Πώς να ελέγξετε το απόθεμά σας και να σταματήσετε να χάνετε χρήματα

Γιατί το κακό απόθεμα σας κοστίζει χρήματα τώρα

Κάθε προϊόν που βρίσκεται στην αποθήκη σας είναι παγωμένο κεφάλαιο: χρήματα που ξοδέψατε και αυτά δεν επιστρέφουν μέχρι να τα πουλήσετε. Και κάθε προϊόν που ξεπουλιέται ακριβώς όταν το θέλει ο πελάτης είναι μια χαμένη πώληση, συχνά για πάντα, επειδή ο πελάτης πηγαίνει στον ανταγωνισμό.

Η έλλειψη ελέγχου αποθέματος βλάπτει μέρη που δεν βλέπετε καν: κεφάλαιο παγιδευμένο σε πράγματα που δεν εναλλάσσονται, χαμένες πωλήσεις λόγω ελλείψεων, απώλειες λόγω ληγμένων ή κατεστραμμένων προϊόντων και ώρες που η ομάδα σας μετράει με το χέρι τι θα έκανε ένα σύστημα μόνο του. Συνολικά, είναι μια από τις μεγαλύτερες και πιο ήσυχες διαρροές χρημάτων για μια ΜΜΕ.

Βήμα 1: να έχετε πραγματικά δεδομένα, όχι κατά προσέγγιση

Δεν μπορείτε να ελέγξετε αυτό που δεν μετράτε καλά. Το πρώτο βήμα είναι να σταματήσετε να λειτουργείτε με το «Νομίζω ότι έχω περίπου δέκα» και να αρχίσετε να γνωρίζετε ακριβώς τι έχετε, πόσο και πού. Χωρίς αξιόπιστα δεδομένα, όλα τα άλλα είναι εικασίες.

• Καταγράψτε κάθε είσοδο και έξοδο όπως συμβαίνει, όχι στο τέλος της ημέρας ή από τη μνήμη.
• Χρησιμοποιήστε κωδικούς (SKU και barcodes) για να αναγνωρίσετε κάθε προϊόν χωρίς σύγχυση.
• Εκτελέστε μετρήσεις κύκλων: Αντί για ένα τεράστιο ετήσιο απόθεμα, μετρήστε ένα κομμάτι κάθε εβδομάδα και κρατήστε τους αριθμούς ενημερωμένους.
• Εάν έχετε πολλά σημεία, κρατήστε το απόθεμα χωρισμένο ανά τοποθεσία αλλά ορατό σε ένα σημείο.

Βήμα 2: ορίστε ελάχιστα, μέγιστα και αναδιάταξη σημείων

Ο έλεγχος των αποθεμάτων δεν μετράει για λόγους μέτρησης, αλλά λαμβάνει καλύτερες αποφάσεις αγορών. Για αυτό χρειάζεστε ξεκάθαρους κανόνες ανά προϊόν που σας λένε πότε και πόσα να παραγγείλετε, ώστε να μην υπερβείτε ή να υστερήσετε.

• Ελάχιστο απόθεμα: η ποσότητα κάτω από την οποία κινδυνεύετε από ελλείψεις. Παρακάτω εδώ, πρέπει να ξαναπαραγγείλετε.
• Σημείο αναπαραγγελίας: Σκεφτείτε πόσο χρόνο χρειάζεται ο προμηθευτής σας για να προμηθεύσει. Αν χρειαστεί μια εβδομάδα, παραγγείλτε ξανά πριν σας τελειώσει οτιδήποτε.
• Μέγιστο απόθεμα: το ανώτατο όριο που δεν πρέπει να ξεπεραστεί για να μην παγώσει το κεφάλαιο ή να μην υπάρξει κίνδυνος απώλειας.
• Ταξινομήστε τα προϊόντα σας: αυτά που πουλάνε περισσότερο και αφήνουν τα περισσότερα περιθώρια (τα αστέρια) αξίζουν περισσότερη προσοχή από αυτά με χαμηλό τζίρο.

Βήμα 3: Επίθεση στις τρεις κλασικές αποδράσεις

Υπάρχουν τρεις τρόποι με τους οποίους το απόθεμα εξοικονομεί χρήματα. Ο καλός έλεγχος καταπολεμά και τα τρία ταυτόχρονα:

• Υπεραπόθεμα: χρήματα παγιδευμένα σε πράγματα που δεν εναλλάσσονται. Πολεμάται με ξεκάθαρα μέγιστα και αναθεώρηση ποια προϊόντα δεν έχουν μετακινηθεί εδώ και μήνες.
• Stockout: χαμένες πωλήσεις λόγω εξάντλησης από αυτά που θέλουν οι άνθρωποι. Αγωνίζεται με ελάχιστα και καλά τοποθετημένα σημεία αναδιάταξης.
• Απόβλητα: προϊόν που χαλάει, σπάει ή χάνεται. Καταπολεμείται με εναλλαγή λόγω λήξης (ό,τι πρώτο, φεύγει πρώτο) και συχνές μετρήσεις που εντοπίζουν έγκαιρα ελλείψεις.

Βήμα 4: Συνδέστε το απόθεμα με τις πωλήσεις σας

Αυτό είναι το κλειδί που διαχωρίζει τις επιχειρήσεις που ελέγχουν το απόθεμά τους από αυτές που υποφέρουν από αυτό: το απόθεμα δεν πρέπει να είναι ξεχωριστό Excel, πρέπει να συνδέεται με τις πωλήσεις σας σε πραγματικό χρόνο. Κάθε πώληση πρέπει να κάνει αυτόματα έκπτωση στο απόθεμα, σε όλα τα κανάλια σας ταυτόχρονα.

Όταν το απόθεμα και οι πωλήσεις συνδέονται, το σύστημα σας προειδοποιεί πριν ξεμείνετε από κάτι, σας δείχνει τι κινείται και τι όχι και σας εμποδίζει να πουλήσετε αυτό που δεν έχετε πλέον. Όταν χωρίζονται, είσαι πάντα ένα βήμα πίσω, διορθώνοντας τα λάθη αντί να τα αποτρέπεις.

Πώς σας βοηθά η Αύρα

Στην Aura, το απόθεμα συνδέεται με την υπόλοιπη λειτουργία σας από την πρώτη μέρα. Κάθε πώληση, ανεξάρτητα από το αν έγινε μέσω του καταστήματός σας, του Mercado Libre ή του σημείου πώλησης, κάνει έκπτωση στο απόθεμα άμεσα και σε όλα τα κανάλια σας, ώστε να βλέπετε πάντα πραγματικό απόθεμα.

Ορίζετε ελάχιστα και παραγγείλετε πόντους ανά προϊόν και το σύστημα σας ειδοποιεί όταν κάτι πρόκειται να τελειώσει, ώστε να μπορείτε να παραγγείλετε ξανά εγκαίρως. Οι αναφορές σάς δείχνουν ποια προϊόντα εναλλάσσονται καλά, ποια έχουν σταματήσει εδώ και μήνες, παγώνοντας το κεφάλαιό σας και πού έχετε ελλείψεις, ώστε να μπορείτε να αγοράζετε καλύτερα. Εάν διαχειρίζεστε πολλές αποθήκες ή καταστήματα, βλέπετε το απόθεμα καθενός σε έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου.

Η βασική ιδέα είναι απλή: σταματήστε να χάνετε χρήματα και από τις δύο πλευρές. Ούτε υπεραγοράστε αυτό που δεν πουλάτε, ούτε ξεμείνετε από αυτό που είναι. Με πραγματικά δεδομένα και αυτόματες ειδοποιήσεις, το απόθεμά σας μετατρέπεται από πονοκέφαλο σε περιουσιακό στοιχείο.