So erstellen Sie Rechnungen (CFDI 4.0) ohne Fehler oder Bußgelder vom SAT

Was sich mit CFDI 4.0 geändert hat

CFDI 4.0 ist die aktuelle Version der elektronischen Rechnung in Mexiko und der große Unterschied zu früheren Versionen besteht in der Anforderung, dass die Daten des Absenders und Empfängers zu 100 % mit den vom SAT registrierten Daten übereinstimmen müssen. „Mehr oder weniger“ reicht nicht mehr aus: Der Name bzw. Firmenname, der RFC und die Postleitzahl der Steueradresse müssen mit der Steuerstatusbescheinigung identisch sein.

Das klingt streng und ist es auch, hat aber eine Logik: Hinterziehung und apokryphe Rechnungen reduzieren. Der Nebeneffekt ist, dass ein kleiner Fehler – ein zusätzlicher Akzent, „S.A. de C.V.“ B. fehlt oder fehlt, eine alte Postleitzahl – führt dazu, dass der Stempel abgelehnt wird oder die Rechnung fehlerhaft ist. Aus diesem Grund ist es jetzt so wichtig, den Kunden vor der Rechnungsstellung um seinen aktualisierten Steuernachweis zu bitten.

Die Daten, die nicht ausfallen können

Ein gültiger CFDI 4.0 hängt davon ab, dass diese Felder perfekt sind. Sie sind wissenswert, auch wenn Ihr System sie für Sie ausfüllt:

• Empfänger-RFC: exakt, keine Lücken oder Fehler. Es muss vorhanden und aktiv sein.
• Name oder Firmenname: identisch mit dem Zertifikat, unter Beachtung der Großbuchstaben und ohne Unternehmensform, wenn das Zertifikat diese nicht enthält.
• Postleitzahl der Steueradresse des Empfängers: Sie gehört dem Empfänger, nicht Ihnen, und muss mit Ihrer Bescheinigung übereinstimmen.
• Steuersystem des Empfängers: Der SAT bestätigt, dass es mit der erklärten Verwendung von CFDI vereinbar ist.
• Verwendung des CFDI: wofür der Kunde die Rechnung verwenden wird (allgemeine Ausgaben, Erwerb von Waren usw.). Es muss mit Ihrem Regime übereinstimmen.
• Produkt- oder Serviceschlüssel und Einheitenschlüssel: SAT-Kataloge, die beschreiben, was Sie verkaufen.

Die häufigsten Fehler (und wie man sie vermeidet)

Bei den meisten Abrechnungsproblemen handelt es sich nicht um seltene Fälle, sondern um wiederholte Fehler. Wenn Sie sie kennen, ersparen Sie sich Kopfschmerzen:

• Veraltete Empfängerdaten: Der Kunde hat seine Adresse oder sein Regime geändert und Sie nicht benachrichtigt. Lösung: Fordern Sie Ihr aktualisiertes Zertifikat an.
• Die Verwendung von CFDI ist mit Ihrem System nicht vereinbar: Das System lehnt sie ab. Lösung: Verwenden Sie aktualisierte Kataloge und überprüfen Sie diese, bevor Sie klingeln.
• Rechnungsstellung mit Beträgen, die nicht zur Zahlung passen: Wenn Sie in Raten zahlen, benötigen Sie den Zahlungszusatz (REP).
• Falsch stornieren: Seit der Reform erfordert die Stornierung eines CFDI die Begründung des Grundes und in vielen Fällen die Akzeptanz des Empfängers. Es ist nicht so einfach wie das Löschen.
• Verspätete Ausstellung: Es gelten Fristen für die Stempelung und Ausstellung von Zahlungsergänzungen. Zu spät zu kommen schafft Probleme.

Die Zahlungsergänzung: das große Vergessen

Eine der häufigsten Fallstricke ist das Ignorieren des Zahlungszusatzes (REP). Die Regel lautet: Wenn Sie eine Rechnung als „Pauschalzahlung“ ausstellen, Sie aber in Wirklichkeit später auszahlen, oder wenn Sie in Raten einziehen, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie Geld erhalten, eine Zahlungsart CFDI ausstellen.

Viele Unternehmen stellen die Anzahlungsrechnung aus und vergessen beim endgültigen Einzug den Zuschlag, sodass ihre Buchhaltung und die ihres Kunden vor dem SAT unvollständig sind. Ein gutes System erinnert Sie an den Zuschlag oder generiert ihn automatisch, wenn Sie die Zahlung registrieren, und schließt so den Kreis, ohne dass Sie sich daran erinnern müssen.

Bill ohne Angst mit Aura

Die Möglichkeit, Abrechnungsfehler zu vermeiden, besteht darin, sich nicht auf den Speicher oder die manuelle Erfassung zu verlassen. In Aura ist die CFDI 4.0-Abrechnung in Ihre Verkäufe und Ihren Kundenkatalog integriert: Wenn Sie einen Verkauf abschließen, wird der CFDI mit den bereits validierten Daten, den richtigen Produktschlüsseln und automatisch durchgeführten Mehrwertsteuerberechnungen generiert.

Das System validiert die Steuerdaten vor dem Stempeln, sodass RFC- oder Postleitzahlenfehler vor dem Senden der Quittung erkannt werden, nicht erst danach. Und da die Gebühren auch auf der Plattform abgerechnet werden, werden Zahlungszusätze zu gegebener Zeit generiert, ohne dass Sie diese nachholen müssen. Die Rechnungsstellung ist keine Quelle von Stress und Bußgeldern mehr, sondern wird zu einem weiteren Schritt im Verkaufsfluss, der fast von selbst geschieht.