Kuinka laskuttaa (CFDI 4.0) ilman virheitä tai sakkoja SAT:lta

Mikä muuttui CFDI 4.0:n myötä

CFDI 4.0 on Meksikon nykyinen versio sähköisestä laskusta, ja sen suuri ero aikaisempiin versioihin verrattuna on vaatimus, että lähettäjän ja vastaanottajan tiedot vastaavat 100 % SAT:n rekisteröimiä tietoja. Enemmän tai vähemmän ei enää riitä: nimen tai yrityksen nimen, RFC:n ja verotusosoitteen postinumeron on oltava samat kuin verostatustodistuksessa.

Tämä kuulostaa tiukalta, ja sitä se onkin, mutta siinä on logiikka: vähennä veropetoksia ja apokryfisiä laskuja. Sivuvaikutuksena on yksi pieni virhe – yksi ylimääräinen aksentti, "S.A. de C.V." puuttuu tai puuttuu, vanha postinumero – aiheuttaa leiman hylkäämisen tai laskun menemisen pieleen. Siksi on nyt niin tärkeää kysyä asiakkaalta päivitetty verotustodistus ennen laskutusta.

Tiedot, jotka eivät voi epäonnistua

Kelvollinen CFDI 4.0 riippuu siitä, että nämä kentät ovat täydellisiä. Ne kannattaa tietää, vaikka järjestelmäsi täyttäisi ne puolestasi:

• Vastaanotin RFC: tarkka, ei aukkoja tai virheitä. Sen on oltava olemassa ja aktiivinen.
• Nimi tai yrityksen nimi: identtinen todistuksen kanssa, isoja kirjaimia noudattaen ja ilman yritysjärjestelmää, jos sertifikaatti ei sisällä sitä.
• Vastaanottajan verotusosoitteen postinumero: se on vastaanottajan, ei sinun, ja sen on vastattava todistusta.
• Vastaanottajan verojärjestelmä: SAT vahvistaa, että se on yhteensopiva CFDI:n ilmoitetun käytön kanssa.
• CFDI:n käyttö: mihin asiakas käyttää laskua (yleiset kulut, tavaroiden hankinta jne.). Sen on oltava johdonmukainen hoitosi kanssa.
• Tuote- tai palveluavain ja yksikköavain: SAT-luettelot, jotka kuvaavat myymääsi.

Yleisimmät virheet (ja niiden välttäminen)

Useimmat laskutusongelmat eivät ole harvinaisia ​​tapauksia: ne ovat samoja toistuvia virheitä. Niiden tunteminen säästää päänsärkyltä:

• Vanhentuneet vastaanottajatiedot: Asiakas vaihtoi osoitetta tai järjestelmää eikä ilmoittanut sinulle. Ratkaisu: pyydä päivitetty varmenne.
• CFDI:n käyttö ei ole yhteensopiva järjestelmäsi kanssa: järjestelmä hylkää sen. Ratkaisu: käytä päivitettyjä luetteloita ja vahvista ennen soittoa.
• Laskutus summilla, jotka eivät vastaa maksua: jos veloitat erissä, tarvitset maksulisän (REP).
• Peruuttaminen väärin: uudistuksen jälkeen CFDI:n peruuttaminen edellyttää syyn perustelemista ja monissa tapauksissa vastaanottajan hyväksyntää. Se ei ole niin yksinkertaista kuin poistaminen.
• Numero myöhässä: leimaukselle ja maksulisäkkeiden myöntämiselle on määräajat. Myöhästyminen aiheuttaa ongelmia.

Maksun täydennys: suuri unohdettu

Yksi yleisimmistä sudenkuopat on maksulisäosan eli REP:n huomiotta jättäminen. Sääntö on tämä: jos teet laskun "Maksu kerralla", mutta todellisuudessa he maksavat sinulle myöhemmin, tai jos noutat erissä, sinun on laadittava maksutyyppi CFDI aina, kun vastaanotat rahaa.

Monet yritykset laativat talletuslaskun ja unohtavat täydennyksen, kun he lopulta keräävät, ja tämä jättää heidän ja asiakkaansa kirjanpidon keskeneräiseksi ennen SAT:tä. Hyvä järjestelmä muistuttaa – tai luo automaattisesti – lisäyksen, kun rekisteröit maksun ja sulkee ympyrän ilman, että sinun tarvitsee muistaa.

Bill ilman pelkoa Auran kanssa

Tapa poistaa laskutusvirheet on olla luottamatta muistiin tai manuaaliseen kaappaamiseen. Aurassa CFDI 4.0 -laskutus on integroitu myyntiisi ja asiakasluetteloosi: kun suljet myynnin, CFDI luodaan jo vahvistetuilla tiedoilla, oikeilla tuotetunnuksilla ja automaattisesti suoritetuilla ALV-laskelmilla.

Järjestelmä tarkistaa verotiedot ennen leimaamista, joten RFC- tai postinumerovirheet havaitaan ennen kuitin lähettämistä, ei sen jälkeen. Ja koska maksut ovat myös alustalla, maksulisäosat luodaan aikanaan ilman, että sinun tarvitsee jahtaa niitä. Laskutus lakkaa olemasta stressin ja sakkojen lähde, ja siitä tulee uusi askel myyntivirrassa, joka tapahtuu lähes itsestään.