लेखांकन करों के समान नहीं है
कई मालिक "बहीखाता" को "करों का भुगतान" के साथ भ्रमित करते हैं। वे संबंधित हैं, लेकिन वे समान नहीं हैं। लेखांकन आपके व्यवसाय में आने और जाने वाली हर चीज़ का व्यवस्थित रिकॉर्ड है: बिक्री, खरीद, व्यय, ऋण, वेतन। कर उस पंजीकरण का परिणाम मात्र हैं।
जब आप अच्छा लेखांकन करते हैं, तो करों की गणना लगभग स्वयं ही हो जाती है, क्योंकि आपके पास पहले से ही सारी जानकारी व्यवस्थित होती है। जब आपके पास यह नहीं होता है, तो प्रत्येक घोषणा मेल, व्हाट्सएप और ड्रॉअर में चालान ढूंढने की आखिरी मिनट की दौड़ बन जाती है। दोनों परिदृश्यों के बीच अंतर लेखांकन प्रतिभा का नहीं है: यह सब कुछ समय पर रिकॉर्ड करने की आदत का है।
इसे इस तरह से सोचें: लेखांकन सबसे पहले आपके लिए है (यह जानने के लिए कि आपका व्यवसाय कैसा चल रहा है) और दूसरा SAT के लिए। यदि आप इसे केवल कर दायित्व के रूप में देखते हैं, तो आप इसके सबसे बड़े लाभ से चूक जाते हैं, जो बेहतर निर्णय लेना है।
सबसे पहले, अपनी कर व्यवस्था की पहचान करें
मेक्सिको में, आप कितनी और कैसे घोषणा करते हैं यह आपके शासन पर निर्भर करता है। आप यह जाने बिना अपना लेखांकन अच्छी तरह से नहीं कर सकते कि आप किस कंपनी में हैं। एसएमई और उद्यमियों के लिए सबसे आम हैं:
- रेसिको (सरलीकृत ट्रस्ट व्यवस्था): आय पर कम आईएसआर दरें, एक निश्चित सीमा तक आय वाले व्यक्तियों और एसएमई के लिए डिज़ाइन की गई हैं। अपनी सादगी के लिए बहुत लोकप्रिय है.
- व्यवसाय और व्यावसायिक गतिविधि: उन व्यक्तियों के लिए जो खर्चों में कटौती करते हैं; कटौतियों में अधिक लचीला लेकिन अधिक दायित्वों के साथ।
- सामान्य कानून व्यवस्था (कानूनी संस्थाएँ): कंपनियों के रूप में निगमित कंपनियों के लिए। पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन और अधिक आवश्यकताएँ।
- आरआईएफ (विलुप्त होने की स्थिति में, लेकिन कुछ अभी भी पारगमन में हैं): छोटे करदाताओं के लिए कर निगमन व्यवस्था।
हाँ या हाँ वाले दस्तावेज़ आपको अपने पास रखने चाहिए
SAT CFDI (इलेक्ट्रॉनिक चालान) के साथ काम करता है। आपका लेखांकन इन प्राप्तियों पर आधारित है, इसलिए इन्हें खोना आपके कर समर्थन को खोना है। व्यवस्थित और बैकअप तरीके से सहेजें:
- राजस्व सीएफडीआई: प्रत्येक चालान जो आप अपने ग्राहकों को जारी करते हैं (एक्सएमएल, सिर्फ पीडीएफ नहीं)।
- सीएफडीआई व्यय: प्रत्येक चालान जो आपके आपूर्तिकर्ता आपको आपके द्वारा खरीदी गई चीज़ के लिए देते हैं। इसके बिना आप निष्कर्ष नहीं निकाल सकते.
- पेरोल सीएफडीआई: आपके कर्मचारियों की मुहर लगी रसीदें।
- बैंक खाता विवरण: आपके धन संचलन के लिए समर्थन।
- भुगतान अनुपूरक (आरईपी): जब आप किस्तों में या चालान तिथि के बाद संग्रह या भुगतान करते हैं।
मूल विधि: रिकॉर्ड करना, वर्गीकृत करना, समीक्षा करना
लेखांकन, अपने सरलतम संस्करण में, एक तीन-चरणीय चक्र है जिसे आप लगातार दोहराते हैं। आपको क्रम में आरंभ करने के लिए दोहरे खेल में महारत हासिल करने की आवश्यकता नहीं है:
- प्रत्येक गतिविधि को तब रिकॉर्ड करें जब वह घटित हो, महीनों बाद नहीं। एक बिक्री, एक व्यय, एक भुगतान: उसी दिन सिस्टम में प्रवेश करें।
- प्रत्येक गतिविधि को एक श्रेणी में वर्गीकृत करें: बिक्री, माल की लागत, आय, वेतन, विज्ञापन, सेवाएँ। श्रेणियां ही आपको बताती हैं कि आपका पैसा कहां जाता है।
- समय-समय पर रिपोर्ट की समीक्षा करें: आय विवरण (जीत या हार), बैलेंस शीट (आपके पास क्या है और आपको कितना देना है) और नकदी प्रवाह (कितना वास्तविक पैसा आया और गया)।
हर चीज़ को एक ही जगह पर केंद्रीकृत करने से सब कुछ क्यों बदल जाता है?
एसएमई की सबसे आम गलती जानकारी का बिखरा होना है: बिक्री एक तरफ, चालान मेल में, खर्च नोटबुक में, बैंक ऐप में। जब यह घोषित करने या पता लगाने का समय आता है कि आपने कितना कमाया, तो वह सब एक साथ रखना यातना है।
यहीं पर एक प्रबंधन मंच आपको बचाता है। ऑरा में, लेखांकन अलगाव में नहीं रहता है: यह आपके व्यवसाय में पहले से ही क्या हो रहा है उस पर निर्भर करता है। आपके द्वारा रिकॉर्ड की गई प्रत्येक बिक्री इसकी प्रविष्टि उत्पन्न करती है, आपके द्वारा जारी किया गया प्रत्येक सीएफडीआई चालान लिंक किया जाता है, आपके द्वारा एकत्र किए गए प्रत्येक व्यय को वर्गीकृत किया जाता है, और बैंक समाधान मॉड्यूल स्वचालित रूप से बैंक को संतुलित करता है। जब महीने का अंत आता है, तो आप अपना हिसाब-किताब बिल्कुल नए सिरे से नहीं बनाते: यह पहले से ही बना होता है।
इसका मतलब है कि आप काउंटर के "माह बंद होने" की प्रतीक्षा करने के बजाय वास्तविक समय में अपना आय विवरण देख सकते हैं। और जब आपका अकाउंटेंट आता है, तो सब कुछ कैप्चर करने के बजाय, बस समीक्षा करें और सत्यापित करें। कैप्चर के कम घंटे, कम त्रुटियाँ, कम तनाव। लेखांकन कोठरी में राक्षस बनना बंद कर देता है और एक बोर्ड बन जाता है जिसे आप निर्णय लेने के लिए सलाह देते हैं।
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क्या मैं स्वयं हिसाब-किताब कर सकता हूँ या मुझे एक अकाउंटेंट की आवश्यकता है?
दैनिक रिकॉर्डिंग और नियंत्रण के लिए, आप स्वयं को एक अच्छे सिस्टम के साथ शामिल कर सकते हैं और करना भी चाहिए। औपचारिक घोषणाओं के लिए, विशेष रूप से यदि आप एक कानूनी इकाई हैं, तो सलाह दी जाती है कि एक अकाउंटेंट उन्हें सत्यापित और हस्ताक्षरित कराए। आदर्श एक मिश्रित मॉडल है: सॉफ्टवेयर सब कुछ व्यवस्थित करता है और अकाउंटेंट केवल निगरानी करता है और बंद कर देता है।
SAT द्वारा अनुरोधित इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन क्या है?
यह दायित्व है कि आप अपने लेखांकन रिकॉर्ड को डिजिटल प्रारूप में रखें और, अपने शासन के आधार पर, उन्हें SAT (खातों का चार्ट, परीक्षण शेष और आवश्यकता पड़ने पर नीतियों का चार्ट) को भेजें। एक सिस्टम जो इन फ़ाइलों को उत्पन्न करता है, आपको उन्हें एक साथ रखने के मैन्युअल काम से बचाता है।
यदि मैं अपने व्यय चालान का XML नहीं सहेजता तो क्या होगा?
आप उस खर्च में कटौती नहीं कर सकते. SAT से पहले पीडीएफ पर्याप्त नहीं है: वैध प्रमाण XML फ़ाइल है। यही कारण है कि एक प्रणाली जो स्वचालित रूप से आपके सीएफडीआई को SAT से डाउनलोड और सहेजती है, सुविधाजनक है, ताकि इसे आपको भेजने के लिए प्रदाता पर निर्भर न रहना पड़े।
मुझे अपना अकाउंटिंग कितनी बार अपडेट करना चाहिए?
आदर्शतः हर दिन या कम से कम हर सप्ताह। यह जितना ताज़ा होगा, निर्णय लेने के लिए उतना ही उपयोगी होगा और घोषणा करना उतना ही आसान होगा। महीने के अंत या दाखिल करने की तारीख तक सब कुछ छोड़ना अराजकता का एक नुस्खा है।