Comment faire un inventaire physique sans fermer votre entreprise

Avant de compter : se préparer ou échouer

80% de la réussite d'un inventaire se décide avant de compter la première pièce. Sans préparation, vous vous retrouvez avec des décomptes en double, des zones oubliées et des différences que personne ne peut expliquer.

• Geler les mouvements : définir une fenêtre (nuit ou dimanche) sans entrées ni sorties. Si vous ne pouvez pas fermer, marquez clairement ce qui arrive pendant le décompte pour compter séparément.
• Commandez avant de compter : marchandises du même SKU regroupées, allées dégagées, produit endommagé séparé.
• Divisez l'espace en zones numérotées et attribuez des gestionnaires par zone – personne ne compte « où il se situe ».
• Imprimez ou téléchargez des listes de comptage sur l'application SANS stock théorique visible : le comptage « à l'aveugle » empêche les personnes de confirmer le numéro du système sans compter.
• Définir au préalable comment sont enregistrés les constats : produit sans étiquette, endommagé ou périmé.

Le décompte : méthode de double vérification

La norme professionnelle est le double comptage : une personne compte chaque zone et les différences par rapport au système sont racontées par une DIFFÉRENTE personne. Seules les différences confirmées par le deuxième décompte sont corrigées.

Avec un lecteur de codes-barres (ou un appareil photo de téléphone portable avec une application comme celle d'Aura), compter implique de scanner et de saisir le montant - sans papier ni capture ultérieure, d'où naissent la moitié des erreurs.

Après avoir compté : l'ajustement est le moins important, la compréhension est tout

Une fois le décompte terminé, le système devrait vous montrer les différences : restes et ruptures par SKU, valorisés en argent. L'ajustement du système au nombre réel prend un seul clic. L’essentiel vient plus tard : comprendre POURQUOI il y avait des différences.

• Pénuries concentrées sur des produits petits et coûteux : schéma typique du vol de fourmis.
• Même des pénuries dans de nombreux SKU : il s’agit généralement d’un processus : ventes non enregistrées, transferts non capturés, reçus mal comptés.
• Restes : réceptions presque toujours non capturées ou retours non enregistrés. Un excédent n'est PAS une bonne nouvelle : c'est le même manque de contrôle avec un autre signe.
• Calculez votre pourcentage de démarque inconnue (différence de valeur / valeur de stock). Au-dessus de 1 à 2 % dans le commerce de détail, vous avez un problème actif à attaquer.

Comptage cyclique : la fin des inventaires souffrants

Le secret d’une entreprise disposant d’un inventaire fiable n’est pas le décompte annuel géant : c’est le comptage cyclique. Chaque semaine, vous comptez une petite partie : les produits A (les plus précieux ou les plus vendus) plusieurs fois par an, les produits C une seule fois.

Quinze minutes d'inventaire cyclique par jour maintiennent la précision de votre inventaire au-dessus de 95 % toute l'année, détectent les fuites en quelques jours (pas en décembre) et font de l'inventaire annuel une procédure et non un événement traumatisant.

Dans Aura, le module d'inventaire suggère ce qu'il faut compter chaque semaine, enregistre les décomptes depuis le téléphone portable avec un scanner et applique les ajustements avec un audit de qui a compté quoi et quand. Tout ce qui concerne vos ventes, vos achats et vos entrepôts.