Что такое банковская выверка и как ее автоматизировать?

Что такое банковская выверка?

Согласование — это сравнение двух версий одной и той же истории: того, что вы записали в своих книгах (вашего бухгалтерского учета), с тем, что банк сообщает в выписке по вашему счету. В идеале обе версии говорят об одном и том же. На практике с первого раза они почти никогда не совпадают, и именно здесь начинается детективная работа.

Различия имеют обычные объяснения: чек, который вы выписали, но поставщик еще не обналичил, комиссию, которую банк удержал, а вы не списали, депозит от клиента, который прибыл, но вы еще не получили деньги, или заработанные проценты. Сверка заключается в выявлении каждого из этих различий до тех пор, пока оба скорректированных баланса не станут идентичными.

Когда вы закончите, у вас появится уверенность, что они стоят золота: деньги, о которых говорит ваша система, — это деньги, которые действительно существуют в банке. Без этого любое решение, которое вы принимаете — выплата заработной платы, покупка инвентаря, инвестирование — основано на цифрах, которые могут быть завышены.

Почему это первая защита от мошенничества и ошибок

Примирение – это не бумажная работа ради самого процесса. Это самый дешевый и эффективный механизм обнаружения проблем до того, как они разрастутся. Двойное списание, перевод, который вы не санкционировали, сотрудник, который перенаправил средства, клиент, который сказал, что заплатил, но деньги так и не поступили — все это проявляется, когда вы сравниваете построчно.

• Обнаруживайте нераспознанные платежи: скрытые комиссии, повторяющиеся платежи или мошеннические транзакции, которые в противном случае остались бы незамеченными.
• Подтвердите, что клиенты действительно заплатили: не позволяйте вам продолжать снабжать кого-то, кто был в долгу, потому что их перевод так и не был депонирован.
• Сбалансируйте свою дебиторскую и кредиторскую задолженность с реальностью: вы знаете, какие счета уже получены, а какие еще ожидаются.
• Он готовит вас к SAT и аудиту: сверенный учет – это оправданный учет.

Как это сделать шаг за шагом (ручной метод)

Понимание ручного процесса поможет вам понять, почему его автоматизация меняет жизнь. Классический ход выглядит так:

• Соберите выписку по счету за период (обычно месяц) и бухгалтерскую запись за тот же период.
• Возьмите конечный баланс банка в качестве отправной точки.
• Отмечайте каждое движение, которое появляется с обеих сторон: если оно есть в банке и на ваших книгах, оно согласовано.
• Определите предметы в пути: чеки, выданные без обналичивания, вклады, внесенные без отражения, и скорректируйте их.
• Запишите в своих книгах то, что банк начислил и не учел вы: комиссии, проценты, НДС на комиссионные.
• Складывайте и вычитайте до тех пор, пока скорректированный баланс банка не сравняется с скорректированным балансом в ваших книгах. Если оно подходит, все готово. Если нет, проверьте еще раз.

Скрытая стоимость выполнения работ вручную

Для бизнеса с небольшим количеством операций выверка вручную в Excel вполне допустима. Но как только у вас есть несколько счетов, платежный терминал, ежедневные переводы SPEI и десятки или сотни транзакций в месяц, ручной процесс становится пустой тратой часов. Хуже того: он подвержен человеческим ошибкам. Одна плохо уловленная цифра, и вы проводите весь день в поисках разницы в двести песо.

Многие собственники откладывают примирение «на тот случай, когда будет время», а это время так и не наступает. В результате бухгалтерский учет отстает от графика на несколько месяцев, а когда его наконец рассматривают, ошибок накопилось уже настолько, что их исправление обходится гораздо дороже.

Как автоматизировать сверку с Aura

По своей сути банковская выверка представляет собой проблему сопоставления данных: сопоставление каждой банковской транзакции с соответствующей записью в вашей системе. Это именно та повторяющаяся задача, которую следует делегировать программному обеспечению.

В Aura модуль финансов и бухгалтерского учета импортирует движения вашего банка и автоматически сопоставляет их с продажами, счетами и расходами, которые уже присутствуют на платформе. Поскольку ваши продажи, ваши заказы и выставление счетов CFDI находятся в одном и том же месте, система может распознать, что депозит в размере 4350 долларов соответствует счету, который вы выставили вчера, и сопоставить его самостоятельно. Вы проверяете только исключения (то, что не совпало), а не проверяете все.

Это превращает задачу, длившуюся несколько часов, в задачу, занимающую минуты, и дает вам нечто еще более ценное: надежный банковский баланс в реальном времени, а не тот, который вы обнаружите с опозданием на три месяца. Когда сверка происходит автоматически, она перестает быть задачей, которую вы ненавидите, и становится информационной панелью, к которой вы обращаетесь.