Was Sie vor der Ausstellung Ihrer ersten Rechnung benötigen
Für die Rechnungsstellung in Mexiko benötigen Sie genau vier Dinge, die alle vor dem SAT kostenlos sind: Ihren aktiven RFC mit Rechnungspflicht, Ihre aktuelle E-Signatur (früher FIEL), ein Digital Seal Certificate (CSD) und ein Abrechnungssystem, das mit einem autorisierten PAC verbunden ist.
Der häufigste Fehler besteht darin, e.firma mit CSD zu verwechseln. Die elektronische Signatur identifiziert Sie vor dem SAT als Person (sie wird für Verfahren verwendet); Das CSD ist das Zertifikat, mit dem Sie jede Rechnung „signieren“. Der CSD wird mit Ihrer E-Signatur vom SAT-Portal in etwa 10 Minuten generiert und die Aktivierung dauert bis zu 72 Stunden.
- Aktiver RFC mit einem Regime, das die Abrechnung ermöglicht (RESICO, Geschäftsaktivität, juristische Person usw.).
- e.gültige Unterschrift – wird nach Vereinbarung beim SAT bearbeitet, dauert 4 Jahre.
- Mit der SAT Certifica-App generierter und in Ihr Abrechnungssystem hochgeladener CSD.
- Ein PAC (Authorized Certification Provider), der klingelt: Sie beauftragen ihn fast nie direkt, er ist in Ihrer Abrechnungssoftware enthalten.
Der Abrechnungsprozess Schritt für Schritt
Sobald der CSD konfiguriert ist, erfolgt die Ausgabe eines CFDI 4.0 immer nach dem gleichen Ablauf. Mit einem guten System erledigen sich die Schritte 2 bis 5 in Sekundenschnelle von selbst.
- 1. Sie erfassen die Daten des Kunden: RFC, GENAUER Firmenname, wie er in seiner Steuerstatusbescheinigung erscheint, Postleitzahl und Steuersystem. In CFDI 4.0 wird bei jeder Abweichung die Stempelung abgelehnt.
- 2. Sie fügen die Konzepte mit ihrem Produkt-/Dienstleistungsschlüssel aus dem SAT-Katalog und dem Einheitenschlüssel hinzu.
- 3. Sie definieren die Verwendung des CFDI (G01-Erfassung, G03-Ausgaben, zu definierendes P01 existiert in 4.0 nicht mehr), Zahlungsmethode (PUE und Ausstellung / PPD-Partialitäten) und Zahlungsmethode.
- 4. Das System versiegelt die Rechnung bei Ihrem CSD und sendet sie an das PAC, das sie stempelt und beim SAT registriert.
- 5. Sie liefern dem Kunden das XML (das eigentliche Steuerdokument) und das PDF (die gedruckte Darstellung).
Die Fehler, die dazu führen, dass Sie Rechnungen ablehnen
CFDI 4.0 führt eine Validierung anhand von SAT-Datenbanken in Echtzeit durch, sodass Fehler bereits beim Klingeln erkannt werden und nicht erst danach. Dies sind diejenigen, die im Jahr 2026 die meisten Rechnungen ablehnen:
- Firmenname mit minimalen Abweichungen: „S.A. DE C.V.“ geschrieben, wenn der Datensatz es nicht enthält. In 4.0 wird der Firmenname OHNE Unternehmensform verwendet.
- Die Postleitzahl des Empfängers, die nicht mit seiner registrierten Steueradresse übereinstimmt.
- Die Steuerregelung des Empfängers ist mit der gewählten Verwendung von CFDI nicht vereinbar.
- Abrechnung mit einem abgelaufenen oder widerrufenen CSD – überprüfen Sie die Gültigkeit jedes Jahr.
- Stellen Sie PUE (Zahlung bei einer Messe) aus, wenn der Kunde später zahlt: PPD + Zahlungszuschlag bei Abholung der Korrespondenz.
Abrechnung im Zusammenhang mit Ihrem Betrieb: echte Einsparungen
Die Rechnungsstellung „von Hand“ im SAT-Portal ist kostenlos, lässt sich aber nicht skalieren: Sie erfassen alles zweimal (einmal in Ihrer Verkaufskontrolle, ein weiteres auf der Rechnung) und es sind keine Inventur, Inkasso oder Berichte damit verbunden.
Der eigentliche Unterschied besteht in der Rechnungsstellung über dasselbe System, in dem Sie verkaufen. In Aura kann jeder Verkauf vom Point of Sale, dem Online-Shop oder eine CRM-Bestellung mit einem Klick in CFDI umgewandelt werden: Die Kundendaten sind bereits erfasst, die Stempelung erfolgt automatisch und die Rechnung senkt den Lagerbestand und speist gleichzeitig Ihre Buchhaltung.
Darüber hinaus ermöglicht die Selbstfakturierung Ihrem Kunden, seinen CFDI allein über einen Link mit seinem Kaufbeleg zu generieren – Ihr Team braucht keine Zeit für die Frage „Können Sie mir dieses Ticket in Rechnung stellen?“.
Wie viel kostet die Rechnungsstellung im Jahr 2026?
Die Kosten pro Ring liegen in Mexiko je nach Anbieter und Volumen zwischen 0,50 und 2 MXN, zuzüglich der monatlichen Softwaregebühr. „Lose“ Abrechnungssysteme kosten 200–600 MXN/Monat, aber sie berechnen nur: kein Inventar, keine Sammlungen, keine Verkäufe.
Wenn Sie bereits das gesamte Unternehmen betreiben müssen, ist ein System, bei dem die Abrechnung ein weiteres Modul ist, praktisch. Aura umfasst CFDI 4.0-Abrechnung mit Stempeln, Zahlungszusätzen, Stornierungen und Selbstfakturierung im Rahmen des Aura One-Plans sowie POS, Inventar, CRM und WhatsApp. Sie können es 14 Tage lang für 14 USD testen.
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Kann ich ohne Zähler abrechnen?
Ja. Die Ausgabe von CFDI ist ein technischer Prozess, den jedes moderne System automatisiert. Der Buchhalter ist für Ihre Steuerstrategie und Ihre Steuererklärungen immer noch wertvoll, aber Sie benötigen ihn nicht für die Ausstellung jeder Rechnung.
Was passiert, wenn mein Kunde mir seine Steuerstatusbescheinigung nicht vorlegt?
Ohne den richtigen RFC, die richtige Postleitzahl und das richtige Regime klingelt CFDI 4.0 nicht. Wenn der Kunde die Rechnung nicht liefert, können Sie die Rechnung mit dem globalen CFDI an die Öffentlichkeit ausstellen (generischer RFC XAXX010101000).
Wie lange muss ich einen Verkauf in Rechnung stellen?
Die allgemeine Regel des SAT besteht darin, den CFDI zum Zeitpunkt der Transaktion und spätestens am Monatsende zusammen mit dem globalen CFDI für den Verkauf an die breite Öffentlichkeit auszugeben.
Was ist ein Zahlungszuschlag und wann stelle ich ihn aus?
Wenn Sie eine Rechnung mit der PPD-Methode (Ratenzahlung oder aufgeschoben) erstellen, müssen Sie bei jedem Zahlungseingang innerhalb der ersten 5 Kalendertage des auf den Zahlungseingang folgenden Monats einen Zahlungsaufschlag ausstellen.