Apa itu OMS dan bagaimana cara kerja manajemen pesanan?

Apa maksudnya SIAPA?

OMS adalah singkatan dari Sistem Manajemen Pesanan, atau Sistem Manajemen Pesanan. Ini adalah perangkat lunak yang memusatkan, mengoordinasikan, dan melacak semua pesanan bisnis, terlepas dari saluran mana pesanan tersebut masuk, mulai dari saat pesanan dibuat hingga mencapai pelanggan.

Bayangkan OMS sebagai direktur orkestra penjualan Anda. Setiap saluran—toko fisik, e-commerce, WhatsApp, Amazon, Mercado Libre—adalah musisi yang bermain sendiri. OMS mengoordinasikannya sehingga semuanya memainkan lagu yang sama: satu inventaris, satu alur pengiriman, dan satu kebenaran tentang status setiap pesanan.

Untuk apa OMS?

Tujuan dari OMS adalah agar setiap pesanan dapat dipenuhi secara lengkap, tepat waktu, dan dari mana pun asalnya. Fungsi utamanya adalah:

• Konsolidasi pesanan: semua pesanan dari semua saluran dalam satu baki.
• Inventaris terpadu: mendiskon stok dari kumpulan yang sama untuk menghindari penjualan berlebihan.
• Perutean: memutuskan dari gudang atau cabang mana setiap pesanan dipasok.
• Status pesanan: tertunda, dibayar, dalam persiapan, dikirim, terkirim.
• Sinkronisasi dengan marketplace: update stok dan status di setiap platform.
• Manajemen pengembalian dan pembatalan: keseluruhan siklus, bukan hanya penjualan.

Bagaimana cara kerja manajemen pesanan?

Pesanan melewati siklus hidup dan OMS menyertainya di setiap langkah. Semuanya dimulai ketika pelanggan membeli melalui saluran apa pun. OMS menangkap pesanan tersebut, memverifikasi ketersediaan inventaris, menyisihkan stok, dan mengonfirmasi pembayaran. Kemudian mengirimkan pesanan ke gudang atau cabang yang akan memasoknya, memicu persiapan (pengambilan dan pengepakan), menghasilkan waybill pengiriman dan memberi tahu pelanggan.

Keajaibannya ada pada waktunya. Jika Anda menjual sepatu kets terbaru di Amazon, OMS akan mendiskon pasangan tersebut dari inventaris dan segera memperbarui toko online Anda dan Mercado Libre sehingga tidak ada orang lain yang membelinya. Tanpa OMS, diskon ini akan memakan waktu berjam-jam atau dilakukan dengan tangan, dan disitulah timbul penjualan berlebih dan pembatalan yang mengganggu pelanggan dan merugikan Anda di pasar.

Perutean adalah bagian penting lainnya. Jika Anda memiliki beberapa gudang atau cabang, OMS memutuskan mana yang terbaik untuk memenuhi setiap pesanan: yang paling dekat dengan pelanggan, yang memiliki stok tersedia, atau yang membuat pengiriman lebih murah. Logika ini, yang tidak mungkin dipertahankan dengan volume secara manual, memungkinkan kami menjanjikan pengiriman cepat tanpa mengganggu operasional atau anggaran logistik.

Kapan Anda membutuhkan OMS?

OMS menjadi penting ketika Anda menjual di lebih dari satu saluran. Inilah tanda-tandanya:

• Anda menjual produk yang sama di toko fisik, web, dan pasar secara bersamaan.
• Anda telah membatalkan pesanan karena menjual sesuatu yang tidak lagi Anda miliki (overselling).
• Tangkap pesanan dari setiap saluran yang ada di satu tempat.
• Anda tidak memiliki visibilitas terpadu atas status semua pesanan Anda.
• Memasok dari gudang atau cabang yang salah akan menghabiskan waktu dan biaya pengiriman Anda.

Bagaimana Aura mengatasinya

Aura berfungsi sebagai OMS omnichannel yang lengkap: semua pesanan Anda—baik berasal dari tempat penjualan, toko online, WhatsApp, Instagram, Amazon, Mercado Libre, Shopify, atau pasar yang Anda gunakan—tergabung dalam satu baki dengan inventaris terpadu di belakangnya. Ketika sesuatu dijual di satu saluran, secara otomatis didiskon dari semua orang, sehingga penjualan berlebihan tidak lagi menjadi risiko.

Selain itu, karena di Aura, OMS hidup berdampingan dengan WMS, CRM, dan penagihan, pesanan bukan sekadar satu baris dalam daftar: pesanan memicu bermacam-macam di gudang, memperbarui pelanggan di CRM, dan membuat faktur CFDI bila diperlukan. Kecerdasan buatan Aura memantau aliran dan memperingatkan jika pesanan telah dihentikan terlalu lama atau jika pasar telah berhenti melakukan sinkronisasi, sehingga tidak ada pelanggan yang menunggu.