Was bedeutet CFDI?
CFDI ist die Abkürzung für Digital Tax Receipt over the Internet. Dies ist der offizielle Name der elektronischen Rechnung in Mexiko: ein digitales Dokument mit steuerlicher Gültigkeit, das einen Kauf-, Verkaufs- oder Servicevorgang vor dem Tax Administration Service (SAT) unterstützt.
Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einem einfachen PDF ist ein CFDI eine XML-Datei mit einer standardisierten Struktur, die vom SAT validiert und registriert wird. Die aktuelle Version ist CFDI 4.0, die in den Pflichtbetrieb trat und strengere Regeln für die Daten mit sich bringt, die genau mit den Steuerinformationen des Senders und des Empfängers übereinstimmen müssen.
Wie funktioniert das Stempeln?
Das Stempeln ist der Schritt, der einen Rechnungsentwurf in einen gültigen CFDI umwandelt. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wird die Datei an einen PAC (Authorized Certification Provider) gesendet, ein vom SAT autorisiertes Unternehmen, Belege zu validieren und zu versiegeln. Das PAC prüft, ob alles korrekt ist, fügt das SAT-Digitalsiegel und ein eindeutiges Fiskalfolio (UUID) hinzu und sendet es bereits „gestempelt“, also mit amtlicher Gültigkeit, zurück.
Dieser Vorgang erfolgt in Sekundenschnelle und gibt der Rechnung Rechtssicherheit. Ohne Stempel ist ein Dokument kein gültiger CFDI und wird nicht zum Abzug oder zur Gutschrift von Steuern verwendet. Aus diesem Grund muss jedes seriöse Abrechnungssystem mit einem PAC verbunden sein, um klingeln zu können.
Welche Daten benötigt CFDI 4.0?
Version 4.0 verschärfte die Anforderungen, um Fehler und Betrug zu reduzieren. Dies sind die wichtigsten Daten, die Sie mitführen müssen und die mit der Steuerbescheinigung übereinstimmen müssen:
- Name oder Firmenname des Empfängers, genau so geschrieben, wie er auf dem SAT steht.
- RFC des Senders und Empfängers.
- Postleitzahl der Steueradresse des Empfängers.
- Steuersystem des Empfängers.
- Verwendung des CFDI (wofür der Empfänger die Rechnung verwenden wird).
- Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen mit Ihrem SAT-Katalogcode.
- Aufschlüsselung der Steuern (Mehrwertsteuer, gegebenenfalls Quellensteuer).
Was ist das Zahlungs-Plugin?
Der Zahlungszuschlag (oder CFDI mit Zahlungseingangszusatz, kurz REP genannt) ist eine besondere Art der Quittung, die bei Ratenzahlung einer Rechnung oder nach deren Ausstellung ausgestellt wird. Es dient der Erfassung, wann und wie das Geld tatsächlich eingegangen ist.
In der Praxis: Wenn Sie eine Rechnung „auf Kredit“ (zur späteren Zahlung) ausstellen, wird die Originalrechnung als „zahlbar“ gekennzeichnet, und wenn der Kunde Sie bezahlt, müssen Sie einen Zahlungszusatz ausstellen, der diese Zahlung mit der Rechnung verknüpft. Dies ermöglicht dem SAT eine vollständige Rückverfolgbarkeit zwischen dem, was in Rechnung gestellt wird, und dem, was eingezogen wird. Eine gute Verwaltung von Zahlungszusätzen ist einer der verwirrendsten Aspekte für Unternehmen, und eine schlechte Verwaltung führt zu Steuerunterschieden.
Wie Aura es löst
Aura hat die elektronische Rechnungsstellung CFDI 4.0 in dasselbe System integriert, in dem Sie Ihre Verkäufe generieren, sodass die Rechnungsstellung kein separater Vorgang ist: Bei einer Bestellung, einem Verkaufsstellenticket oder einer Online-Bestellung geben Sie den CFDI mit einem Klick aus und Aura kümmert sich automatisch um die Stempelung mit dem PAC.
Das System überprüft vor dem Stempeln, ob die Steuerdaten des Empfängers vollständig und korrekt sind, damit Ihre Rechnung nicht zurückgesendet wird, und verwaltet Zahlungsergänzungen, wenn Sie eine Rechnung auf Gutschrift erstellen. Alles ist im XML- und PDF-Format archiviert und für Ihre Buchhaltung bereit. Anstatt zwischen Ihrem Verkaufssystem und einem separaten Abrechnungsportal zu wechseln, sind Verkauf und Rechnungsstellung in Aura Teil desselben Ablaufs, und künstliche Intelligenz kann Ihnen dabei helfen, Rechnungen auszustellen oder anzuzeigen, indem Sie einfach danach fragen.
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Was ist der Unterschied zwischen CFDI 3.3 und CFDI 4.0?
Version 4.0 ist aktuell und verpflichtend. Es erfordert mehr Daten und muss genau mit den Steuerinformationen des SAT (Name, Postleitzahl und Regime des Empfängers) übereinstimmen, was in 3.3 bei dieser Genauigkeit nicht erforderlich war.
Muss ich zum Klingeln ein separates PAC beauftragen?
Bei einem integrierten Abrechnungssystem wie Aura ist das Klingeln mit dem PAC bereits im Ablauf enthalten, sodass Sie diese Verbindung nicht selbst verwalten müssen.
Wann sollte ich einen Zahlungszuschlag ausstellen?
Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, die später (auf Kredit) oder in Raten bezahlt wird. Nach Eingang jeder Zahlung müssen Sie einen Nachtrag ausstellen, der diese mit der Originalrechnung verknüpft.
Ist ein Point-of-Sale-Ticket eine CFDI-Rechnung?
Nein. Das Ticket ist ein Verkaufsnachweis, hat aber keine steuerliche Gültigkeit und kann nicht abgezogen werden. Hierzu muss der Kunde die Rechnung (CFDI) anfordern. In Aura können Sie es direkt aus dem POS-Verkauf generieren.
Was passiert, wenn ich eine CFDI mit falschen Daten ausstelle?
Ein CFDI mit Daten, die nicht mit dem SAT übereinstimmen, kann bei der Stempelsteuer abgelehnt werden oder dem Empfänger steuerliche Probleme bereiten. Aus diesem Grund ist ein System, das die Daten vor dem Klingeln validiert, praktisch, wie es Aura tut.