Как выставить счет (CFDI 4.0) без ошибок и штрафов от SAT

Что изменилось с CFDI 4.0

CFDI 4.0 — это текущая версия электронного счета-фактуры в Мексике, и ее большое отличие от предыдущих версий заключается в том, что данные отправителя и получателя на 100 % совпадают с данными, зарегистрированными SAT. «Более или менее» уже недостаточно: имя или название компании, RFC и почтовый индекс налогового адреса должны быть идентичны Свидетельству о налоговом статусе.

Это звучит строго, и так оно и есть, но в этом есть логика: уменьшить уклонения и апокрифические счета. Побочным эффектом является то, что одна маленькая ошибка — один дополнительный акцент: «S.A. de C.V.» отсутствие или отсутствие старого почтового индекса приводит к отклонению штампа или неправильному счету. Вот почему сейчас так важно запросить у клиента обновленное подтверждение налогового статуса, прежде чем выставлять ему счет.

Данные, которые не могут подвести

Действительный CFDI 4.0 зависит от идеальности этих полей. Их стоит знать, даже если ваша система заполняет их за вас:

• RFC получателя: точный, без пропусков и ошибок. Оно должно существовать и быть активным.
• Имя или название компании: идентично сертификату, с соблюдением заглавных букв и без корпоративного режима, если сертификат не включает его.
• Почтовый индекс налогового адреса получателя: он принадлежит получателю, а не вам, и должен совпадать с вашим сертификатом.
• Налоговый режим получателя: SAT подтверждает его совместимость с заявленным использованием CFDI.
• Использование CFDI: для чего клиент будет использовать счет (общие расходы, приобретение товаров и т. д.). Это должно соответствовать вашему режиму.
• Ключ продукта или услуги и ключ единицы: каталоги SAT, описывающие то, что вы продаете.

Самые распространенные ошибки (и как их избежать)

Большинство проблем с выставлением счетов не являются редкими случаями: это повторение одних и тех же ошибок. Их знание избавит вас от головной боли:

• Устаревшие данные получателя: клиент сменил адрес или режим и не уведомил вас. Решение: запросите обновленный сертификат.
• Использование CFDI несовместимо с вашим режимом: система его отвергает. Решение: используйте обновленные каталоги и проверяйте перед звонком.
• Выставление счетов на суммы, не соответствующие платежу: если вы взимаете оплату в рассрочку, вам потребуется доплата к платежу (REP).
• Отмена ошибочна: после реформы отмена CFDI требует обоснования причины и, во многих случаях, согласия получателя. Это не так просто, как удалить.
• Выдача вне срока: установлены сроки штамповки и выдачи доплаты к оплате. Опоздание создает проблемы.

Платный комплект: великое забытое

Одна из наиболее распространенных ошибок — игнорирование надстройки платежа или REP. Правило такое: если вы выставляете счет как «Оплата одной суммой», а на самом деле вам будут платить позже, или вы получаете в рассрочку, вы должны выставлять вид платежа CFDI каждый раз, когда получаете деньги.

Многие предприятия выставляют депозитный счет и забывают о надбавке, когда они, наконец, получают ее, и в результате их бухгалтерский учет и отчетность их клиента остаются незавершенными перед SAT. Хорошая система напоминает вам — или автоматически генерирует — надбавку, когда вы регистрируете платеж, замыкая круг, и вам не нужно об этом помнить.

Билл без страха с Аурой

Чтобы избежать ошибок при выставлении счетов, не следует полагаться на память или ручной ввод. В Aura выставление счетов CFDI 4.0 интегрировано с вашими продажами и каталогом клиентов: когда вы закрываете продажу, CFDI генерируется с уже проверенными данными, с правильными ключами продуктов и автоматическими расчетами НДС.

Система проверяет налоговые данные перед проставлением штампа, поэтому ошибки RFC или почтового индекса обнаруживаются до отправки квитанции, а не после нее. А поскольку на платформе также учитываются платежи, дополнительные платежные дополнения генерируются своевременно, и вам не нужно их искать. Выставление счетов перестает быть источником стресса и штрафов и становится еще одним шагом в потоке продаж, который происходит практически сам по себе.