खराब इन्वेंट्री अब आपके पैसे क्यों खर्च कर रही है?
आपके गोदाम में रखा प्रत्येक उत्पाद जमी हुई पूंजी है: वह पैसा जो आपने खर्च किया है और वह तब तक वापस नहीं आता जब तक आप बेच न दें। और प्रत्येक उत्पाद जो तभी बिकता है जब ग्राहक चाहता है, वह खोई हुई बिक्री होती है, अक्सर हमेशा के लिए, क्योंकि ग्राहक प्रतिस्पर्धा में चला जाता है।
इन्वेंट्री नियंत्रण की कमी उन हिस्सों में नुकसान पहुंचाती है जिन्हें आप देख भी नहीं पाते हैं: उन चीजों में फंसी पूंजी जो घूमती नहीं हैं, कमी के कारण बिक्री में कमी, समाप्त हो चुके या क्षतिग्रस्त उत्पादों के कारण नुकसान, और आपकी टीम के घंटों तक हाथ से गिनती करना कि एक सिस्टम अकेले क्या करेगा। कुल मिलाकर, यह एसएमई के लिए सबसे बड़े और शांत मनी लीक में से एक है।
चरण 1: वास्तविक डेटा रखें, अनुमानित नहीं
जिसे आप अच्छी तरह से नहीं मापते, उसे आप नियंत्रित नहीं कर सकते। पहला कदम यह है कि "मुझे लगता है कि मेरे पास लगभग दस हैं" के साथ काम करना बंद कर दें और यह जानना शुरू करें कि आपके पास वास्तव में क्या है, कितना है और कहां है। विश्वसनीय डेटा के बिना, बाकी सब कुछ अनुमान है।
- प्रत्येक प्रविष्टि और निकास को वैसे ही रिकॉर्ड करें जैसे वह होता है, दिन के अंत में या स्मृति से नहीं।
- बिना किसी भ्रम के प्रत्येक उत्पाद की पहचान करने के लिए कोड (एसकेयू और बारकोड) का उपयोग करें।
- चक्र गणना करें: एक विशाल वार्षिक सूची के बजाय, प्रत्येक सप्ताह एक भाग की गणना करें और संख्याओं को अद्यतन रखें।
- यदि आपके पास कई बिंदु हैं, तो स्टॉक को स्थान के अनुसार अलग रखें लेकिन एक ही स्थान पर दिखाई दें।
चरण 2: न्यूनतम, अधिकतम और पुन: क्रमित बिंदु परिभाषित करें
इन्वेंटरी नियंत्रण गिनती के लिए गिनती नहीं कर रहा है, यह बेहतर खरीद निर्णय ले रहा है। इसके लिए आपको प्रति उत्पाद स्पष्ट नियमों की आवश्यकता है जो आपको बताएं कि कब और कितना ऑर्डर करना है, ताकि आप अति न करें या कम न पड़ें।
- न्यूनतम स्टॉक: वह मात्रा जिसके नीचे आपको कमी का खतरा हो। यहां नीचे, आपको पुनः ऑर्डर करना होगा।
- पुनः क्रम बिंदु: विचार करें कि आपके आपूर्तिकर्ता को आपूर्ति करने में कितना समय लगता है। यदि इसमें एक सप्ताह का समय लगता है, तो कुछ भी ख़त्म होने से पहले पुनः ऑर्डर करें।
- अधिकतम स्टॉक: वह सीमा जिसे पार नहीं किया जाना चाहिए ताकि पूंजी स्थिर न हो या हानि का जोखिम न हो।
- अपने उत्पादों को वर्गीकृत करें: जो सबसे अधिक बिकते हैं और सबसे अधिक मार्जिन छोड़ते हैं (स्टार वाले) कम टर्नओवर वाले उत्पादों की तुलना में अधिक ध्यान देने योग्य हैं।
चरण 3: तीन क्लासिक एस्केप पर हमला करें
ऐसे तीन तरीके हैं जिनसे इन्वेंट्री आपका पैसा बर्बाद कर देती है। अच्छा नियंत्रण एक ही समय में तीनों का मुकाबला करता है:
- ओवरस्टॉक: ऐसी चीजों में फंसा पैसा जो घूमता नहीं है। यह स्पष्ट अधिकतमताओं के साथ लड़ा जाता है और समीक्षा की जाती है कि कौन से उत्पाद महीनों से स्थानांतरित नहीं हुए हैं।
- स्टॉक ख़त्म: लोगों को जो चाहिए वह ख़त्म हो जाने के कारण बिक्री में कमी आई। यह न्यूनतम और अच्छी तरह से रखे गए पुन: क्रमित बिंदुओं के साथ लड़ा जाता है।
- अपशिष्ट: वह उत्पाद जो खराब हो जाता है, टूट जाता है या खो जाता है। इसका मुकाबला समाप्ति के कारण रोटेशन (जो पहले आता है, पहले चला जाता है) और बार-बार होने वाली गिनती से होता है जो समय में कमी का पता लगाता है।
चरण 4: इन्वेंट्री को अपनी बिक्री से जोड़ें
यहां वह कुंजी है जो अपनी इन्वेंट्री को नियंत्रित करने वाले व्यवसायों को उन व्यवसायों से अलग करती है जो इससे पीड़ित हैं: इन्वेंट्री एक अलग एक्सेल नहीं होनी चाहिए, यह वास्तविक समय में आपकी बिक्री से जुड़ी होनी चाहिए। प्रत्येक बिक्री में एक ही समय में आपके सभी चैनलों में स्वचालित रूप से स्टॉक पर छूट होनी चाहिए।
जब इन्वेंट्री और बिक्री जुड़ी होती हैं, तो सिस्टम आपको किसी चीज़ के ख़त्म होने से पहले चेतावनी देता है, आपको दिखाता है कि क्या चल रहा है और क्या नहीं, और आपको वह बेचने से रोकता है जो अब आपके पास नहीं है। जब वे अलग हो जाते हैं, तो आप हमेशा एक कदम पीछे रहते हैं, गलतियों को रोकने के बजाय उन्हें सुधारते हैं।
आभा आपकी कैसे मदद करती है
ऑरा में, इन्वेंट्री पहले दिन से ही आपके बाकी ऑपरेशन से जुड़ी होती है। प्रत्येक बिक्री, चाहे वह आपके स्टोर, मर्काडो लिब्रे या बिक्री के बिंदु के माध्यम से आई हो, स्टॉक पर तुरंत और आपके सभी चैनलों में छूट देती है, इसलिए आप हमेशा वास्तविक स्टॉक देखते हैं।
आप न्यूनतम निर्धारित करते हैं और प्रति उत्पाद पुन: व्यवस्थित करते हैं, और जब कोई चीज़ ख़त्म होने वाली होती है तो सिस्टम आपको सूचित करता है ताकि आप समय पर पुन: ऑर्डर कर सकें। रिपोर्टें आपको दिखाती हैं कि कौन से उत्पाद अच्छी तरह घूमते हैं, कौन से उत्पाद महीनों से बंद हैं, जिससे आपकी पूंजी जम गई है, और आपके पास कहां कमी है, ताकि आप बेहतर खरीदारी कर सकें। यदि आप कई गोदामों या दुकानों का प्रबंधन करते हैं, तो आप प्रत्येक का स्टॉक एक ही डैशबोर्ड में देखते हैं।
अंतर्निहित विचार सरल है: दोनों तरफ से पैसा खोना बंद करें। न तो जो बिक रहा है उसे ज़्यादा न खरीदें, न ही जो बिक रहा है उसे ख़त्म करें। वास्तविक डेटा और स्वचालित अलर्ट के साथ, आपकी इन्वेंट्री सिरदर्द से परिसंपत्ति में बदल जाती है।
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मुझे कितनी बार इन्वेंट्री लेनी चाहिए?
एक बड़ी वार्षिक सूची के बजाय, चक्र गणना करना एक अच्छा विचार है: आप प्रत्येक सप्ताह एक टुकड़ा गिनते हैं और संख्याओं को हमेशा अद्यतन रखते हैं। यदि आपका सिस्टम प्रत्येक बिक्री के साथ स्टॉक पर छूट देता है, तो गिनती केवल सत्यापन के लिए होती है, न कि सब कुछ नए सिरे से बनाने के लिए।
मुझे कैसे पता चलेगा कि किसी उत्पाद का पुनः ऑर्डर कब करना है?
एक पुन: ऑर्डर बिंदु को परिभाषित करना जो इस बात पर विचार करता है कि आपके आपूर्तिकर्ता को आपूर्ति करने में कितना समय लगता है। यदि इसमें एक सप्ताह का समय लगता है, तो आपको कुछ भी ख़त्म होने से पहले पुनः ऑर्डर करना चाहिए। जब कोई उत्पाद उस बिंदु तक पहुंचता है तो ऑरा जैसे सिस्टम स्वचालित रूप से आपको सूचित करते हैं।
क्या बेहतर है, बहुत सारी इन्वेंट्री होना या थोड़ा सा?
न बहुत, न थोड़ा: केवल एक। बहुत अधिक इन्वेंट्री आपके पैसे को जमा कर देती है और सिकुड़न का जोखिम उठाती है; बहुत कम होने से आपको कमी के कारण बिक्री में कमी आती है। नियंत्रण में स्पष्ट न्यूनतम और अधिकतम के साथ प्रति उत्पाद संतुलन का पता लगाना शामिल है।
क्या मैं एक ही समय में कई दुकानों या गोदामों की सूची को नियंत्रित कर सकता हूँ?
हाँ। ऑरा जैसे प्लेटफ़ॉर्म के साथ आप प्रत्येक स्थान का स्टॉक अलग-अलग रखते हैं लेकिन आप यह सब एक ही डैशबोर्ड पर देखते हैं, और किसी भी बिंदु से बिक्री को वास्तविक समय में सही इन्वेंट्री से छूट दी जाती है।