Como fazer um inventário físico sem fechar seu negócio

Antes de contar: prepare-se ou falhe

80% do sucesso de um inventário é decidido antes da contagem da primeira peça. Sem preparação, você acaba com contagens duplicadas, áreas esquecidas e diferenças que ninguém consegue explicar.

• Congelar movimentos: definir uma janela (noite ou domingo) sem entradas ou saídas. Caso não consiga fechar, marque claramente o que chega durante a contagem para contar separadamente.
• Encomende antes da contagem: mercadoria do mesmo SKU junta, corredores livres, produto danificado separado.
• Divida o espaço em zonas numeradas e atribua gerentes por zona — ninguém conta “onde ele cai”.
• Imprima ou carregue listas de contagem no aplicativo SEM estoque teórico visível: a contagem "cega" impede que as pessoas confirmem o número do sistema sem contar.
• Defina previamente como serão registrados os achados: produto sem rótulo, danificado ou vencido.

A contagem: método de verificação dupla

O padrão profissional é a contagem dupla: uma pessoa conta cada zona e as diferenças em relação ao sistema são contadas por uma pessoa DIFERENTE. Apenas as diferenças confirmadas pela segunda contagem são ajustadas.

Com um leitor de código de barras (ou uma câmera de celular com um aplicativo como o da Aura), a contagem envolve escanear e digitar a quantidade — sem papel ou posterior captura, que é onde nasce metade dos erros.

Depois de contar: ajustar é o menos importante, entender é tudo

Terminada a contagem, o sistema deverá mostrar as diferenças: sobras e faltas por SKU, avaliadas em dinheiro. Ajustar o sistema à contagem real leva apenas um clique. O valioso vem depois: entender POR QUE houve diferenças.

• Escassez concentrada em produtos pequenos e caros: padrão típico de roubo de formigas.
• Até mesmo a escassez de muitos SKUs: geralmente é um processo — vendas não registradas, transferências não capturadas, recebimentos mal contabilizados.
• Sobras: quase sempre recepções não capturadas ou retornos não registrados. Superávit NÃO é uma boa notícia: é o mesmo descontrole com outro sinal.
• Calcule sua porcentagem de redução (diferença avaliada/valor de estoque). Acima de 1-2% no varejo, você tem um problema ativo para atacar.

Contagem cíclica: o fim dos estoques sofridos

O segredo para negócios com estoque confiável não é a gigantesca contagem anual: é a contagem cíclica. Cada semana você conta uma pequena porção – produtos A (mais valiosos ou mais vendidos) várias vezes por ano, produtos C apenas uma vez.

Quinze minutos por dia de contagem cíclica mantêm a precisão do seu inventário acima de 95% durante todo o ano, detectam vazamentos em dias (não em dezembro) e tornam o inventário anual um procedimento e não um evento traumático.

No Aura, o módulo de inventário sugere o que contar a cada semana, registra as contagens do celular com scanner e aplica os ajustes com auditoria de quem contou o quê e quando. Tudo relacionado às suas vendas, compras e armazéns.