Бухгалтерський облік – це не те саме, що податки
Багато власників плутають «бухгалтерію» зі «сплатою податків». Вони пов’язані, але не однакові. Бухгалтерський облік — це впорядкований облік усього, що надходить у ваш бізнес і виходить з нього: продажі, покупки, витрати, позики, зарплати. Податки – це лише наслідок цієї реєстрації.
Коли ви добре ведете бухгалтерський облік, податки майже самі розраховуються, тому що у вас уже є впорядкована вся інформація. Якщо у вас його немає, кожна декларація перетворюється на гонку в останню хвилину в пошуках рахунків-фактур поштою, у WhatsApp і в ящиках. Різниця між обома сценаріями не в бухгалтерському таланті, а в звичці все записувати вчасно.
Подумайте про це так: бухгалтерський облік призначений спочатку для вас (щоб знати, як працює ваш бізнес), а потім для SAT. Якщо ви розглядаєте це лише як податкове зобов’язання, ви втрачаєте його найбільшу перевагу, а саме прийняття кращих рішень.
По-перше, визначте свій податковий режим
У Мексиці, скільки і як ви декларуєте, залежить від вашого режиму. Ви не можете добре вести свій бухгалтерський облік, не знаючи, в якому з них ви працюєте. Найпоширенішими для МСП і підприємців є:
- RESICO (Спрощений режим довіри): низькі ставки ISR на дохід, розроблені для осіб із доходом до певного ліміту та для МСП. Дуже популярний завдяки своїй простоті.
- Ділова та професійна діяльність: для фізичних осіб, які вираховують витрати; більш гнучкий у відрахуваннях, але з більшими зобов’язаннями.
- Загальний правовий режим (юридичні особи): для компаній, зареєстрованих як компанії. Повна електронна бухгалтерія та інші вимоги.
- RIF (припиняється, але деякі все ще перебувають у дорозі): режим податкової реєстрації для малих платників податків.
Документи, які ТАК або ТАК ви повинні зберігати
SAT працює з CFDI (електронними рахунками). Ваш облік будується на цих квитанціях, тому їх втрата означає втрату податкової підтримки. Зберігайте впорядковано та з резервною копією:
- Дохід CFDI: кожен рахунок-фактура, який ви виставляєте своїм клієнтам (XML, а не лише PDF).
- Витрати CFDI: кожен рахунок-фактура, який ваші постачальники видають вам за те, що ви купуєте. Без цього ви не можете зробити висновок.
- Платіжна відомість CFDI: квитанції з печатками ваших співробітників.
- Виписки з банківських рахунків: підтримка ваших грошових переміщень.
- Платіжні надбавки (REP): коли ви отримуєте або оплачуєте частинами або після дати рахунку-фактури.
Основний метод: запис, класифікація, огляд
Бухгалтерський облік у найпростішому варіанті — це триступеневий цикл, який ви постійно повторюєте. Вам не потрібно володіти подвійною грою, щоб почати в порядку:
- Записуйте кожен рух, коли він відбувається, а не через місяці. Продаж, витрата, оплата: увійти в систему того ж дня.
- Класифікуйте кожен рух за категорією: продажі, вартість товарів, дохід, зарплата, реклама, послуги. Категорії – це те, що говорить вам, куди йдуть ваші гроші.
- Періодично переглядайте звіти: звіт про прибутки та збитки (виграні або програні), баланс (що у вас є і що ви винні) і рух готівки (скільки реальних грошей надійшло і вийшло).
Чому централізація всього в одному місці змінює все
Найпоширенішою помилкою малих і середніх підприємств є розпорошення інформації: продажі з одного боку, рахунки-фактури поштою, витрати в блокноті, банк у додатку. Коли приходить час декларувати чи з’ясовувати, скільки ви заробили, складати все це докупи – тортури.
Тут вас врятує платформа управління. В Aura бухгалтерський облік не живе ізольовано: він харчується тим, що вже відбувається у вашому бізнесі. Кожен продаж, який ви записуєте, генерує свій запис, кожен рахунок-фактура CFDI, який ви виставляєте, пов’язується, усі витрати, які ви фіксуєте, класифікуються, а модуль банківської звірки автоматично балансує банк. Коли приходить кінець місяця, ви не будуєте свою бухгалтерію з нуля: вона вже побудована.
Це означає, що ви можете переглядати звіт про доходи в режимі реального часу, а не чекати, поки лічильник «закриє місяць». І коли ваш бухгалтер прийде, замість того, щоб фіксувати все, просто перевірте та перевірте. Менше годин зйомки, менше помилок, менше стресу. Бухгалтерія перестає бути монстром у шафі, а стає радою, з якою ви радите приймати рішення.
Припиніть прилипання інструментів. Керуйте своїм бізнесом разом з Aura.
ERP, CRM, точки продажу, виставлення рахунків, WhatsApp тощо — в одній системі з штучним інтелектом, яка працює на вас. Спробуйте 14 днів за 14 доларів.
Розпочніть пробну версію →Часті запитання
Чи можу я вести бухгалтерський облік самостійно чи потрібен бухгалтер?
Для щоденного запису та контролю можна і потрібно задіяти хорошу систему. Для офіційних декларацій, особливо якщо ви є юридичною особою, бажано, щоб бухгалтер перевірив і підписав їх. Ідеальною є змішана модель: програмне забезпечення все організовує, а бухгалтер лише стежить і закриває.
Що таке електронний облік, який вимагає SAT?
Це зобов’язання зберігати свої бухгалтерські записи в цифровому форматі та, залежно від вашого режиму, надсилати їх до SAT (план рахунків, пробний баланс і правила, якщо це необхідно). Система, яка генерує ці файли, позбавляє вас ручної роботи з їх збирання.
Що станеться, якщо я не збережу XML своїх видаткових накладних?
Ви не можете вирахувати ці витрати. PDF-файлу недостатньо перед SAT: дійсним доказом є XML-файл. Ось чому система, яка автоматично завантажує та зберігає ваш CFDI з SAT, є зручною, щоб не залежати від постачальника, який надсилає його вам.
Як часто я повинен оновлювати свій облік?
В ідеалі кожен день або принаймні щотижня. Чим він свіжіший, тим корисніший для прийняття рішень і тим легше його декларувати. Залишити все до кінця місяця або дати подання – це рецепт хаосу.