Jak kontrolować swoje zapasy i przestać tracić pieniądze

Dlaczego złe zapasy teraz Cię kosztują?

Każdy produkt znajdujący się w Twoim magazynie to zamrożony kapitał: wydane pieniądze, które wrócą dopiero po sprzedaży. A każdy produkt, który wyprzeda się właśnie wtedy, gdy klient tego chce, jest straconą sprzedażą, często na zawsze, ponieważ klient odchodzi do konkurencji.

Brak kontroli zapasów boli w obszarach, których nawet nie widzisz: kapitał uwięziony w rzeczach, które się nie rotują, utrata sprzedaży z powodu niedoborów, straty spowodowane przeterminowanymi lub uszkodzonymi produktami oraz godziny pracy Twojego zespołu, które ręcznie liczą, co system zrobiłby sam. Podsumowując, jest to jeden z największych i najcichszych wycieków pieniędzy w przypadku MŚP.

Krok 1: miej prawdziwe dane, a nie przybliżone

Nie możesz kontrolować tego, czego nie mierzysz dobrze. Pierwszym krokiem jest zaprzestanie operowania słowami „Myślę, że mam około dziesięciu” i rozpoczęcie dokładnej wiedzy, co masz, ile i gdzie. Bez wiarygodnych danych wszystko inne to domysły.

• Rejestruj każde wejście i wyjście na bieżąco, a nie na koniec dnia lub z pamięci.
• Użyj kodów (SKU i kodów kreskowych), aby zidentyfikować każdy produkt bez pomyłek.
• Wykonuj inwentaryzację cykli: zamiast gigantycznej rocznej inwentaryzacji licz część każdego tygodnia i aktualizuj liczby.
• Jeśli masz kilka punktów, trzymaj zapasy rozdzielone według lokalizacji, ale widoczne w jednym miejscu.

Krok 2: zdefiniuj minima, maksima i zmień kolejność punktów

Kontrola zapasów nie polega na liczeniu dla samego liczenia, lecz na podejmowaniu lepszych decyzji zakupowych. W tym celu potrzebne są jasne zasady dotyczące poszczególnych produktów, które informują Cię, kiedy i ile zamówić, aby nie przesadzić ani nie osiągnąć wymaganego poziomu.

• Zapas minimalny: ilość, poniżej której istnieje ryzyko niedoborów. Poniżej musisz zmienić kolejność.
• Punkt ponownego zamówienia: Zastanów się, ile czasu zajmuje dostawcy dostawa. Jeśli zajmie to tydzień, zamów ponownie, zanim zabraknie Ci czegokolwiek.
• Maksymalne zapasy: pułap, którego nie należy przekraczać, aby nie zamrozić kapitału i nie ryzykować straty.
• Klasyfikuj swoje produkty: te, które sprzedają się najlepiej i pozostawiają największą marżę (gwiazdkowe), zasługują na większą uwagę niż te z niskimi obrotami.

Krok 3: Zaatakuj trzy klasyczne ucieczki

Istnieją trzy sposoby, w jakie zapasy powodują utratę pieniędzy. Dobra kontrola zwalcza wszystkie trzy jednocześnie:

• Nadmiar zapasów: pieniądze uwięzione w rzeczach, które się nie obracają. Walczy się z wyraźnymi maksimami i sprawdzaniem, które produkty nie poruszały się od miesięcy.
• Brak zapasów: utrata sprzedaży z powodu wyczerpania się tego, czego ludzie chcą. Walczy się z minimum i dobrze rozmieszczonymi punktami zmiany kolejności.
• Odpad: produkt, który psuje się, pęka lub ginie. Zwalcza się to rotacją ze względu na przeterminowanie (co pierwsze przychodzi, pierwsze odchodzi) i częstymi liczeniami, które wykrywają braki w czasie.

Krok 4: Połącz zapasy ze sprzedażą

Oto klucz oddzielający firmy kontrolujące swoje zapasy od tych, które na tym cierpią: zapasy nie powinny być oddzielnym Excelem, powinny być połączone z Twoją sprzedażą w czasie rzeczywistym. Każda sprzedaż musi automatycznie obniżać stan zapasów we wszystkich kanałach jednocześnie.

Gdy zapasy i sprzedaż są połączone, system ostrzega, zanim czegoś zabraknie, pokazuje, co się zmienia, a co nie, i uniemożliwia sprzedaż tego, czego już nie masz. Kiedy są rozdzieleni, zawsze jesteś o krok z tyłu i korygujesz błędy, zamiast im zapobiegać.

Jak Aura Ci pomaga

W Aura zasoby są powiązane z resztą Twojej działalności od pierwszego dnia. Każda sprzedaż, niezależnie od tego, czy miała miejsce w Twoim sklepie, Mercado Libre czy w punkcie sprzedaży, powoduje natychmiastową przecenę towaru we wszystkich Twoich kanałach, dzięki czemu zawsze widzisz prawdziwy asortyment.

Definiujesz minimum i punkty ponownego zamawiania dla każdego produktu, a system powiadamia Cię, gdy produkt się kończy, dzięki czemu możesz ponownie zamówić na czas. Raporty pokazują, które produkty dobrze się rotują, które stoją od miesięcy, zamrażając Twój kapitał, a gdzie masz niedobory, dzięki czemu możesz kupować lepiej. Jeśli zarządzasz kilkoma magazynami lub sklepami, stan każdego z nich widzisz na jednym panelu.

Idea leżąca u podstaw jest prosta: przestań tracić pieniądze po obu stronach. Nie kupuj nadmiernie tego, czego się nie sprzedaje, ani nie zabraknie tego, co jest. Dzięki prawdziwym danym i automatycznym alertom Twoje zapasy przemienią się z bólu głowy w aktywa.