OMS là gì và quản lý đơn hàng hoạt động như thế nào?

WHO có nghĩa là gì?

OMS là viết tắt của Hệ thống quản lý đơn hàng, hay Hệ thống quản lý đơn hàng. Đây là phần mềm tập trung, điều phối và theo dõi tất cả các đơn đặt hàng của doanh nghiệp, bất kể chúng được nhập qua kênh nào, kể từ khi chúng được tạo cho đến khi đến tay khách hàng.

Hãy coi OMS như người chỉ đạo việc bán hàng của bạn. Mỗi kênh—cửa hàng thực, thương mại điện tử, WhatsApp, Amazon, Mercado Libre—là một nhạc sĩ tự chơi. OMS điều phối chúng để tất cả đều phát cùng một bài hát: một hàng tồn kho duy nhất, một luồng vận chuyển duy nhất và một sự thật duy nhất về trạng thái của mỗi đơn hàng.

OMS dùng để làm gì?

Mục đích của OMS là để mọi đơn hàng được hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn và bất kể đơn hàng đó đến từ đâu. Chức năng chính của nó là:

• Hợp nhất đơn hàng: tất cả các đơn hàng từ tất cả các kênh vào một khay duy nhất.
• Hàng tồn kho thống nhất: giảm giá hàng tồn kho từ cùng một nhóm để tránh bán quá mức.
• Định tuyến: quyết định mỗi đơn hàng được cung cấp từ kho hoặc chi nhánh nào.
• Trạng thái đơn hàng: đang chờ xử lý, đã thanh toán, đang chuẩn bị, đang vận chuyển, đã giao hàng.
• Đồng bộ hóa với thị trường: cập nhật tình trạng tồn kho và trạng thái trên từng nền tảng.
• Quản lý việc trả lại và hủy: toàn bộ chu trình, không chỉ bán hàng.

Quản lý đơn hàng hoạt động như thế nào?

Một đơn hàng trải qua một vòng đời và OMS sẽ đồng hành cùng nó trong từng bước của quá trình đó. Tất cả bắt đầu khi khách hàng mua hàng qua bất kỳ kênh nào. OMS nắm bắt đơn đặt hàng đó, xác minh rằng có hàng tồn kho, đặt hàng trong kho và xác nhận thanh toán. Sau đó, nó định tuyến đơn hàng đến nhà kho hoặc chi nhánh sẽ cung cấp đơn hàng đó, bắt đầu quá trình chuẩn bị (chọn hàng và đóng gói), tạo vận đơn vận chuyển và thông báo cho khách hàng.

Sự kỳ diệu nằm ở thời điểm. Nếu bạn bán đôi giày thể thao mới nhất trên Amazon, OMS sẽ giảm giá đôi đó từ kho hàng và cập nhật ngay lập tức cửa hàng trực tuyến của bạn và Mercado Libre để không ai khác mua nó. Nếu không có OMS, việc giảm giá này sẽ mất hàng giờ hoặc sẽ được thực hiện thủ công và đó là nơi xảy ra tình trạng bán vượt mức và hủy bỏ, khiến khách hàng khó chịu và phạt bạn trên thị trường.

Định tuyến là một phần quan trọng khác. Nếu bạn có nhiều kho hoặc chi nhánh, OMS sẽ quyết định xem kho hoặc chi nhánh nào phù hợp nhất để thực hiện từng đơn hàng: kho gần khách hàng nhất, kho có sẵn hàng hoặc kho giúp vận chuyển rẻ hơn. Logic này, vốn không thể duy trì bằng tay với khối lượng, là điều cho phép chúng tôi hứa giao hàng nhanh chóng mà không phá vỡ hoạt động hoặc ngân sách hậu cần.

Khi nào bạn cần OMS?

OMS trở nên cần thiết khi bạn bán hàng trên nhiều kênh. Đây là những dấu hiệu:

• Bạn bán cùng một sản phẩm tại cửa hàng thực tế, trang web và chợ cùng một lúc.
• Bạn đã hủy đơn đặt hàng bán thứ mà bạn không còn có (bán quá mức).
• Nắm bắt các đơn đặt hàng từ mỗi kênh ở một nơi.
• Bạn không có khả năng hiển thị thống nhất về trạng thái của tất cả các đơn đặt hàng của mình.
• Việc cung cấp từ sai kho hoặc chi nhánh sẽ khiến bạn mất thời gian và vận chuyển.

Aura giải quyết nó như thế nào

Aura hoạt động như một OMS đa kênh hoàn chỉnh: tất cả các đơn đặt hàng của bạn—dù đến từ điểm bán hàng, cửa hàng trực tuyến, WhatsApp, Instagram, Amazon, Mercado Libre, Shopify hay thị trường bạn sử dụng—đều được đưa vào một khay duy nhất với kho hàng thống nhất phía sau. Khi một thứ gì đó được bán ở một kênh, nó sẽ tự động được giảm giá cho mọi người, do đó việc bán quá mức không còn là rủi ro nữa.

Hơn nữa, vì trong Aura, OMS cùng tồn tại với WMS, CRM và thanh toán, nên đơn hàng không chỉ là một dòng trong danh sách: nó kích hoạt việc phân loại trong kho, cập nhật khách hàng trong CRM và tạo hóa đơn CFDI khi thích hợp. Trí tuệ nhân tạo của Aura giám sát luồng và cảnh báo nếu đơn hàng bị dừng quá lâu hoặc nếu thị trường ngừng đồng bộ hóa, để không khách hàng nào phải chờ đợi.