Как контролировать свои запасы и не терять деньги

Почему плохие запасы сейчас стоят вам денег

Каждый продукт, находящийся на вашем складе, — это замороженный капитал: деньги, которые вы потратили, не вернутся, пока вы не продадите. И каждый продукт, который продается именно тогда, когда этого хочет покупатель, — это потерянная продажа, часто навсегда, потому что покупатель уходит к конкурентам.

Отсутствие контроля над запасами вредит тем частям, которые вы даже не видите: капитал, застрявший в вещах, которые не вращаются, упущенные продажи из-за дефицита, убытки из-за просроченных или поврежденных продуктов, а также часы вашей команды, вручную подсчитывающие, что система будет делать в одиночку. В целом это одна из крупнейших и самых тихих утечек денег среди малого и среднего бизнеса.

Шаг 1: используйте реальные данные, а не приблизительные

Вы не можете контролировать то, что плохо измеряете. Первый шаг — перестать оперировать фразой «думаю, у меня около десяти» и начать точно знать, что у вас есть, сколько и где. Без надежных данных все остальное — догадки.

• Записывайте каждый вход и выход по мере того, как он происходит, а не в конце дня или по памяти.
• Используйте коды (артикул и штрих-коды), чтобы идентифицировать каждый продукт без путаницы.
• Проводите циклический подсчет: вместо гигантской ежегодной инвентаризации подсчитывайте часть каждую неделю и обновляйте цифры.
• Если у вас несколько точек, держите акции разделенными по местоположению, но видимыми в одном месте.

Шаг 2: определите минимумы, максимумы и точки переупорядочения

Управление запасами – это не подсчет ради подсчета, а принятие более эффективных решений о покупке. Для этого вам нужны четкие правила для каждого продукта, которые сообщат вам, когда и сколько заказывать, чтобы вы не переборщили и не ошиблись.

• Минимальный запас: количество, ниже которого вы рискуете столкнуться с дефицитом. Ниже здесь вам придется изменить порядок.
• Точка повторного заказа: подумайте, сколько времени потребуется вашему поставщику на поставку. Если это займет неделю, сделайте повторный заказ, прежде чем у вас что-нибудь закончится.
• Максимальный запас: потолок, который не следует превышать, чтобы не заморозить капитал и не рисковать потерей.
• Классифицируйте свои продукты: те, которые продаются больше всего и приносят наибольшую прибыль (звездные), заслуживают большего внимания, чем те, у которых низкий оборот.

Шаг 3: Атакуйте три классических побега

Есть три способа, которыми инвентарь отнимает у вас деньги. Хороший контроль борется со всеми тремя одновременно:

• Избыток: деньги, застрявшие в вещах, которые не вращаются. Борется с четкими максимумами и пересмотром того, какие товары не двигаются месяцами.
• Stockout: потеря продаж из-за нехватки того, что нужно людям. Борьба с этим ведется с помощью минимумов и удачно расположенных точек повторного заказа.
• Отходы: продукт, который портится, ломается или теряется. Борются с ротацией по истечению срока годности (то, что приходит первым, первым уходит) и частыми подсчетами, вовремя выявляющими недостачу.

Шаг 4. Свяжите запасы с вашими продажами

Вот ключ, который отличает компании, которые контролируют свои запасы, от тех, которые от этого страдают: инвентаризация не должна быть отдельным Excel, она должна быть связана с вашими продажами в режиме реального времени. Каждая продажа должна автоматически давать скидку на акции одновременно во всех ваших каналах.

Когда запасы и продажи связаны, система предупреждает вас, прежде чем у вас что-то закончится, показывает, что движется, а что нет, и не позволяет вам продать то, чего у вас больше нет. Когда они разлучены, вы всегда на шаг позади, исправляя ошибки, а не предотвращая их.

Как Аура помогает вам

В Aura инвентаризация связана с остальной частью вашей деятельности с первого дня. Каждая продажа, независимо от того, произошла ли она через ваш магазин, Mercado Libre или точку продаж, мгновенно приводит к скидке на акции и по всем вашим каналам, поэтому вы всегда видите реальный товар.

Вы определяете минимумы и баллы повторного заказа для каждого продукта, и система уведомляет вас, когда что-то заканчивается, чтобы вы могли вовремя сделать повторный заказ. Отчеты показывают, какие продукты меняются хорошо, какие были остановлены на месяцы, замораживая ваш капитал, а где наблюдается дефицит, чтобы вы могли покупать лучше. Если вы управляете несколькими складами или магазинами, вы видите запас каждого из них на едином дашборде.

Основная идея проста: перестаньте терять деньги с обеих сторон. Ни перекупить то, что не продается, ни исчерпать то, что есть. Благодаря реальным данным и автоматическим оповещениям ваш инвентарь превратится из головной боли в актив.