Как вести бухгалтерию своей компании и не сойти с ума

Бухгалтерский учет – это не то же самое, что налоги

Многие владельцы путают «ведение бухгалтерии» с «уплатой налогов». Они родственны, но это не одно и то же. Бухгалтерский учет — это упорядоченный учет всего, что входит и выходит из вашего бизнеса: продаж, покупок, расходов, кредитов, зарплат. Налоги — всего лишь следствие этой регистрации.

Когда вы ведете хороший бухгалтерский учет, налоги практически рассчитываются сами собой, потому что у вас уже есть вся информация. Когда у вас его нет, каждая декларация превращается в гонку в последнюю минуту за поиском счетов на почте, в WhatsApp и в ящиках. Разница между обоими сценариями не в таланте бухгалтера, а в привычке все записывать вовремя.

Подумайте об этом так: бухгалтерский учет предназначен в первую очередь для вас (чтобы знать, как идет ваш бизнес), а затем для SAT. Если вы рассматриваете это только как налоговое обязательство, вы упускаете его величайшее преимущество — принятие более эффективных решений.

Сначала определите свой налоговый режим

В Мексике то, сколько и как вы декларируете, зависит от вашего режима. Вы не сможете хорошо вести бухгалтерский учет, не зная, в каком из них вы находитесь. Наиболее распространенными для МСП и предпринимателей являются:

• RESICO (Упрощенный трастовый режим): низкие ставки ISR на доход, предназначенные для физических лиц с доходом до определенного предела и для малого и среднего бизнеса. Очень популярен благодаря своей простоте.
• Деловая и профессиональная деятельность: для физических лиц с вычетом расходов; более гибкий в вычетах, но с большим количеством обязательств.
• Общий правовой режим (юридические лица): для компаний, зарегистрированных как компании. Полная электронная бухгалтерия и другие требования.
• РИФ (угас, но некоторые все еще находятся в пути): режим налогового учета для мелких налогоплательщиков.

Документы, которые ДА или ДА вам следует сохранить

SAT работает с CFDI (электронными счетами). Ваш бухгалтерский учет строится на этих квитанциях, поэтому потерять их – значит потерять налоговую поддержку. Сохраните в упорядоченном виде с резервной копией:

• CFDI доходов: каждый счет, который вы выставляете своим клиентам (в формате XML, а не только в формате PDF).
• Расходы CFDI: каждый счет, который ваши поставщики выставляют вам за то, что вы покупаете. Без этого сделать вывод невозможно.
• Расчет заработной платы CFDI: штампованные квитанции ваших сотрудников.
• Выписки по банковскому счету: поддержка движения ваших денег.
• Доплаты к оплате (REP): когда вы получаете оплату или платите в рассрочку или после даты выставления счета.

Основной метод: записать, классифицировать, просмотреть.

Бухгалтерский учет в своей простейшей версии представляет собой трехэтапный цикл, который вы постоянно повторяете. Вам не нужно освоить двойную игру, чтобы начать, чтобы:

• Записывайте каждое движение сразу же, как оно происходит, а не спустя несколько месяцев. Продажа, расход, оплата: войдите в систему в тот же день.
• Распределите каждое движение по категориям: продажи, себестоимость товаров, доходы, зарплаты, реклама, услуги. Категории — это то, что говорит вам, куда идут ваши деньги.
• Периодически просматривайте отчеты: отчет о прибылях и убытках (выигранных или потерянных), балансовый отчет (что у вас есть и что вы должны) и движение денежных средств (сколько реальных денег пришло и ушло).

Почему централизация всего в одном месте меняет все

Самая распространенная ошибка МСП — разбросанность информации: продажи на одной стороне, счета на почте, расходы в блокноте, банк в приложении. Когда приходит время заявить или узнать, сколько вы заработали, сложить все это вместе – пытка.

Здесь вас спасет платформа управления. В Aura бухгалтерский учет не живет изолированно: он питается тем, что уже происходит в вашем бизнесе. Каждая зарегистрированная вами продажа генерирует свою запись, каждый выставленный вами счет CFDI связан, все зафиксированные вами расходы классифицируются, а модуль банковской выверки автоматически балансирует банк. Когда наступает конец месяца, вы не строите свою бухгалтерию с нуля: она уже построена.

Это означает, что вы можете видеть свой отчет о прибылях и убытках в режиме реального времени, вместо того, чтобы ждать, пока счетчик «закроет месяц». И когда приходит ваш бухгалтер, вместо того, чтобы все фиксировать, просто просмотрите и подтвердите. Меньше часов съемки, меньше ошибок, меньше стресса. Бухгалтерский учет перестает быть монстром в шкафу и становится советом, с которым вы консультируетесь, чтобы принять решение.