Як виставити рахунок (CFDI 4.0) без помилок або штрафів від SAT

Що змінилося з CFDI 4.0

CFDI 4.0 є поточною версією електронного рахунка-фактури в Мексиці, і його великою відмінністю від попередніх версій є вимога, щоб дані відправника та одержувача на 100% збігалися з тим, що зареєстровано SAT. «Більш-менш» уже недостатньо: ім’я або назва компанії, RFC та поштовий індекс податкової адреси мають збігатися з довідкою про податковий статус.

Це звучить строго, і це так, але в цьому є логіка: зменшити ухиляння та апокрифічні рахунки. Побічний ефект полягає в тому, що одна маленька помилка — один додатковий наголос, «S.A. de C.V.» відсутній або відсутній, старий поштовий індекс — це призводить до того, що штамп буде відхилено або рахунок-фактура буде неправильним. Ось чому зараз так важливо попросити клієнта надати оновлене підтвердження податкового статусу перед виставленням рахунка.

Дані, які не можуть підвести

Дійсний CFDI 4.0 залежить від ідеальних полів. Їх варто знати, навіть якщо ваша система заповнює їх замість вас:

• RFC приймача: точний, без пропусків чи помилок. Вона повинна існувати і бути активною.
• Ім'я або назва компанії: ідентична сертифікату, з дотриманням великих літер і без корпоративного режиму, якщо сертифікат не містить його.
• Поштовий індекс податкової адреси одержувача: він належить одержувачу, а не вашому, і має відповідати вашому сертифікату.
• Податковий режим одержувача: SAT підтверджує, що він сумісний із заявленим використанням CFDI.
• Використання CFDI: для чого клієнт використовуватиме рахунок-фактуру (загальні витрати, придбання товарів тощо). Воно повинно відповідати вашому режиму.
• Ключ продукту чи послуги та ключ одиниці: каталоги SAT, які описують, що ви продаєте.

Найпоширеніші помилки (і як їх уникнути)

Більшість проблем із виставленням рахунків не є поодинокими випадками: це ті самі помилки, які повторюються. Знання їх позбавить вас головного болю:

• Застарілі дані одержувача: клієнт змінив адресу або режим і не повідомив вас. Рішення: попросіть оновлений сертифікат.
• Використання CFDI несумісне з вашим режимом: система його відхиляє. Рішення: використовуйте оновлені каталоги та перевіряйте перед тим, як дзвонити.
• Виставлення рахунків із сумами, що не відповідають платежу: якщо ви стягуєте плату частинами, вам потрібна доплата (REP).
• Неправильне скасування: після реформи скасування CFDI вимагає обґрунтування причини та, у багатьох випадках, згоди одержувача. Це не так просто, як видалити.
• Видача несвоєчасно: є терміни проштампування та видачі доплат. Запізнення створює проблеми.

Доповнення до оплати: великий забутий

Однією з найпоширеніших пасток є ігнорування платіжної надбудови або REP. Правило таке: якщо ви виставляєте рахунок-фактуру як «Платіж одноразово», але насправді вони збираються заплатити вам пізніше, або якщо ви збираєте в розстрочку, ви повинні виставляти тип платежу CFDI щоразу, коли отримуєте гроші.

Багато компаній виписують рахунок-фактуру на депозит і забувають про надбавку, коли вони нарешті стягують кошти, і це залишає їх бухгалтерський облік і обліковий запис їхніх клієнтів незавершеними до SAT. Хороша система нагадує вам — або автоматично генерує — додаток, коли ви реєструєте платіж, замикаючи коло без необхідності запам’ятовувати.

Рахунок без страху з аурою

Спосіб усунення помилок виставлення рахунків полягає в тому, щоб не покладатися на пам’ять або ручне захоплення. В Aura виставлення рахунків CFDI 4.0 інтегровано з вашими продажами та каталогом клієнтів: коли ви закриваєте продаж, CFDI генерується з уже підтвердженими даними, з правильними ключами продукту та з автоматичним обчисленням ПДВ.

Система перевіряє податкові дані перед штампуванням, тому помилки RFC або поштового індексу виявляються до надсилання квитанції, а не після. А оскільки стягнення плати також здійснюється на платформі, платіжні надбудови генеруються вчасно, і вам не потрібно їх переслідувати. Виставлення рахунків перестає бути джерелом стресу та штрафів і стає ще одним кроком у потоці продажів, який відбувається майже сам собою.