Tổng đài điện thoại và điện thoại IP là gì?

Công tắc điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại—về mặt kỹ thuật được gọi là PBX, dành cho Tổng đài chi nhánh tư nhân—là hệ thống quản lý và chỉ đạo các cuộc gọi trong công ty. "Trung tâm" là nơi quyết định mỗi cuộc gọi sẽ đi đến đâu: nó nhận những cuộc gọi đến, phân phối chúng giữa các máy nhánh hoặc phòng ban và cho phép các cuộc gọi được thực hiện ra nước ngoài chia sẻ cùng một đường dây.

Nếu không có công tắc, mỗi điện thoại sẽ cần có đường dây bên ngoài riêng và sẽ không có cách nào để chuyển cuộc gọi hoặc có một số liên lạc duy nhất. Bộ chuyển mạch cho phép một công ty có 20 nhân viên hoạt động với một số chính duy nhất và phân phối các cuộc gọi một cách có trật tự.

Điện thoại IP là gì?

Điện thoại IP—còn gọi là VoIP, nghĩa là Thoại qua IP—là công nghệ truyền các cuộc gọi thoại qua Internet thay vì đường dây điện thoại đồng truyền thống. Nói một cách đơn giản, nó chuyển đổi giọng nói của bạn thành dữ liệu và gửi nó qua cùng một mạng mà bạn sử dụng để duyệt.

Điều này đã thay đổi luật chơi. Trước đây, công tắc là một hộp vật lý đắt tiền được lắp đặt trong văn phòng, với dây cáp ở khắp mọi nơi và một kỹ thuật viên bảo trì. Với điện thoại IP, bộ chuyển mạch có thể hoạt động trên đám mây: không cần mua phần cứng, nó được định cấu hình từ màn hình và nhóm của bạn có thể trả lời cuộc gọi từ máy tính xách tay hoặc điện thoại di động mọi lúc mọi nơi.

Ưu điểm của điện thoại IP so với điện thoại truyền thống là rõ ràng:

• Nó chi phí ít hơn nhiều, đặc biệt là cho các cuộc gọi đường dài.
• Không cần phần cứng hoặc hệ thống dây điện đặc biệt.
• Nhóm của bạn có thể trả lời cuộc gọi từ bất cứ đâu có internet.
• Nó tích hợp với CRM và hệ thống kinh doanh của bạn.
• Mở rộng quy mô dễ dàng: Việc thêm tiện ích mở rộng chỉ là một cú nhấp chuột chứ không phải là một công việc.

IVR là gì và nó hoạt động như thế nào?

IVR—Phản hồi bằng giọng nói tương tác—là menu giọng nói chào đón bạn khi bạn gọi cho một công ty: "quay số 1 để bán hàng, 2 để được hỗ trợ". Chức năng của nó là tự động chuyển từng cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc người mà không cần con người phải trả lời và chuyển cuộc.

IVR được cấu hình tốt có nghĩa là không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ và khách hàng sẽ liên hệ được với người có thể giúp đỡ họ một cách nhanh chóng. Nó có thể cung cấp thông tin cơ bản (lịch trình, chỉ đường), xếp hàng cuộc gọi, đề nghị gọi lại và thậm chí định tuyến dựa trên lịch trình. Trong các hệ thống hiện đại, IVR thậm chí có thể hiểu những gì khách hàng nói và phản hồi bằng trí tuệ nhân tạo chứ không chỉ bằng các menu âm thanh.

Tại sao nó quan trọng với doanh nghiệp của bạn?

Điện thoại thường là mối liên hệ thực sự đầu tiên giữa khách hàng và doanh nghiệp của bạn, và một cuộc gọi nhỡ hoặc được trả lời kém là việc bán hàng sẽ không còn nữa. Công tắc đám mây mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Một số chuyên nghiệp duy nhất có phần mở rộng theo khu vực.
• Không có cuộc gọi nào bị mất: hàng đợi, hộp thư và cuộc gọi lại.
• Báo cáo về số lượng cuộc gọi đến, được trả lời và bị mất.
• Ghi âm cuộc gọi để đảm bảo chất lượng và đào tạo.
• Sự chú ý từ mọi nơi, lý tưởng cho các nhóm ở xa.

Aura giải quyết nó như thế nào

Aura bao gồm một bộ chuyển mạch điện thoại đám mây với điện thoại IP được tích hợp vào cùng một nền tảng nơi CRM và hộp thư đến của bạn hoạt động. Điều này có nghĩa là khi có cuộc gọi đến, Aura đã biết khách hàng là ai, hiển thị lịch sử của họ và ghi lại cuộc trò chuyện cùng với các tương tác còn lại của họ thông qua WhatsApp, email hoặc mạng.

Bạn có thể thiết lập IVR của mình bằng các menu và tiện ích mở rộng mà không cần chạm vào một dây cáp nào, trả lời từ máy tính hoặc điện thoại di động, ghi âm cuộc gọi và xem báo cáo về tất cả lưu lượng điện thoại. Và vì trí tuệ nhân tạo của Aura chạy ở chế độ nền nên nó có thể ghi lại các cuộc gọi, tóm tắt nội dung đã thảo luận và tự động tạo các nhiệm vụ tiếp theo. Điện thoại không còn là một hòn đảo nữa mà chỉ trở thành một phần khác trong hồ sơ của khách hàng.