Apa itu rekonsiliasi bank dan bagaimana cara mengotomatiskannya?

Apa sebenarnya rekonsiliasi bank itu?

Rekonsiliasi adalah membandingkan dua versi dari cerita yang sama: apa yang Anda catat dalam pembukuan Anda (akuntansi Anda) dengan apa yang dilaporkan bank pada laporan rekening Anda. Idealnya, kedua versi tersebut menceritakan hal yang sama. Dalam praktiknya mereka hampir tidak pernah cocok untuk pertama kalinya, dan di situlah pekerjaan detektif dimulai.

Perbedaannya memiliki penjelasan yang normal: cek yang Anda tulis tetapi pemasok belum mencairkannya, biaya yang dipotong oleh bank dan tidak Anda tuliskan, setoran dari pelanggan yang datang tetapi Anda belum mengambilnya, atau bunga yang diperoleh. Rekonsiliasi terdiri dari identifikasi masing-masing perbedaan hingga kedua saldo, setelah disesuaikan, menjadi identik.

Ketika Anda selesai, Anda memiliki kepastian yang bernilai emas: uang yang menurut sistem Anda adalah uang yang benar-benar ada di bank. Tanpa hal tersebut, keputusan apa pun yang Anda ambil—membayar gaji, membeli inventaris, berinvestasi—didasarkan pada angka yang bisa dilebih-lebihkan.

Mengapa ini merupakan pertahanan pertama terhadap penipuan dan kesalahan

Konsiliasi bukanlah sekedar dokumen semata. Ini adalah mekanisme termurah dan paling efektif untuk mendeteksi masalah sebelum masalah tersebut berkembang. Tagihan duplikat, transfer yang tidak pernah Anda otorisasi, karyawan yang mengalihkan dana, pelanggan yang mengatakan bahwa mereka telah membayar tetapi uangnya tidak pernah sampai—semua itu muncul saat Anda membandingkan baris demi baris.

• Deteksi tagihan yang tidak dikenal: komisi tersembunyi, tagihan duplikat, atau transaksi penipuan yang tidak akan diketahui.
• Konfirmasikan bahwa pelanggan benar-benar membayar: mencegah Anda terus memasok seseorang yang terlilit hutang karena transfernya tidak pernah disetorkan.
• Seimbangkan piutang dan hutang Anda dengan kenyataan: Anda tahu faktur mana yang sudah ditagih dan mana yang masih menunggu keputusan.
• Ini mempersiapkan Anda untuk SAT dan audit: akuntansi yang direkonsiliasi adalah akuntansi yang dapat dipertahankan.

Cara melakukannya langkah demi langkah (cara manual)

Memahami proses manual membantu Anda memahami mengapa mengotomatisasinya mengubah hidup. Aliran klasiknya seperti ini:

• Kumpulkan laporan bank untuk periode tersebut (biasanya bulan tersebut) dan catatan akuntansi Anda untuk periode yang sama.
• Ambil saldo akhir bank sebagai titik awal.
• Tandai setiap gerakan yang muncul di kedua sisi: jika ada di bank dan di pembukuan Anda, maka itu direkonsiliasi.
• Identifikasi barang dalam perjalanan: cek yang diterbitkan tanpa diuangkan, penyetoran dilakukan tanpa direfleksikan, dan sesuaikan.
• Catat dalam buku Anda apa yang dibebankan bank dan tidak Anda catat: komisi, bunga, PPN atas komisi.
• Tambahkan dan kurangi hingga saldo bank yang disesuaikan sama dengan saldo yang disesuaikan di pembukuan Anda. Jika cocok, Anda sudah selesai. Jika tidak, periksa lagi.

Biaya tersembunyi untuk melakukannya dengan tangan

Untuk bisnis dengan sedikit operasi, rekonsiliasi dengan tangan di Excel dapat ditoleransi. Namun begitu Anda memiliki beberapa akun, terminal pembayaran, transfer SPEI harian, dan puluhan atau ratusan transaksi per bulan, proses manual menjadi hanya membuang-buang waktu. Parahnya lagi: rentan terhadap kesalahan manusia. Satu digit yang ditangkap dengan buruk dan Anda menghabiskan sore hari mencari selisih dua ratus peso.

Banyak pemilik menunda konsiliasi "jika ada waktu", dan waktu itu tidak pernah tiba. Hasilnya adalah akuntansi terlambat beberapa bulan dari jadwal, dan ketika mereka akhirnya meninjaunya, kesalahan telah terakumulasi begitu banyak sehingga perbaikannya membutuhkan biaya yang jauh lebih besar.

Cara mengotomatiskan rekonsiliasi dengan Aura

Rekonsiliasi bank, pada intinya, adalah masalah pencocokan data: mencocokkan setiap transaksi bank dengan catatan terkait di sistem Anda. Itu hanyalah tugas berulang yang harus Anda delegasikan ke perangkat lunak.

Di Aura, modul keuangan dan akuntansi mengimpor pergerakan bank Anda dan secara otomatis melakukan referensi silang terhadap penjualan, faktur, dan pengeluaran yang sudah ada di platform. Karena penjualan Anda, pesanan Anda, dan penagihan CFDI Anda berada di tempat yang sama, sistem dapat mengenali bahwa deposit $4.350 sesuai dengan faktur yang Anda terbitkan kemarin, dan mencocokkannya dengan sendirinya. Anda hanya memeriksa pengecualian—apa yang tidak sesuai—daripada memeriksa semuanya.

Hal ini mengubah tugas berjam-jam menjadi satu menit, dan memberi Anda sesuatu yang lebih berharga: saldo bank yang dapat diandalkan secara real-time, bukan saldo yang Anda temukan terlambat tiga bulan. Ketika rekonsiliasi dilakukan secara otomatis, hal itu tidak lagi menjadi tugas yang Anda benci dan menjadi dasbor yang Anda konsultasikan.