điểm nào đều được chiết khấu từ đúng hàng tồn kho trong thời gian thực.