Abans de comptar: prepara o fracassa
El 80% de lèxit dun inventari es decideix abans de comptar la primera peça. Sense preparació, acabes amb recomptes duplicats, zones oblidades i diferències que ningú no sap explicar.
- Congela moviments: defineix una finestra (nit o diumenge) sense entrades ni sortides. Si no pots tancar, marca clarament el que arribi durant el comptatge per explicar-ho a part.
- Ordena abans de comptar: mercaderia d'un mateix SKU junta, passadissos clars, producte danyat separat.
- Divideix l'espai en zones numerades i assigna responsables per zona — ningú no explica "on caigui".
- Imprimeix o carrega a l'app les llistes de comptatge SENSE les existències teòriques visibles: comptar "a cegues" evita que la gent confirmi el número del sistema sense comptar.
- Defineix des d'abans com es registren les troballes: producte sense etiqueta, malmès o vençut.
El recompte: mètode de doble verificació
L'estàndard professional és el doble comptatge: una persona compta cada zona, i les diferències contra el sistema es tornen a comptar per una persona DISTINTA. Només les diferències confirmades pel segon compteig s'ajusten.
Amb lector de codi de barres (o la càmera del mòbil amb una app com la d'Aura), el recompte és escanejar i teclejar quantitat — sense paper ni captura posterior, que és on neixen la meitat dels errors.
Després de comptar: ajustar és el menys important, entendre és tot
Acabat el recompte, el sistema t'ha de mostrar les diferències: sobrants i faltants per SKU, valoritzats en diners. Ajustar el sistema al recompte real pren un clic. El més valuós ve després: entendre PER QUÈ hi va haver diferències.
- Faltants concentrats en productes petits i cars: patró típic de robatori formiga.
- Faltants semblants a molts SKUs: sol ser procés — vendes sense registrar, traspassos sense capturar, recepcions mal comptades.
- Sobrants: gairebé sempre recepcions no capturades o devolucions sense registrar. Un sobrant NO és bona notícia: és el mateix descontrol amb un altre signe.
- Calcula el teu percentatge de minvament (diferència valoritzada / valor de l'inventari). A dalt d'1-2% en retail, tens un problema actiu d'atacar.
Compteig cíclic: la fi dels inventaris de patiment
El secret dels negocis amb inventari fiable no és el recompte anual gegant: és el recompte cíclic. Cada setmana comptes una porció petita — els productes A (més valuosos o més venuts) diverses vegades l'any, els C una sola vegada.
Quinze minuts diaris de comptatge cíclic mantenen la teva exactitud d'inventari a dalt del 95% tot l'any, detecten fuites en dies (no al desembre) i fan que l'inventari anual sigui un tràmit i no pas un esdeveniment traumàtic.
A Aura, el mòdul d'inventari et suggereix què comptar cada setmana, registra els recomptes des del cel·lular amb escàner i aplica els ajustaments amb auditoria de qui va explicar què i quan. Tot connectat a les vendes, compres i magatzems.
Recursos d'Aura esmentats
Deixa d'enganxar eines. Opera tot el teu negoci amb Aura.
ERP, CRM, punt de venda, facturació, WhatsApp i més — en un únic sistema amb IA que treballa per tu. Prova 14 dies per $14.
Comença la teva prova →Preguntes freqüents
Cada quant he de fer inventari físic?
Un inventari general almenys una vegada a l'any (idealment al tancament fiscal) i comptatges cíclics setmanals dels teus productes més importants. El cíclic és allò que manté l'exactitud alta entre inventaris generals.
Quanta gent necessito per fer una presa d'inventari?
Regla pràctica: una persona compta entre 300 i 600 SKU per jornada segons l'ordre del magatzem. Divideix el teu total de SKU entre això i afegeix un verificador per cada 3-4 comptadors.
Què faig amb diferències d'inventari?
Confirma-les amb segon comptatge, ajusta el sistema perquè reflecteixi la realitat, i registra l'ajust valoritzat (és deduïble com a minva complint requisits fiscals). Després investiga la causa arrel: sense això, la diferència torna.
Puc fer inventari sense tancar la botiga?
Sí, amb comptatge cíclic per zones en horaris de baixa afluència, o comptant de nit. L'important és congelar els moviments de la zona que estàs comptant i registrar a part allò que es vengui durant el comptatge.