Hoe u een fysieke inventaris kunt maken zonder uw bedrijf te sluiten

Voordat je gaat tellen: voorbereiden of falen

80% van het succes van een inventarisatie wordt bepaald voordat het eerste stuk wordt geteld. Zonder voorbereiding krijg je dubbele tellingen, vergeten gebieden en verschillen die niemand kan verklaren.

• Bewegingen bevriezen: definieer een venster (nacht of zondag) zonder in- of uitgangen. Als u niet kunt sluiten, markeer dan duidelijk wat er tijdens de telling binnenkomt om afzonderlijk te tellen.
• Bestel vóór het tellen: artikelen van dezelfde SKU bij elkaar, gangpaden vrijmaken, beschadigd product gescheiden.
• Verdeel de ruimte in genummerde zones en wijs beheerders per zone toe – niemand telt mee ‘waar het valt’.
• Print of upload tellijsten naar de app ZONDER zichtbare theoretische voorraad: ‘blind’ tellen voorkomt dat mensen het systeemnummer bevestigen zonder te tellen.
• Bepaal vooraf hoe bevindingen worden vastgelegd: product zonder label, beschadigd of verlopen.

De telling: dubbele verificatiemethode

De professionele standaard is dubbeltelling: één persoon telt elke zone, en de verschillen met het systeem worden door een ANDERE persoon verteld. Enkel de door de tweede telling bevestigde verschillen worden aangepast.

Met een barcodelezer (of een mobiele telefooncamera met een app zoals die van Aura) bestaat het tellen uit het scannen en typen van het bedrag – zonder papier of daaropvolgende opname, en dat is waar de helft van de fouten ontstaat.

Na het tellen: aanpassen is het minst belangrijk, begrip is alles

Zodra de telling is voltooid, zou het systeem u de verschillen moeten laten zien: restjes en tekorten per SKU, gewaardeerd in geld. Het aanpassen van het systeem aan de werkelijke telling kost één klik. Het waardevolle komt later: begrijpen WAAROM er verschillen waren.

• Tekorten concentreren zich in kleine en dure producten: typisch patroon van mierendiefstal.
• Zelfs tekorten in veel SKU's: het is meestal een proces: niet-geregistreerde verkopen, niet-vastgelegde overdrachten, verkeerd getelde ontvangsten.
• Restanten: bijna altijd niet-afgevangen ontvangsten of niet-geregistreerde retourzendingen. Een overschot is GEEN goed nieuws: het is hetzelfde gebrek aan controle met een ander teken.
• Bereken uw dervingspercentage (gewaardeerd verschil / voorraadwaarde). Boven de 1-2% in de detailhandel heb je een actief probleem dat moet worden aangepakt.

Cyclustelling: het einde van lijdende voorraden

Het geheim van het zakendoen met betrouwbare inventaris is niet de gigantische jaarlijkse telling: het is de cyclustelling. Elke week tel je een klein deel: producten A (meest waardevolle of best verkochte) meerdere keren per jaar, producten C slechts één keer.

Vijftien minuten cyclustelling per dag zorgt ervoor dat uw voorraadnauwkeurigheid het hele jaar door boven de 95% blijft, detecteert lekken in enkele dagen (niet in december) en maakt de jaarlijkse inventarisatie tot een procedure en niet tot een traumatische gebeurtenis.

In Aura stelt de inventarismodule elke week voor wat er moet worden geteld, registreert de tellingen vanaf de mobiele telefoon met een scanner en past de aanpassingen toe met een audit van wie wat heeft geteld en wanneer. Alles wat te maken heeft met uw verkopen, aankopen en magazijnen.