การกระทบยอดธนาคารคืออะไร และจะทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างไร

การกระทบยอดธนาคารคืออะไรกันแน่?

การกระทบยอดคือการเปรียบเทียบเรื่องเดียวกันสองเวอร์ชัน: สิ่งที่คุณบันทึกไว้ในหนังสือ (การบัญชีของคุณ) กับสิ่งที่ธนาคารรายงานในรายการบัญชีของคุณ ตามหลักการแล้วทั้งสองเวอร์ชันบอกสิ่งเดียวกัน ในทางปฏิบัติพวกมันแทบไม่เคยตรงกันเลยในครั้งแรก และนั่นคือจุดเริ่มต้นของงานนักสืบ

ความแตกต่างมีคำอธิบายตามปกติ: เช็คที่คุณเขียนแต่ซัพพลายเออร์ยังไม่ได้ขึ้นเงิน ค่าธรรมเนียมที่ธนาคารหักและคุณไม่ได้จดไว้ เงินฝากจากลูกค้าที่มาถึงแต่คุณยังไม่ได้รับเงิน หรือดอกเบี้ยที่ได้รับ การกระทบยอดประกอบด้วยการระบุแต่ละความแตกต่างเหล่านี้จนกว่ายอดดุลทั้งสองที่ได้รับการปรับปรุงจะเหมือนกัน

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะมีความมั่นใจว่ามีค่าเป็นทองคำ เงินที่ระบบของคุณบอกว่าเป็นเงินที่มีอยู่ในธนาคารจริงๆ หากปราศจากสิ่งนั้น การตัดสินใจใดๆ ของคุณ เช่น การจ่ายเงินเดือน การซื้อสินค้าคงคลัง การลงทุน จะขึ้นอยู่กับตัวเลขที่อาจสูงเกินจริง

เหตุใดจึงเป็นการป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาดครั้งแรก

การประนีประนอมไม่ใช่เอกสารเพื่อประโยชน์ในเรื่องนี้ เป็นกลไกที่ถูกที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดในการตรวจจับปัญหาก่อนที่จะเติบโต การเรียกเก็บเงินซ้ำ การโอนเงินที่คุณไม่เคยอนุญาต พนักงานที่โอนเงิน ลูกค้าที่บอกว่าชำระเงินแล้วแต่เงินยังมาไม่ถึง ทั้งหมดนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปรียบเทียบทีละบรรทัด

• ตรวจจับค่าใช้จ่ายที่ไม่รู้จัก: ค่าคอมมิชชั่นที่ซ่อนอยู่ ค่าใช้จ่ายที่ซ้ำกัน หรือธุรกรรมฉ้อโกงที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น
• ยืนยันว่าลูกค้าชำระเงินจริง: ป้องกันไม่ให้คุณจัดหาคนที่เป็นหนี้ต่อไปเนื่องจากการโอนของพวกเขาไม่เคยถูกฝาก
• สร้างสมดุลในบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ตามความเป็นจริง: คุณรู้ว่าใบแจ้งหนี้ใดได้ถูกรวบรวมไปแล้วและใบแจ้งหนี้ใดที่ยังค้างอยู่
• ช่วยเตรียมคุณสำหรับ SAT และสำหรับการตรวจสอบ: การบัญชีที่กระทบยอดเป็นการบัญชีที่สามารถป้องกันได้

วิธีทำทีละขั้นตอน (วิธีการด้วยตนเอง)

การทำความเข้าใจกระบวนการด้วยตนเองช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมการทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติถึงเปลี่ยนแปลงชีวิต กระแสคลาสสิกเป็นดังนี้:

• รวบรวมใบแจ้งยอดธนาคารในช่วงเวลาเดียวกัน (โดยปกติจะเป็นเดือน) และบันทึกทางบัญชีของคุณในช่วงเวลาเดียวกัน
• ใช้ยอดคงเหลือสิ้นสุดของธนาคารเป็นจุดเริ่มต้น
• ทำเครื่องหมายแต่ละการเคลื่อนไหวที่ปรากฏทั้งสองด้าน: หากอยู่ในธนาคารและในหนังสือของคุณ ก็จะมีการกระทบยอด
• ระบุรายการระหว่างทาง: เช็คที่ออกโดยไม่มีการขึ้นเงิน การฝากเงินโดยไม่สะท้อน และปรับเปลี่ยน
• บันทึกในบัญชีของคุณถึงสิ่งที่ธนาคารเรียกเก็บและคุณไม่ได้บันทึก: ค่าคอมมิชชั่น ดอกเบี้ย ภาษีมูลค่าเพิ่มของค่าคอมมิชชั่น
• บวกและลบจนกว่ายอดคงเหลือในธนาคารที่ปรับปรุงจะเท่ากับยอดคงเหลือในหนังสือของคุณ ถ้ามันพอดีคุณก็เสร็จแล้ว ถ้าไม่เช่นนั้นให้ตรวจสอบอีกครั้ง

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการลงมือทำ

สำหรับธุรกิจที่มีการดำเนินงานน้อย การกระทบยอดด้วยมือใน Excel ถือว่ายอมรับได้ แต่ทันทีที่คุณมีบัญชีหลายบัญชี เทอร์มินัลการชำระเงิน การโอน SPEI รายวัน และธุรกรรมหลายสิบหรือหลายร้อยรายการต่อเดือน กระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองจะกลายเป็นการเสียเวลาหลายชั่วโมง ที่แย่กว่านั้น: มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ หนึ่งหลักที่จับได้ไม่ดีและคุณใช้เวลาช่วงบ่ายค้นหาส่วนต่างสองร้อยเปโซ

เจ้าของหลายคนเลื่อนการประนีประนอม "เมื่อมีเวลา" และเวลานั้นก็ไม่เคยมาถึง ผลลัพธ์คือการบัญชีที่ช้ากว่ากำหนดหลายเดือน และเมื่อพวกเขาตรวจสอบในที่สุด ข้อผิดพลาดก็สะสมไว้มากมายจนต้องเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นในการแก้ไข

วิธีทำให้การกระทบยอดกับ Aura เป็นแบบอัตโนมัติ

การกระทบยอดธนาคารคือปัญหาการจับคู่ข้อมูลที่สำคัญ โดยการจับคู่ธุรกรรมธนาคารแต่ละรายการกับบันทึกที่สอดคล้องกันในระบบของคุณ นั่นเป็นเพียงงานประเภทซ้ำๆ ที่คุณควรมอบหมายให้กับซอฟต์แวร์

ใน Aura โมดูลการเงินและการบัญชีจะนำเข้าความเคลื่อนไหวของธนาคารของคุณและอ้างอิงโยงกับยอดขาย ใบแจ้งหนี้ และค่าใช้จ่ายที่มีอยู่แล้วบนแพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติ เนื่องจากการขาย คำสั่งซื้อ และการเรียกเก็บเงิน CFDI ของคุณอยู่ในที่เดียวกัน ระบบจึงสามารถรับรู้ว่าเงินฝาก 4,350 ดอลลาร์นั้นสอดคล้องกับใบแจ้งหนี้ที่คุณออกเมื่อวานนี้ และจะจับคู่กันเอง คุณตรวจสอบเฉพาะข้อยกเว้น (ส่วนที่ไม่รวมเข้าด้วยกัน) แทนที่จะตรวจสอบทุกอย่าง

นั่นเปลี่ยนงานจากชั่วโมงเป็นหนึ่งนาที และให้สิ่งที่มีค่ายิ่งกว่านั้นแก่คุณ: ยอดคงเหลือในธนาคารที่เชื่อถือได้แบบเรียลไทม์ ไม่ใช่สิ่งที่คุณพบว่าช้าไปสามเดือน เมื่อการกระทบยอดเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ งานนั้นจะเลิกเป็นงานที่คุณเกลียดและกลายเป็นแดชบอร์ดที่คุณปรึกษา