O que é um OMS e como funciona o gerenciamento de pedidos?

O que significa OMS?

OMS significa Sistema de Gerenciamento de Pedidos ou Sistema de Gerenciamento de Pedidos. É o software que centraliza, coordena e rastreia todos os pedidos de uma empresa, independentemente do canal por onde entraram, desde o momento em que são gerados até chegarem ao cliente.

Pense no OMS como o diretor da orquestra de suas vendas. Cada canal – loja física, e-commerce, WhatsApp, Amazon, Mercado Libre – é um músico que toca sozinho. O OMS os coordena para que todos toquem a mesma música: um único estoque, um único fluxo de envio e uma única verdade sobre o estado de cada pedido.

Para que serve um OMS?

O objetivo de um OMS é que cada pedido seja atendido completamente, no prazo e independentemente de sua origem. Suas principais funções são:

• Consolidação de pedidos: todos os pedidos de todos os canais em uma única bandeja.
• Estoque unificado: desconte o estoque do mesmo pool para evitar vendas excessivas.
• Roteirização: decida de qual armazém ou filial cada pedido é fornecido.
• Status do pedido: pendente, pago, em preparação, enviado, entregue.
• Sincronização com marketplaces: atualize estoque e status em cada plataforma.
• Gestão de devoluções e cancelamentos: todo o ciclo, não apenas a venda.

Como funciona o gerenciamento de pedidos?

Um pedido passa por um ciclo de vida e o OMS o acompanha em cada etapa do processo. Tudo começa quando um cliente compra por qualquer canal. O OMS capta esse pedido, verifica se há estoque, reserva o estoque e confirma o pagamento. Em seguida, encaminha o pedido para o armazém ou filial que irá abastecê-lo, aciona a preparação (picking e embalagem), gera o conhecimento de embarque e avisa o cliente.

A magia está no tempo. Se você vende o último par de tênis na Amazon, o OMS desconta esse par do estoque e atualiza imediatamente sua loja online e o Mercado Libre para que ninguém mais o compre. Sem o OMS, esse desconto levaria horas ou seria feito manualmente, e é aí que surgem as sobrevendas e os cancelamentos que incomodam o cliente e o penalizam nos marketplaces.

O roteamento é outra peça chave. Se tiver vários armazéns ou filiais, o OMS decide em qual deles é melhor atender cada pedido: o mais próximo do cliente, o que tem stock disponível ou o que barateia o envio. Essa lógica, que manualmente seria impossível de sustentar com volume, é o que nos permite prometer entregas rápidas sem quebrar a operação ou o orçamento logístico.

Quando você precisa de um OMS?

Um OMS torna-se essencial quando você vende em mais de um canal. Estes são os sinais:

• Você vende o mesmo produto em loja física, web e marketplaces ao mesmo tempo.
• Você cancelou pedidos de venda de algo que não tinha mais (venda exagerada).
• Capture pedidos de cada canal disponível em um só lugar.
• Você não tem visibilidade unificada do status de todos os seus pedidos.
• Fornecer no armazém ou filial errada custa tempo e frete.

Como Aura resolve isso

Aura funciona como um OMS omnicanal completo: todos os seus pedidos – sejam eles provenientes do seu ponto de venda, da sua loja online, WhatsApp, Instagram, Amazon, Mercado Libre, Shopify ou do marketplace que você usa – caem em uma única bandeja com um inventário unificado por trás dele. Quando algo é vendido em um canal, é automaticamente descontado de todos, portanto, vender em excesso não é mais um risco.

Além disso, como no Aura o OMS coexiste com o WMS, o CRM e o faturamento, um pedido não é apenas uma linha de uma lista: ele aciona o sortimento no armazém, atualiza o cliente no CRM e gera a fatura CFDI quando apropriado. A inteligência artificial da Aura monitora o fluxo e avisa se um pedido ficou parado por muito tempo ou se um marketplace parou de sincronizar, para que nenhum cliente fique esperando.