Tự động hóa một quy trình là gì?
Tự động hóa một quy trình là cấu hình phần mềm để chỉ thực hiện một chuỗi nhiệm vụ mà bạn thực hiện thủ công ngày hôm nay, được kích hoạt bởi một sự kiện và tuân theo các quy tắc mà bạn xác định. Cấu trúc luôn giống nhau: khi “điều này” xảy ra, hãy làm “điều đó”. Khi có đơn hàng đến, hóa đơn sẽ được tạo. Khi khách hàng không thanh toán trong ba ngày, hãy gửi cho họ lời nhắc. Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới một mức nhất định, nó sẽ đặt hàng cho nhà cung cấp.
Điều quan trọng là phải phân biệt được giữa những nhiệm vụ đòi hỏi sự phán xét của con người và những nhiệm vụ chỉ yêu cầu tuân theo một quy trình. Việc quyết định chiến lược định giá cho doanh nghiệp của bạn cần một người có tư duy. Gửi email chào mừng đến từng khách hàng mới, không: đó là cùng một email, với các bước giống nhau, mọi lúc. Loại nhiệm vụ thứ hai này là một ứng cử viên hoàn hảo cho tự động hóa và nó thường là nơi mà thời gian trôi đi nhiều nhất mà chúng ta không nhận ra.
Làm thế nào để biết điều gì là tốt nhất cho bạn để tự động hóa
Không phải mọi thứ đều được tự động hóa và cũng không thuận tiện để làm điều đó. Một ứng cử viên tự động hóa tốt đáp ứng một số dấu hiệu sau:
- Nó lặp đi lặp lại: bạn làm điều đó nhiều lần trong ngày, tuần hoặc tháng.
- Nó tuân theo các quy tắc rõ ràng: nó có thể được mô tả là "nếu điều này xảy ra, hãy làm điều đó", mà không phụ thuộc vào sự hài hước hay phán xét.
- Nó dễ xảy ra lỗi của con người: thu thập dữ liệu, sao chép số liệu, không quên theo dõi. Chỉ là nơi mọi người mắc sai lầm vì họ mệt mỏi.
- Bản thân nó không cung cấp giá trị: không ai trả tiền cho bạn để nhập cùng một dữ liệu vào ba hệ thống; Họ trả tiền cho bạn cho kết quả.
- Nó rơi vào tình trạng hay quên: không theo dõi, không gửi lời nhắc, mất phí.
Ví dụ về các quy trình mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều có thể tự động hóa
Nói tóm lại, đây là những quy trình phổ biến trong đó tự động hóa mang lại hiệu quả nhanh chóng, bất kể vòng quay:
- Bán hàng: gửi link thanh toán, xác nhận đơn hàng, thông báo khi lô hàng rời đi và thu hồi xe bị bỏ quên.
- Chú ý: Trả lời ngay các câu hỏi thường gặp, theo dõi yêu cầu và yêu cầu đánh giá sau khi giải quyết.
- Tài chính: tạo hóa đơn khi kết thúc bán hàng, đối chiếu các khoản thanh toán đến ngân hàng và thông báo các khoản phải thu quá hạn.
- Hàng tồn kho: sắp xếp lại sản phẩm khi chúng giảm xuống dưới mức tối thiểu và cảnh báo tình trạng thiếu hàng trước khi bạn hết hàng để bán.
- Tiếp thị: gửi chuỗi chào mừng, kích hoạt lại khách hàng không hoạt động và lên lịch xuất bản mà không cần chờ xử lý.
Làm thế nào để bắt đầu mà không phá vỡ bất cứ điều gì
Sai lầm phổ biến nhất là muốn tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Cách hợp lý là dần dần và có thể kiểm chứng:
- Bắt đầu với một nhiệm vụ duy nhất, nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt nhất mà bạn có thể nghĩ ra. Một chiến thắng nhanh chóng có sức thuyết phục hơn một kế hoạch tuyệt vời.
- Trước tiên hãy tự động hóa ở chế độ được giám sát: hãy để hệ thống chuẩn bị hành động và nhờ con người phê duyệt cho đến khi bạn tin tưởng vào hành động đó.
- Đo lường kết quả: nó mang lại cho bạn bao nhiêu giờ, nó tránh được bao nhiêu sai lầm. Những gì được đo lường được cải thiện.
- Buông dây buộc: khi quá trình tự động hóa cho thấy nó hoạt động tốt, hãy để nó tự chạy và chuyển sang phần tiếp theo.
- Luôn để phanh: quy định rõ ràng về thời điểm hệ thống nên dừng và thông báo cho một người.
Tự động hóa với trí thông minh: Bước nhảy vọt của Aura
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc cứng nhắc: nếu điều này xảy ra, hãy làm chính xác điều đó. Hoạt động rất tốt cho các quy trình có thể dự đoán được. Nhưng nhiều quy trình kinh doanh có những sắc thái mà một quy tắc cố định không bao gồm: khách hàng viết khác đi, một tình huống không thể lường trước được. Đó là lúc AI đưa tự động hóa lên một tầm cao hơn vì nó có thể hiểu bối cảnh và quyết định chứ không chỉ làm theo kịch bản.
Aura kết hợp cả hai thế giới. Nó có các luồng tự động cho các trình tự rõ ràng (khi có đơn hàng, hãy thực hiện chuỗi bước này) và các tác nhân AI cho những việc cần phán đoán (hiểu cuộc trò chuyện và phản hồi tốt). Vì mọi thứ đều nằm trong cùng một hệ thống nên tự động hóa xuyên suốt các phòng ban mà không gặp vấn đề gì: việc bán hàng kích hoạt hóa đơn, cập nhật hàng tồn kho, đăng ký khách hàng và lên lịch theo dõi mà không cần ai di chuyển một phần dữ liệu bằng tay. Aura Pilot có thể tự động điều phối phần lớn hoạt động đó trong giới hạn mà bạn phê duyệt. Mục tiêu rất đơn giản và trung thực: để nhóm của bạn ngừng làm công việc của robot và cống hiến hết mình cho những việc mà chỉ con người mới có thể làm.
Dừng dán công cụ. Vận hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn với Aura.
ERP, CRM, điểm bán hàng, thanh toán, WhatsApp và hơn thế nữa — trong một hệ thống duy nhất có AI phù hợp với bạn. Dùng thử 14 ngày với giá 14 USD.
Bắt đầu dùng thử →Câu hỏi thường gặp
Những gì có thể được tự động hóa trong một doanh nghiệp?
Bất kỳ nhiệm vụ lặp đi lặp lại nào tuân theo các quy tắc rõ ràng: tạo hóa đơn, gửi liên kết thanh toán, ghi nhớ các cuộc hẹn, khôi phục các giỏ hàng bị bỏ rơi, đối chiếu các khoản thanh toán, sắp xếp lại hàng tồn kho và theo dõi khách hàng. Quy tắc rất đơn giản: nếu nó có thể được mô tả là "khi điều này xảy ra, hãy làm điều đó", nó có thể được tự động hóa.
Có phải tự động hóa chỉ dành cho các công ty có ngân sách dành cho công nghệ?
Không còn nữa. Các nền tảng hiện đại mang đến khả năng tự động hóa sẵn sàng để cấu hình mà không cần lập trình. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tự động hóa việc theo dõi, lập hoá đơn và nhắc nhở trong cùng một ngày mà không cần thuê nhà phát triển hoặc mua cơ sở hạ tầng.
Sự khác biệt giữa tự động hóa và AI là gì?
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc cố định: nếu chính xác A xảy ra, hãy thực hiện chính xác B. AI hiểu ngữ cảnh và quyết định, do đó, nó xử lý các trường hợp có sắc thái mà quy tắc cứng nhắc không bao gồm. Lý tưởng nhất là kết hợp cả hai: quy tắc cho những gì có thể dự đoán được và AI cho những gì cần phải phán đoán.
Tôi phải bắt đầu tự động hóa từ đâu mà không gặp rủi ro khi vận hành?
Quá trình này bắt đầu bằng một nhiệm vụ duy nhất, có tính lặp lại cao, ở chế độ được giám sát (hệ thống chuẩn bị hành động và con người phê duyệt hành động đó). Đo lường kết quả và khi cô ấy mang lại cho bạn sự tự tin, hãy để cô ấy chạy một mình và chuyển sang bước tiếp theo. Tự động hóa từng chút một và có phanh rõ ràng sẽ tránh được sự sợ hãi.