Що таке звірка банків і як її автоматизувати?

Що таке звірка банків?

Узгодження — це порівняння двох версій однієї історії: те, що ви записали у своїх книгах (вашому бухгалтерському обліку), з тим, що повідомляє банк у виписці з вашого рахунку. В ідеалі обидві версії розповідають те саме. На практиці вони майже ніколи не збігаються з першого разу, і тут починається детективна робота.

Відмінності мають звичайні пояснення: чек, який ви виписали, але постачальник ще не перерахував, комісія, яку банк утримав, а ви не записали, депозит від клієнта, який надійшов, але ви ще не взяли, або зароблені відсотки. Узгодження полягає в ідентифікації кожної з цих відмінностей, поки обидва баланси, скориговані, не стануть ідентичними.

Коли ви закінчите, ви будете впевнені, що це золота: гроші, які каже ваша система, є грошима, які насправді існують у банку. Без цього будь-яке ваше рішення — виплата заробітної плати, купівля запасів, інвестиції — базується на цифрі, яку можна завищити.

Чому це перший захист від шахрайства та помилок

Примирення – це не паперова тяганина заради самого себе. Це найдешевший і найефективніший механізм виявлення проблем до того, як вони наростуть. Подвійне стягнення плати, переказ, який ви ніколи не санкціонували, працівник, який перенаправив кошти, клієнт, який каже, що заплатив, але гроші так і не надійшли, — усе це виявляється, коли ви порівнюєте рядок за рядком.

• Виявляйте нерозпізнані платежі: приховані комісії, дублікати платежів або шахрайські транзакції, які в іншому випадку залишилися б непоміченими.
• Підтвердьте, що клієнти справді заплатили: не дозволяйте вам продовжувати постачати комусь, хто був у боргах, тому що їхній переказ не був депонований.
• Збалансуйте свою дебіторську та кредиторську заборгованість із реальністю: ви знаєте, які рахунки-фактури вже зібрано, а які ще очікують на розгляд.
• Він готує вас до SAT та аудитів: узгоджена бухгалтерська звітність є обґрунтованою.

Як це зробити покроково (ручний спосіб)

Розуміння ручного процесу допоможе вам зрозуміти, чому його автоматизація змінює життя. Класичний потік виглядає так:

• Зберіть виписку з банківського рахунку за період (зазвичай місяць) і ваші облікові записи за той самий період.
• Візьміть кінцевий баланс банку як відправну точку.
• Позначте кожен рух, який з’являється з обох сторін: якщо він є в банку та у ваших книгах, він узгоджений.
• Визначайте предмети в дорозі: чеки, видані без готівки, депозити, зроблені без відображення, і коригуйте їх.
• Запишіть у своїх книгах те, що банк стягував, а ви не записали: комісійні, відсотки, ПДВ на комісії.
• Додавайте та віднімайте, поки скоригований баланс банку не зрівняється зі скоригованим балансом у ваших книгах. Якщо він підходить, готово. Якщо ні, перевірте ще раз.

Прихована вартість виконання вручну

Для бізнесу з невеликою кількістю операцій звірка вручну в Excel допустима. Але як тільки у вас є кілька облікових записів, платіжний термінал, щоденні перекази SPEI і десятки чи сотні транзакцій на місяць, ручний процес стає марною тратою годин. Що ще гірше: він схильний до людських помилок. Одна погано вловлена ​​цифра, і ви витратите півдня на пошуки різниці у двісті песо.

Багато власників відкладають примирення «на час», а цей час так і не настає. У результаті бухгалтерія відстає від графіка на місяці, а коли її нарешті перевіряють, помилок уже накопичилося так багато, що їх виправлення коштує набагато дорожче.

Як автоматизувати звірку за допомогою Aura

Банківська звірка — це, по суті, проблема зіставлення даних: зіставлення кожної банківської операції з відповідним записом у вашій системі. Це саме той вид повторюваних завдань, які ви повинні делегувати програмному забезпеченню.

В Aura модуль фінансів і бухгалтерського обліку імпортує рух вашого банку та автоматично порівнює їх із продажами, рахунками-фактурами та витратами, які вже є на платформі. Оскільки ваші продажі, ваші замовлення та виставлення рахунків CFDI знаходяться в одному місці, система може розпізнати, що депозит у розмірі 4350 доларів США відповідає рахунку-фактурі, який ви виставили вчора, і порівнює його самостійно. Ви перевіряєте лише винятки — те, що не підійшло, — замість того, щоб перевіряти все.

Це перетворює годинне завдання на хвилинне та дає вам щось ще більш цінне: надійний банківський баланс у режимі реального часу, а не той, який ви дізнаєтесь із запізненням на три місяці. Коли узгодження відбувається автоматично, воно перестає бути завданням, яке ви ненавидите, і стає інформаційною панеллю, до якої ви звертаєтесь.