Perché un cattivo inventario ti sta costando denaro adesso
Ogni prodotto depositato nel tuo magazzino è capitale congelato: denaro che hai speso e che non ritorna finché non lo vendi. E ogni prodotto che si esaurisce proprio quando il cliente lo desidera è una vendita persa, spesso per sempre, perché il cliente va alla concorrenza.
La mancanza di controllo dell'inventario fa male in parti che non vedi nemmeno: capitale intrappolato in cose che non ruotano, vendite perse a causa di carenze, perdite dovute a prodotti scaduti o danneggiati e ore trascorse dal tuo team a contare manualmente ciò che un sistema farebbe da solo. Nel complesso, si tratta di una delle fughe di denaro più grandi e silenziose per una PMI.
Passo 1: avere dati reali, non approssimativi
Non puoi controllare ciò che non misuri bene. Il primo passo è smettere di operare con "penso di averne circa dieci" e iniziare a sapere esattamente cosa hai, quanto e dove. Senza dati affidabili, tutto il resto è solo supposizione.
- Registra ogni entrata ed uscita così come avviene, non alla fine della giornata o a memoria.
- Utilizza i codici (SKU e codici a barre) per identificare ciascun prodotto senza confusione.
- Esegui conteggi ciclici: invece di un gigantesco inventario annuale, conta un pezzo ogni settimana e mantieni aggiornati i numeri.
- Se disponi di più punti, mantieni lo stock separato per posizione ma visibile in un unico posto.
Passaggio 2: definire i minimi, i massimi e i punti di riordino
Il controllo dell'inventario non conta fine a se stesso, ma prende decisioni di acquisto migliori. Per questo hai bisogno di regole chiare per prodotto che ti dicano quando e quanto ordinare, in modo da non esagerare o non essere all'altezza.
- Scorta minima: la quantità al di sotto della quale si corre il rischio di carenza. Qui sotto, devi riordinare.
- Punto di riordino: considera quanto tempo impiega il tuo fornitore per effettuare la fornitura. Se ci vuole una settimana, riordina prima di rimanere senza qualcosa.
- Stock massimo: il tetto che non deve essere superato per non congelare il capitale o rischiare perdite.
- Classifica i tuoi prodotti: quelli che vendono di più e lasciano più margine (quelli star) meritano più attenzione rispetto a quelli con un basso fatturato.
Passo 3: Attacca le tre fughe classiche
Ci sono tre modi in cui l'inventario ti dissangua. Un buon controllo combatte tutti e tre allo stesso tempo:
- Overstock: denaro intrappolato in cose che non ruotano. Si combatte con massime chiare e rivedendo quali prodotti non si muovono da mesi.
- Stockout: vendite perse a causa dell'esaurimento di ciò che la gente desidera. Si combatte con minimi e punti di riordino ben piazzati.
- Rifiuto: prodotto che si deteriora, si rompe o va perduto. Si combatte con la rotazione dovuta alla scadenza (ciò che arriva prima, esce prima) e con conteggi frequenti che rilevano le carenze nel tempo.
Passaggio 4: collega l'inventario alle vendite
Ecco la chiave che separa le aziende che controllano il proprio inventario da quelle che ne soffrono: l'inventario non dovrebbe essere un Excel separato, dovrebbe essere collegato alle tue vendite in tempo reale. Ogni vendita deve scontare automaticamente lo stock, in tutti i tuoi canali contemporaneamente.
Quando inventario e vendite sono collegati, il sistema ti avvisa prima che finisca qualcosa, ti mostra cosa si muove e cosa no e ti impedisce di vendere ciò che non hai più. Quando sono separati, sei sempre un passo indietro, correggendo gli errori invece di prevenirli.
Come Aura ti aiuta
In Aura, l'inventario è collegato al resto delle tue operazioni fin dal primo giorno. Ogni vendita, indipendentemente dal fatto che sia avvenuta attraverso il tuo negozio, Mercado Libre o il punto vendita, sconta lo stock immediatamente e in tutti i tuoi canali, così puoi sempre vedere lo stock reale.
Definisci i minimi e i punti di riordino per prodotto e il sistema ti avvisa quando qualcosa sta per finire in modo che tu possa riordinare in tempo. I report ti mostrano quali prodotti ruotano bene, quali sono fermi da mesi, congelando il tuo capitale, e dove hai carenze, così puoi acquistare meglio. Se gestisci più magazzini o negozi, vedi lo stock di ciascuno in un'unica dashboard.
L’idea di fondo è semplice: smettere di perdere denaro da entrambe le parti. Non comprare eccessivamente ciò che non si vende, né esaurire ciò che lo è. Con dati reali e avvisi automatici, il tuo inventario passa da un grattacapo a una risorsa.
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Quanto spesso dovrei fare l'inventario?
Invece di un enorme inventario annuale, è una buona idea fare conteggi ciclici: conti un pezzo ogni settimana e mantieni i numeri sempre aggiornati. Se il tuo sistema sconta lo stock a ogni vendita, i conteggi servono solo per la verifica, non per ricostruire tutto da zero.
Come faccio a sapere quando riordinare un prodotto?
Definire un punto di riordino che consideri quanto tempo impiega il tuo fornitore per effettuare la fornitura. Se ci vuole una settimana, dovresti riordinare prima di rimanere senza qualcosa. Sistemi come Aura ti avvisano automaticamente quando un prodotto raggiunge quel punto.
Cosa è meglio, avere molto o poco inventario?
Né molto né poco: quello giusto. Troppe scorte congelano i tuoi soldi e rischiano di ridursi; Troppo poco fa perdere le vendite a causa della carenza. Il controllo consiste nel trovare l'equilibrio per prodotto con minimi e massimi chiari.
Posso controllare l'inventario di più negozi o magazzini contemporaneamente?
SÌ. Con una piattaforma come Aura mantieni lo stock di ciascuna sede separatamente ma lo vedi tutto sulla stessa dashboard e le vendite di qualsiasi punto vengono scontate dall'inventario corretto in tempo reale.