Por que o estoque ruim está custando dinheiro agora
Cada produto em seu depósito é capital congelado: dinheiro que você gastou e que não volta até que você venda. E todo produto que se esgota exatamente quando o cliente deseja é uma venda perdida, muitas vezes para sempre, porque o cliente vai para a concorrência.
A falta de controle de estoque prejudica em partes que você nem vê: capital preso em coisas que não giram, vendas perdidas por falta, perdas por produtos vencidos ou danificados e horas da sua equipe contando à mão o que um sistema faria sozinho. Somando tudo isso, é uma das maiores e mais silenciosas fugas de dinheiro para uma PME.
Etapa 1: tenha dados reais, não aproximados
Você não pode controlar o que não mede bem. O primeiro passo é parar de operar com “acho que tenho uns dez” e começar a saber exatamente o que você tem, quanto e onde. Sem dados confiáveis, todo o resto é adivinhação.
- Registre cada entrada e saída conforme ela acontece, não no final do dia ou de memória.
- Utilize códigos (SKU e códigos de barras) para identificar cada produto sem confusão.
- Faça contagens cíclicas: em vez de um inventário anual gigante, conte um pedaço a cada semana e mantenha os números atualizados.
- Se você tiver vários pontos, mantenha o estoque separado por localização, mas visível em um só lugar.
Passo 2: definir mínimos, máximos e pontos de reabastecimento
O controle de estoque não é contar por contar, é tomar melhores decisões de compra. Para isso, você precisa de regras claras por produto que indiquem quando e quanto pedir, para que você não exagere ou fique aquém.
- Estoque mínimo: a quantidade abaixo da qual você corre risco de desabastecimento. Abaixo aqui, você tem que reordenar.
- Ponto de reabastecimento: considere quanto tempo leva para seu fornecedor fornecer. Se demorar uma semana, faça um novo pedido antes de ficar sem nada.
- Estoque máximo: limite máximo que não deve ser ultrapassado para não congelar capital ou arriscar perda.
- Classifique seus produtos: aqueles que vendem mais e deixam mais margem (os estrela) merecem mais atenção do que aqueles com baixo giro.
Passo 3: Ataque as três fugas clássicas
Existem três maneiras pelas quais o estoque sangra seu dinheiro. Um bom controle combate todos os três ao mesmo tempo:
- Overstock: dinheiro preso em coisas que não giram. É combatido com máximas claras e revendo quais produtos não se movimentam há meses.
- Estoque: perda de vendas por falta do que as pessoas desejam. É combatido com mínimos e pontos de pedido bem posicionados.
- Resíduo: produto que se estraga, quebra ou se perde. É combatido com rodízio por vencimento (o que chega primeiro, sai primeiro) e contagens frequentes que detectam faltas a tempo.
Etapa 4: conecte o estoque às suas vendas
Aqui está a chave que separa as empresas que controlam seu estoque daquelas que sofrem com isso: o estoque não deve ser um Excel separado, ele deve estar conectado às suas vendas em tempo real. Cada venda deve descontar automaticamente o estoque, em todos os seus canais ao mesmo tempo.
Quando o estoque e as vendas estão conectados, o sistema avisa antes que algo acabe, mostra o que está movimentando e o que não está e evita que você venda o que não tem mais. Quando estão separados, você está sempre um passo atrás, corrigindo erros em vez de preveni-los.
Como a Aura ajuda você
Na Aura, o estoque está conectado ao restante da sua operação desde o primeiro dia. Cada venda, seja na sua loja, no Mercado Libre ou no ponto de venda, desconta o estoque instantaneamente e em todos os seus canais, para que você sempre veja o estoque real.
Você define mínimos e pontos de reabastecimento por produto, e o sistema avisa quando algo está prestes a acabar para que você possa fazer um novo pedido a tempo. Os relatórios mostram quais produtos rodam bem, quais estão parados há meses, congelando seu capital, e onde há escassez, para você comprar melhor. Se você gerencia vários armazéns ou lojas, verá o estoque de cada um em um único painel.
A ideia subjacente é simples: parar de perder dinheiro de ambos os lados. Não compre demais o que não está vendendo, nem fique sem o que está. Com dados reais e alertas automáticos, seu inventário passa de uma dor de cabeça a um ativo.
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Com que frequência devo fazer o inventário?
Em vez de um enorme inventário anual, é uma boa ideia fazer contagens cíclicas: você conta uma peça por semana e sempre mantém os números atualizados. Se o seu sistema desconta o estoque a cada venda, as contagens servem apenas para verificação, não para reconstruir tudo do zero.
Como posso saber quando fazer um novo pedido de um produto?
Definir um ponto de reabastecimento que considera quanto tempo seu fornecedor leva para fornecer. Se demorar uma semana, você deve fazer um novo pedido antes de ficar sem nada. Sistemas como o Aura notificam você automaticamente quando um produto chega a esse ponto.
O que é melhor, ter muito ou pouco estoque?
Nem muito nem pouco: o justo. Muito estoque congela seu dinheiro e corre o risco de encolhê-lo; Muito pouco faz você perder vendas devido à escassez. O controle consiste em encontrar esse equilíbrio por produto com mínimos e máximos claros.
Posso controlar o inventário de várias lojas ou armazéns ao mesmo tempo?
Sim. Com uma plataforma como a Aura você mantém o estoque de cada local separadamente, mas vê tudo no mesmo painel, e as vendas de qualquer ponto são descontadas do estoque correto em tempo real.