बैंक समाधान क्या है और इसे स्वचालित कैसे करें?

बैंक समाधान वास्तव में क्या है?

रिकॉन्सिलिंग एक ही कहानी के दो संस्करणों की तुलना करना है: आपने अपनी पुस्तकों (आपके लेखांकन) में जो दर्ज किया है, उसके विरुद्ध बैंक आपके खाते के विवरण पर क्या रिपोर्ट करता है। आदर्श रूप से, दोनों संस्करण एक ही बात बताते हैं। व्यवहार में वे पहली बार में लगभग कभी मेल नहीं खाते, और यहीं से जासूसी का काम शुरू होता है।

मतभेदों की सामान्य व्याख्याएँ हैं: एक चेक जो आपने लिखा था लेकिन आपूर्तिकर्ता ने अभी तक भुनाया नहीं है, एक शुल्क जो बैंक ने काट लिया और आपने नहीं लिखा, एक ग्राहक से जमा राशि जो आ गई लेकिन आपने अभी तक कब्जा नहीं किया है, या अर्जित ब्याज। सुलह में इनमें से प्रत्येक अंतर की पहचान करना शामिल है जब तक कि दोनों संतुलन, समायोजित, समान न हों।

जब आप समाप्त कर लेते हैं, तो आपके पास एक निश्चितता होती है जो सोने के लायक है: आपका सिस्टम जो पैसा कहता है वह वही पैसा है जो वास्तव में बैंक में मौजूद है। इसके बिना, आप जो भी निर्णय लेते हैं - पेरोल का भुगतान करना, इन्वेंट्री खरीदना, निवेश करना - एक संख्या पर आधारित होता है जिसे बढ़ाया जा सकता है।

यह धोखाधड़ी और त्रुटियों के विरुद्ध पहला बचाव क्यों है?

सुलह केवल कागजी कार्रवाई नहीं है। समस्याओं के बढ़ने से पहले ही उनका पता लगाने का यह सबसे सस्ता और प्रभावी तंत्र है। एक डुप्लिकेट शुल्क, एक स्थानांतरण जिसे आपने कभी अधिकृत नहीं किया, एक कर्मचारी जिसने धन का विचलन किया, एक ग्राहक जो कहता है कि उन्होंने भुगतान किया लेकिन पैसा कभी नहीं आया - यह सब तब दिखाई देता है जब आप लाइन दर लाइन तुलना करते हैं।

• गैर-मान्यता प्राप्त शुल्कों का पता लगाएं: छिपे हुए कमीशन, डुप्लिकेट शुल्क या धोखाधड़ी वाले लेनदेन जो अन्यथा किसी का ध्यान नहीं जाएंगे।
• पुष्टि करें कि ग्राहकों ने वास्तव में भुगतान किया है: आपको किसी ऐसे व्यक्ति को आपूर्ति जारी रखने से रोकें जो कर्ज में था क्योंकि उनका हस्तांतरण कभी जमा नहीं किया गया था।
• अपने प्राप्य और देय खातों को वास्तविकता के साथ संतुलित करें: आप जानते हैं कि कौन से चालान पहले ही एकत्र किए जा चुके हैं और कौन से अभी भी लंबित हैं।
• यह आपको SAT और ऑडिट के लिए तैयार करता है: सुव्यवस्थित लेखांकन रक्षात्मक लेखांकन है।

इसे चरण दर चरण कैसे करें (मैन्युअल विधि)

मैन्युअल प्रक्रिया को समझने से आपको यह समझने में मदद मिलती है कि इसे स्वचालित करना जीवन-परिवर्तनकारी क्यों है। क्लासिक प्रवाह इस प्रकार है:

• उस अवधि (आमतौर पर महीने) के लिए बैंक विवरण और उसी अवधि के लिए अपना लेखा रिकॉर्ड एक साथ रखें।
• बैंक के अंतिम शेष को शुरुआती बिंदु के रूप में लें।
• दोनों तरफ दिखाई देने वाली प्रत्येक गतिविधि को चिह्नित करें: यदि यह बैंक में और आपकी पुस्तकों पर है, तो इसका समाधान हो गया है।
• पारगमन में वस्तुओं की पहचान करें: बिना भुनाए जारी किए गए चेक, बिना प्रतिबिंबित किए गए जमा, और उन्हें समायोजित करें।
• अपनी पुस्तकों में यह दर्ज करें कि बैंक ने क्या शुल्क लिया और आपने क्या दर्ज नहीं किया: कमीशन, ब्याज, कमीशन पर वैट।
• तब तक जोड़ें और घटाएँ जब तक समायोजित बैंक शेष आपकी पुस्तकों पर समायोजित शेष के बराबर न हो जाए। यदि यह फिट बैठता है, तो आपका काम हो गया। यदि नहीं, तो दोबारा जांचें.

इसे हाथ से करने की छिपी हुई लागत

कम परिचालन वाले व्यवसाय के लिए, एक्सेल में हाथ से मिलान करना सहनीय है। लेकिन जैसे ही आपके पास कई खाते, एक भुगतान टर्मिनल, दैनिक एसपीईआई स्थानांतरण और प्रति माह दर्जनों या सैकड़ों लेनदेन होते हैं, मैन्युअल प्रक्रिया घंटों की बर्बादी बन जाती है। इससे भी बुरी बात यह है कि इसमें मानवीय भूल की संभावना बनी रहती है। एक खराब तरीके से पकड़ा गया अंक और आप दो सौ पेसो के अंतर की खोज में दोपहर बिता देते हैं।

कई मालिक सुलह को "समय होने पर" टाल देते हैं और वह समय कभी नहीं आता। इसका परिणाम यह होता है कि लेखांकन निर्धारित समय से कई महीने पीछे हो जाता है, और जब वे अंततः इसकी समीक्षा करते हैं, तो त्रुटियाँ पहले से ही इतनी अधिक जमा हो चुकी होती हैं कि उन्हें ठीक करने में बहुत अधिक खर्च होता है।

आभा के साथ स्वचालित मेल-मिलाप कैसे करें

बैंक समाधान, मूल रूप से, एक डेटा मिलान समस्या है: प्रत्येक बैंक लेनदेन का आपके सिस्टम में उसके संबंधित रिकॉर्ड से मिलान करना। यह ठीक उसी प्रकार का दोहराव वाला कार्य है जिसे आपको सॉफ़्टवेयर को सौंपना चाहिए।

ऑरा में, वित्त और लेखा मॉड्यूल आपके बैंक की गतिविधियों को आयात करता है और स्वचालित रूप से उन्हें बिक्री, चालान और खर्चों के विरुद्ध क्रॉस-रेफरेंस करता है जो पहले से ही प्लेटफ़ॉर्म पर मौजूद हैं। चूंकि आपकी बिक्री, आपके ऑर्डर और आपकी सीएफडीआई बिलिंग एक ही स्थान पर हैं, इसलिए सिस्टम यह पहचान सकता है कि $4,350 जमा आपके द्वारा कल जारी किए गए चालान से मेल खाता है, और अपने आप से मेल खाता है। आप हर चीज की जांच करने के बजाय केवल अपवादों की जांच करते हैं - जो नहीं जुड़ता है।

यह घंटों के कार्य को मिनटों में बदल देता है, और आपको कुछ और भी मूल्यवान देता है: वास्तविक समय में एक विश्वसनीय बैंक बैलेंस, ऐसा नहीं जिसे आप तीन महीने देर से खोजते हैं। जब सुलह स्वचालित हो जाती है, तो यह वह कार्य नहीं रह जाता है जिससे आप नफरत करते हैं और वह डैशबोर्ड बन जाता है जिससे आप परामर्श लेते हैं।