Đối chiếu ngân hàng là gì và làm thế nào để tự động hóa nó?

Hòa giải ngân hàng chính xác là gì?

Đối chiếu là so sánh hai phiên bản của cùng một câu chuyện: những gì bạn ghi trong sổ sách (kế toán của bạn) với những gì ngân hàng báo cáo trên bảng sao kê tài khoản của bạn. Lý tưởng nhất là cả hai phiên bản đều nói cùng một điều. Trong thực tế, chúng gần như không bao giờ trùng khớp trong lần đầu tiên và đó là lúc công việc thám tử bắt đầu.

Sự khác biệt có những cách giải thích thông thường: séc bạn đã viết nhưng nhà cung cấp vẫn chưa chuyển tiền mặt, khoản phí ngân hàng đã khấu trừ và bạn không viết ra, tiền đặt cọc từ khách hàng đã đến nhưng bạn chưa nhận được hoặc tiền lãi kiếm được. Việc đối chiếu bao gồm việc xác định từng điểm khác biệt này cho đến khi cả hai số dư đã điều chỉnh đều giống hệt nhau.

Khi hoàn thành, bạn có một sự chắc chắn đáng giá như vàng: số tiền mà hệ thống của bạn nói là số tiền thực sự tồn tại trong ngân hàng. Nếu không có điều đó, bất kỳ quyết định nào bạn đưa ra – trả lương, mua hàng tồn kho, đầu tư – đều dựa trên một con số có thể bị thổi phồng.

Tại sao đây là biện pháp bảo vệ đầu tiên chống lại gian lận và sai sót

Hòa giải không phải là giấy tờ vì lợi ích của nó. Đây là cơ chế rẻ nhất và hiệu quả nhất để phát hiện vấn đề trước khi chúng phát triển. Một khoản phí trùng lặp, một khoản chuyển khoản mà bạn chưa bao giờ ủy quyền, một nhân viên đã chuyển tiền, một khách hàng cho biết họ đã thanh toán nhưng tiền chưa bao giờ đến—tất cả những điều đó đều hiển thị khi bạn so sánh từng dòng một.

• Phát hiện các khoản phí không được nhận dạng: hoa hồng ẩn, phí trùng lặp hoặc giao dịch gian lận mà lẽ ra không được chú ý.
• Xác nhận rằng khách hàng đã thực sự thanh toán: ngăn bạn tiếp tục cung cấp cho người đang mắc nợ vì chuyển khoản của họ chưa bao giờ được gửi.
• Cân đối các khoản phải thu và phải trả của bạn với thực tế: bạn biết hóa đơn nào đã được thu và hóa đơn nào vẫn đang chờ xử lý.
• Nó giúp bạn chuẩn bị cho kỳ thi SAT và kiểm toán: kế toán đối chiếu là kế toán có thể bảo vệ được.

Cách thực hiện từng bước (phương pháp thủ công)

Hiểu quy trình thủ công sẽ giúp bạn đánh giá cao lý do tại sao tự động hóa nó lại thay đổi cuộc sống. Dòng chảy cổ điển là như thế này:

• Hãy tập hợp bảng sao kê ngân hàng trong kỳ (thường là tháng) và hồ sơ kế toán của bạn trong cùng kỳ.
• Lấy số dư cuối kỳ của ngân hàng làm điểm bắt đầu.
• Đánh dấu từng chuyển động xuất hiện ở cả hai bên: nếu nó ở trong ngân hàng và trên sổ sách của bạn thì nó đã được đối chiếu.
• Xác định các mặt hàng đang được vận chuyển: séc được phát hành mà không thu tiền mặt, tiền gửi được thực hiện mà không phản ánh và điều chỉnh chúng.
• Ghi vào sổ những khoản ngân hàng tính mà bạn không ghi: hoa hồng, lãi, VAT trên hoa hồng.
• Cộng và trừ cho đến khi số dư ngân hàng đã điều chỉnh bằng số dư đã điều chỉnh trên sổ sách của bạn. Nếu nó phù hợp, bạn đã hoàn tất. Nếu không, hãy kiểm tra lại.

Chi phí tiềm ẩn khi làm việc đó bằng tay

Đối với doanh nghiệp ít thao tác thì việc đối chiếu bằng tay trên Excel là điều có thể chấp nhận được. Nhưng ngay khi bạn có nhiều tài khoản, thiết bị đầu cuối thanh toán, chuyển khoản SPEI hàng ngày và hàng chục hoặc hàng trăm giao dịch mỗi tháng, quy trình thủ công sẽ trở nên lãng phí hàng giờ. Tệ hơn nữa: nó dễ xảy ra lỗi của con người. Một chữ số được nắm bắt kém và bạn mất cả buổi chiều để tìm kiếm sự chênh lệch là hai trăm peso.

Nhiều chủ sở hữu trì hoãn việc hòa giải “khi có thời gian” và thời điểm đó không bao giờ đến. Kết quả là việc hạch toán bị chậm nhiều tháng so với kế hoạch và cuối cùng khi họ xem xét lại, các lỗi đã tích lũy nhiều đến mức việc sửa chúng tốn nhiều chi phí hơn.

Cách tự động hóa việc hòa giải với Aura

Về cốt lõi, việc đối chiếu ngân hàng là vấn đề khớp dữ liệu: khớp từng giao dịch ngân hàng với bản ghi tương ứng trong hệ thống của bạn. Đó chỉ là loại nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà bạn nên giao cho phần mềm.

Trong Aura, mô-đun tài chính và kế toán nhập các chuyển động của ngân hàng của bạn và tự động tham chiếu chéo chúng với doanh thu, hóa đơn và chi phí hiện có trên nền tảng. Vì doanh số bán hàng, đơn đặt hàng và hóa đơn CFDI của bạn ở cùng một nơi nên hệ thống có thể nhận ra rằng khoản tiền gửi 4.350 USD tương ứng với hóa đơn bạn phát hành ngày hôm qua và tự nó khớp với hóa đơn đó. Bạn chỉ kiểm tra các trường hợp ngoại lệ—những gì không bổ sung—thay vì kiểm tra mọi thứ.

Điều đó biến nhiệm vụ hàng giờ thành một phút và mang lại cho bạn thứ thậm chí còn có giá trị hơn: số dư ngân hàng đáng tin cậy theo thời gian thực chứ không phải số dư bạn phát hiện muộn ba tháng. Khi việc đối chiếu được thực hiện tự động, nó sẽ không còn là nhiệm vụ bạn ghét nữa mà trở thành một bảng điều khiển mà bạn tham khảo.