Apa itu ERP dan untuk apa?

Apa artinya ERP?

ERP adalah akronim dalam bahasa Inggris untuk Enterprise Resource Planning, yang dalam bahasa Spanyol diterjemahkan menjadi Enterprise Resource Planning. Secara sederhana, ERP adalah sistem perangkat lunak yang mengintegrasikan dan mengelola proses inti bisnis—keuangan, pembelian, inventaris, penjualan, produksi, dan sumber daya manusia—dalam satu platform yang terhubung.

Ide dasarnya sederhana namun kuat: alih-alih setiap area memiliki spreadsheet, program, dan nomornya sendiri, seluruh bisnis bekerja berdasarkan satu sumber kebenaran. Ketika tim penjualan menutup pesanan, inventaris akan didiskon sendiri, akuntansi mencatat pendapatan, dan bagian pembelian melihat apa yang perlu diisi ulang. Semuanya ada di tempat yang sama dan dalam waktu nyata.

Sebelumnya, ERP adalah sistem raksasa dan mahal yang diperuntukkan bagi perusahaan dengan anggaran jutaan dolar. Saat ini terdapat ERP cloud yang dirancang untuk UKM dengan biaya lebih murah dan dapat diaktifkan dalam hitungan hari, bukan tahun.

Untuk apa ERP dalam praktiknya?

Fungsi utama ERP adalah menghilangkan duplikasi pekerjaan dan pulau informasi. Dalam bisnis tanpa ERP, data yang sama—misalnya, berapa banyak unit suatu produk—berada di empat tempat berbeda dan tidak ada satupun yang cocok. Hal ini menghasilkan pembelian yang berlebihan dan tidak diperhitungkan dengan baik, serta keputusan yang diambil secara membabi buta.

ERP memusatkan informasi tersebut dan mengotomatiskan aliran antar area. Ini adalah fungsi yang biasanya dicakupnya:

• Keuangan dan akuntansi: pencatatan pendapatan dan pengeluaran, laporan keuangan, piutang dan hutang.
• Inventaris: kontrol stok, lokasi, input dan output real-time.
• Penjualan dan penagihan: penawaran harga, pesanan, penerbitan faktur, dan pemantauan koleksi.
• Pembelian: pesanan ke pemasok, penerimaan barang dagangan dan pengendalian biaya.
• Produksi: daftar bahan, pesanan pembuatan dan perencanaan.
• Sumber daya manusia: penggajian, kehadiran dan file personalia.

Bagaimana cara kerja ERP di dalam?

ERP didasarkan pada database pusat yang digunakan bersama oleh semua modul. Setiap modul (penjualan, inventaris, keuangan) seperti ruangan berbeda di rumah yang sama: setiap orang melakukan urusannya sendiri, tetapi setiap orang membaca dan menulis informasi yang sama.

Nilainya terletak pada otomatisasi aliran antar modul. Bayangkan urutan ini: pelanggan membeli dari toko online Anda. ERP membuat pesanan, mengeluarkan stok dari gudang, membuat faktur, menjadwalkan pengiriman, dan menambahkan pendapatan ke laporan keuangan bulan tersebut. Tidak ada yang harus mengambil data yang sama lima kali. Rangkaian ini adalah inti dari ERP yang dirancang dengan baik.

ERP modern ada di cloud (SaaS), yang berarti Anda tidak memerlukan server sendiri atau instalasi yang rumit: Anda masuk dari browser, informasi dicadangkan secara otomatis, dan pembaruan tiba dengan sendirinya.

Kapan Anda membutuhkan ERP?

Tidak semua bisnis memerlukan ERP sejak hari pertama. Namun ada tanda-tanda jelas bahwa ukuran spreadsheet Anda sudah melebihi batas:

• Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk merekonsiliasi angka-angka antar wilayah dan jumlahnya tetap tidak bertambah.
• Anda menjual apa yang tidak Anda miliki atau membeli lebih banyak karena kurangnya visibilitas.
• Setiap laporan manajemen memerlukan copy dan paste dari beberapa file.
• Tim Anda berkembang dan informasinya tinggal di kepala satu orang.
• Anda memiliki beberapa saluran penjualan (toko fisik, online, pasar) dan Anda tidak tahu mana yang paling memberi Anda manfaat.

Bagaimana Aura mengatasinya

Aura adalah ERP cloud yang dirancang untuk UKM dan bisnis yang sedang berkembang, namun dengan perbedaan penting: Aura tidak hanya menyimpan informasi, namun juga mengoperasikannya dengan kecerdasan buatan. Di Aura, ERP hadir dengan agen AI yang menjalankan proses untuk Anda—melacak koleksi, memberi peringatan ketika produk hampir habis, menyarankan pembelian, dan membuat laporan dalam bahasa alami.

Daripada harus mempelajari sistem kaku yang penuh dengan menu, di Aura Anda dapat menanyakan hal-hal seperti Anda bertanya kepada asisten: "berapa banyak yang saya jual bulan ini per saluran?" atau "menghasilkan pesanan pembelian untuk produk dengan harga rendah". ERP tradisional memberi Anda data; Aura pun menafsirkan dan memerankannya.

Selain itu, Aura mengintegrasikan CRM, titik penjualan, manajemen gudang, faktur elektronik CFDI, dan penjualan di pasar ke dalam platform yang sama, sehingga Anda tidak perlu menggabungkan sepuluh program berbeda agar bisnis Anda dapat berfungsi sebagai satu kesatuan.