Cách lập hóa đơn (CFDI 4.0) không có lỗi hoặc bị phạt từ SAT

Điều gì đã thay đổi với CFDI 4.0

CFDI 4.0 là phiên bản hóa đơn điện tử hiện tại ở Mexico và điểm khác biệt lớn của nó so với các phiên bản trước đó là yêu cầu dữ liệu của người gửi và người nhận phải khớp 100% với những gì SAT đã đăng ký. “Nhiều hay ít” không còn đủ: tên hoặc tên công ty, RFC và mã bưu chính của địa chỉ thuế phải giống với Giấy chứng nhận tình trạng thuế.

Điều này nghe có vẻ nghiêm ngặt, nhưng thực tế là vậy, nhưng nó có logic: giảm tình trạng trốn tránh và hóa đơn ngụy tạo. Tác dụng phụ là một lỗi nhỏ—thêm một giọng, "S.A. de C.V." bị thiếu hoặc thiếu, mã zip cũ—làm cho tem bị từ chối hoặc hóa đơn bị sai. Đó là lý do tại sao điều quan trọng hiện nay là yêu cầu khách hàng cung cấp Bằng chứng về Tình trạng Thuế được cập nhật trước khi lập hóa đơn cho họ.

Dữ liệu không thể thất bại

CFDI 4.0 hợp lệ phụ thuộc vào việc các trường này có hoàn hảo hay không. Chúng đáng được biết ngay cả khi hệ thống của bạn điền chúng cho bạn:

• RFC của máy thu: chính xác, không có khoảng trống hoặc sai sót. Nó phải tồn tại và hoạt động.
• Tên hoặc tên công ty: trùng với giấy chứng nhận, viết hoa và không có chế độ công ty nếu giấy chứng nhận không có.
• Mã bưu chính địa chỉ thuế của người nhận: đó là của người nhận chứ không phải của bạn và phải khớp với chứng chỉ của bạn.
• Chế độ thuế của người nhận: SAT xác nhận rằng nó tương thích với việc sử dụng CFDI đã khai báo.
• Sử dụng CFDI: khách hàng sẽ sử dụng hóa đơn để làm gì (chi phí chung, mua hàng hóa, v.v.). Nó phải phù hợp với chế độ của bạn.
• Khóa sản phẩm hoặc dịch vụ và khóa đơn vị: Danh mục SAT mô tả những gì bạn bán.

Những lỗi phổ biến nhất (và cách tránh chúng)

Hầu hết các vấn đề về thanh toán không phải là trường hợp hiếm gặp: chúng là những lỗi lặp đi lặp lại giống nhau. Biết chúng giúp bạn đỡ đau đầu:

• Dữ liệu người nhận đã lỗi thời: khách hàng đã thay đổi địa chỉ hoặc chế độ và không thông báo cho bạn. Giải pháp: yêu cầu chứng chỉ cập nhật của bạn.
• Việc sử dụng CFDI không tương thích với chế độ của bạn: hệ thống từ chối nó. Giải pháp: sử dụng danh mục cập nhật và xác thực trước khi đổ chuông.
• Lập hoá đơn với số tiền không khớp với khoản thanh toán: nếu bạn tính phí theo từng đợt, bạn cần có khoản bổ sung thanh toán (REP).
• Hủy sai: kể từ khi cải cách, việc hủy CFDI đòi hỏi phải chứng minh lý do và trong nhiều trường hợp là sự chấp nhận của người nhận. Nó không đơn giản như việc xóa.
• Phát hành quá thời hạn: có thời hạn đóng dấu và cấp phụ lục nộp tiền. Đến muộn tạo ra vấn đề.

Phần bổ sung thanh toán: sự lãng quên vĩ đại

Một trong những cạm bẫy phổ biến nhất là bỏ qua tiện ích thanh toán bổ sung hoặc REP. Quy tắc là thế này: nếu bạn phát hành hóa đơn dưới dạng "Thanh toán một lần" nhưng trên thực tế họ sẽ thanh toán cho bạn sau hoặc nếu bạn thu tiền theo từng đợt, bạn phải phát hành loại thanh toán CFDI mỗi khi bạn nhận được tiền.

Nhiều doanh nghiệp phát hành hóa đơn đặt cọc và quên mất khoản bổ sung khi cuối cùng họ thu tiền, điều đó khiến cho kế toán của họ và khách hàng của họ không đầy đủ trước SAT. Một hệ thống tốt sẽ nhắc nhở bạn—hoặc tự động tạo—phần bổ sung khi bạn đăng ký thanh toán, đóng vòng kết nối mà bạn không cần phải nhớ.

Bill không sợ hãi với Aura

Cách để loại bỏ lỗi thanh toán là không dựa vào bộ nhớ hoặc chụp thủ công. Trong Aura, thanh toán CFDI 4.0 được tích hợp với hoạt động bán hàng và danh mục khách hàng của bạn: khi bạn kết thúc giao dịch bán hàng, CFDI được tạo với dữ liệu đã được xác thực, với khóa sản phẩm chính xác và tính toán VAT được thực hiện tự động.

Hệ thống xác thực dữ liệu thuế trước khi dán tem nên phát hiện lỗi RFC hoặc mã bưu điện trước khi gửi biên nhận chứ không phải sau đó. Và vì các khoản phí cũng tồn tại trên nền tảng nên các tiện ích thanh toán bổ sung sẽ được tạo vào đúng thời điểm mà bạn không cần phải tìm kiếm chúng. Việc lập hóa đơn không còn là nguồn gây căng thẳng và phạt tiền nữa mà trở thành một bước khác trong quy trình bán hàng gần như tự diễn ra.