Prima di contare: preparati o fallisci
L'80% del successo di un inventario si decide prima di contare il primo pezzo. Senza preparazione, ti ritroverai con conteggi duplicati, aree dimenticate e differenze che nessuno può spiegare.
- Blocca movimenti: definisce una finestra (notte o domenica) senza entrate né uscite. Se non riesci a chiudere, segna chiaramente cosa arriva durante il conteggio per conteggiarlo separatamente.
- Ordine prima del conteggio: merce con lo stesso SKU insieme, corsie sgombre, prodotto danneggiato separato.
- Dividi lo spazio in zone numerate e assegna i gestori per zona: nessuno conta "dove cade".
- Stampa o carica elenchi di conteggi sull'app SENZA stock teorico visibile: il conteggio "alla cieca" impedisce di confermare il numero di sistema senza contare.
- Definire preventivamente come vengono registrati i riscontri: prodotto senza etichetta, danneggiato o scaduto.
Il conteggio: metodo della doppia verifica
Lo standard professionale prevede il doppio conteggio: una persona conta ciascuna zona e le differenze rispetto al sistema vengono raccontate da una persona DIVERSA. Vengono corrette solo le differenze confermate dal secondo conteggio.
Con un lettore di codici a barre (o la fotocamera di un cellulare con un'app come quella di Aura), il conteggio implica la scansione e la digitazione dell'importo, senza carta o successiva acquisizione, ed è da qui che nascono la metà degli errori.
Dopo aver contato: aggiustarsi è la cosa meno importante, capire è tutto
Una volta terminato il conteggio, il sistema dovrebbe mostrarti le differenze: avanzi e carenze per SKU, valutati in denaro. Per regolare il sistema sul conteggio effettivo è sufficiente un clic. La cosa preziosa viene dopo: capire PERCHÉ c’erano differenze.
- Carenze concentrate in prodotti piccoli e costosi: tipico modello di furto di formiche.
- Anche carenze in molti SKU: di solito è un processo: vendite non registrate, trasferimenti non acquisiti, ricevute errate.
- Avanzi: quasi sempre ricevimenti non catturati o resi non registrati. Un surplus NON è una buona notizia: è la stessa mancanza di controllo con un altro segno.
- Calcola la percentuale di differenza (differenza di valore/valore dell'inventario). Al di sopra dell'1-2% nella vendita al dettaglio, hai un problema attivo da attaccare.
Conteggio del ciclo: la fine delle scorte sofferenti
Il segreto per fare affari con scorte affidabili non è il gigantesco conteggio annuale: è il conteggio ciclico. Ogni settimana ne conti una piccola porzione: i prodotti A (più preziosi o più venduti) più volte all'anno, i prodotti C solo una volta.
Quindici minuti al giorno di conteggio ciclico mantengono la precisione dell'inventario superiore al 95% per tutto l'anno, rilevano le perdite in pochi giorni (non a dicembre) e rendono l'inventario annuale una procedura e non un evento traumatico.
In Aura, il modulo di inventario suggerisce cosa contare ogni settimana, registra i conteggi dal cellulare con uno scanner e applica le correzioni con un audit di chi ha contato cosa e quando. Tutto ciò che riguarda le tue vendite, acquisti e magazzini.
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Con quale frequenza dovrei fare un inventario fisico?
Un inventario generale almeno una volta all'anno (idealmente alla chiusura fiscale) e conteggi ciclici settimanali dei prodotti più importanti. La ciclicità è ciò che mantiene elevata la precisione degli inventari generali.
Di quante persone ho bisogno per un inventario?
Regola pratica: una persona conta tra 300 e 600 SKU al giorno a seconda dell'ordine del magazzino. Dividi i tuoi SKU totali per questo e aggiungi una pedina ogni 3-4 contatori.
Cosa faccio con le differenze di inventario?
Confermateli con un secondo conteggio, adeguate il sistema alla realtà e registrate la rettifica di valore (è deducibile come perdita in conformità ai requisiti fiscali). Quindi indaga la causa principale: senza di essa, la differenza ritorna.
Posso fare l'inventario senza chiudere il negozio?
Sì, con conteggio ciclico per zone negli orari di basso traffico, oppure conteggio notturno. L'importante è congelare i movimenti dell'area che stai contando e registrare separatamente ciò che viene venduto durante il conteggio.