Arus kas untuk UKM: metrik yang menyelamatkan bisnis

Keuntungan dan uang tunai tidak sama

Kesalahpahaman inilah yang menyebabkan bangkrutnya bisnis-bisnis yang menguntungkan. Laba adalah sebuah konsep akuntansi: pendapatan dikurangi biaya dalam suatu periode. Uang tunai adalah uang fisik yang tersedia di akun Anda, hari ini, untuk dibelanjakan. Mereka bisa pergi ke arah yang berlawanan.

Bayangkan Anda menjual $100.000 secara kredit selama 60 hari. Dalam laporan laba rugi Anda, penjualan itu sudah merupakan keuntungan. Tapi belum ada satu peso pun di rekening bank Anda. Jika sementara itu Anda harus membayar $40.000 untuk gaji dan $20.000 untuk pemasok, maka bisnis Anda yang "menguntungkan" tidak ada hubungannya dengan hal itu. Itu adalah krisis aliran, bukan krisis utilitas.

Itu sebabnya arus kas patut Anda perhatikan setiap hari. Hal ini mengukur sesuatu yang berbeda dan lebih mendesak daripada keuntungan: apakah saya mempunyai uang untuk memenuhi komitmen saya dalam beberapa hari dan minggu mendatang? Sebuah bisnis bangkrut pada hari dimana ia tidak dapat membayar, bukan pada hari dimana ia berhenti menghasilkan keuntungan.

Ketiga jenis aliran tersebut harus Anda bedakan

Arus kas dibagi menjadi tiga kategori, dan memisahkannya memberi tahu Anda banyak hal tentang kesehatan bisnis Anda yang sebenarnya:

• Aliran operasi: uang yang masuk dan keluar melalui operasi normal Anda—penjualan, pengumpulan, pembayaran pemasok, dan gaji. Hal yang paling penting: bisnis yang sehat menghasilkan uang positif di sini.
• Aliran investasi: uang yang keluar untuk membeli aset (mesin, peralatan, tempat) atau masuk saat menjualnya. Ini cenderung menjadi negatif ketika Anda tumbuh dewasa, dan itu tidak masalah.
• Aliran pembiayaan: uang dari pinjaman yang Anda terima atau bayarkan, dan kontribusi dari mitra. Ini memberi tahu Anda seberapa besar Anda bergantung pada utang luar negeri untuk menopang diri Anda sendiri.

Perangkap aliran yang paling umum di UKM

Sebagian besar krisis uang tunai tidak terjadi secara mengejutkan: krisis tersebut sedang terjadi dan tidak seorang pun melihatnya karena tidak ada seorang pun yang mengawasi arusnya. Ini adalah yang paling sering terjadi:

• Jual banyak secara kredit dan telat kumpulkan, sambil membayar pemasok Anda secara tunai. Uangnya keluar sebelum masuk.
• Membeli terlalu banyak persediaan: setiap peso dalam barang dagangan yang menganggur adalah peso yang tidak dapat Anda gunakan untuk pembayaran gaji.
• Tumbuh tanpa merencanakan alurnya: lebih banyak penjualan memerlukan lebih banyak inventaris, lebih banyak staf, dan lebih banyak pengeluaran di muka. Pertumbuhan menghabiskan uang tunai.
• Tidak memiliki bantalan: kejadian tak terduga apa pun (pelanggan yang tidak membayar, perbaikan) tidak memberi Anda margin jika Anda beroperasi pada batasnya.

Bagaimana memproyeksikan aliran Anda (dan mengapa itu adalah senjata terbaik Anda)

Alat paling ampuh untuk mengatasi krisis uang tunai sederhana saja: proyeksi arus kas. Ini terdiri dari menuliskan, minggu demi minggu atau bulan demi bulan, berapa banyak uang yang Anda harapkan akan masuk dan berapa banyak yang Anda harapkan akan keluar. Tujuannya adalah untuk melihat "lubang" tersebut sebelum Anda terjatuh ke dalamnya.

Dengan proyeksi yang jelas, Anda dapat mengantisipasi bahwa pada minggu ketiga setiap bulan Anda akan kekurangan $30.000, dan bertindak lebih awal: mempercepat pengumpulan, menegosiasikan persyaratan dengan pemasok, atau mendapatkan batas kredit sebelum keadaan darurat. Tanpa proyeksi, Anda mengetahui hari pembayarannya terpental.

Yang membuat sulit untuk memproyeksikan dengan tangan adalah informasinya tersebar: piutang di satu sisi, hutang di sisi lain, bank di sisi lain. Proyeksi hanya berguna jika sudah diperbarui, dan memperbaruinya secara manual akan membosankan.

Lihat aliran Anda secara real time dengan Aura

Karena di Aura penjualan Anda, pesanan Anda, faktur Anda, dan pengeluaran Anda berada di platform yang sama, arus kas praktis menghitung sendiri. Sistem mengetahui faktur apa yang harus Anda kumpulkan dan kapan jatuh temponya, jumlah hutang Anda kepada pemasok, dan berapa banyak sebenarnya yang masuk ke bank berkat rekonsiliasi otomatis.

Hal ini memungkinkan Anda melihat, di dasbor, berapa banyak uang tunai yang Anda miliki saat ini dan berapa banyak uang yang Anda proyeksikan dalam beberapa minggu mendatang, tanpa harus selalu membuat spreadsheet. Ketika sistem mendeteksi adanya kesenjangan yang mendekat, Anda melihatnya terlebih dahulu alih-alih menemukannya dengan gaji di atasnya. Bagi UKM, memiliki visibilitas tersebut merupakan pembeda antara bereaksi tepat waktu atau gulung tikar.