Як контролювати свій інвентар і не втрачати гроші

Чому поганий інвентар зараз коштує вам грошей

Кожен продукт, який знаходиться на вашому складі, — це заморожений капітал: гроші, які ви витратили, і які не повертаються, доки ви не продасте. І кожен продукт, який розпродається саме тоді, коли клієнт цього хоче, є втраченим продажем, часто назавжди, тому що клієнт йде назустріч конкурентам.

Відсутність контролю над запасами шкодить тим частинам, які ви навіть не бачите: капітал, потрапив у речі, які не обертаються, втрати продажів через дефіцит, втрати через прострочені або пошкоджені продукти та години вашої команди, які вручну підраховують, що система зробила б сама. Загалом, це один із найбільших і найтихіших витоків грошей для МСП.

Крок 1: мати реальні дані, а не приблизні

Ви не можете контролювати те, що погано вимірюєте. Перший крок — перестати оперувати фразою «Я думаю, у мене близько десяти» і почати точно знати, що у вас є, скільки і де. Без достовірних даних все інше – лише припущення.

• Записуйте кожен вхід і вихід, як це відбувається, а не в кінці дня або по пам'яті.
• Використовуйте коди (артикул і штрих-коди), щоб ідентифікувати кожен продукт без плутанини.
• Виконуйте циклічні підрахунки: замість гігантської щорічної інвентаризації, підраховуйте шматок щотижня та оновлюйте цифри.
• Якщо у вас є кілька точок, тримайте їх розділеними за розташуванням, але видимими в одному місці.

Крок 2: визначте мінімуми, максимуми та точки перевпорядкування

Контроль запасів — це не підрахунок заради підрахунку, а прийняття кращих рішень про купівлю. Для цього вам потрібні чіткі правила для кожного продукту, які вказуватимуть, коли та скільки замовляти, щоб ви не переборщили чи не програли.

• Мінімальний запас: кількість, нижче якої ви ризикуєте бракувати. Нижче тут, ви повинні змінити порядок.
• Точка повторного замовлення: подумайте, скільки часу потрібно вашому постачальнику для постачання. Якщо це займе тиждень, замовте повторно, перш ніж щось закінчиться.
• Максимальний запас: стеля, яку не можна перевищувати, щоб не заморозити капітал або ризикувати втратами.
• Класифікуйте ваші продукти: ті, які продаються найбільше та залишають найбільшу маржу (зіркові), заслуговують на більше уваги, ніж ті, що мають низький оборот.

Крок 3: атакуйте три класичні втечі

Є три способи, як інвентаризація втрачає ваші гроші. Хороший контроль бореться з усіма трьома водночас:

• Надлишок: гроші в пастці речей, які не обертаються. З ним борються чіткими максимумами та переглядом того, які продукти не рухалися місяцями.
• Запас: втрата продажів через те, що люди потребують. З ним борються за допомогою мінімумів і добре розміщених точок перезамовлення.
• Відходи: продукт, який псується, ламається або втрачається. З нею борються за допомогою ротації через закінчення терміну дії (що приходить першим, те й йде першим) і частих підрахунків, які вчасно виявляють брак.

Крок 4. Зв’яжіть запаси з продажами

Ось ключ, який відрізняє компанії, які контролюють свої запаси, від тих, які страждають від цього: інвентар не повинен бути окремим Excel, він повинен бути пов’язаний з вашими продажами в режимі реального часу. Кожен розпродаж має автоматично знижувати запаси в усіх ваших каналах одночасно.

Коли інвентар і продажі пов’язані, система попереджає вас, перш ніж щось закінчиться, показує вам, що рухається, а що ні, і не дозволяє вам продавати те, чого у вас більше немає. Коли вони розлучаються, ти завжди на крок позаду, виправляєш помилки замість того, щоб запобігати їм.

Як вам допомагає Аура

В Aura інвентаризація пов’язана з рештою вашої роботи з першого дня. Кожна розпродаж, незалежно від того, чи відбулася вона у вашому магазині, Mercado Libre чи точці продажу, миттєво знижує акції в усіх ваших каналах, тому ви завжди бачите реальні акції.

Ви визначаєте мінімуми та бали повторного замовлення для кожного продукту, а система сповіщатиме вас, коли щось закінчиться, щоб ви могли вчасно зробити замовлення. Звіти показують вам, які продукти добре обертаються, які були припинені місяцями, заморожуючи ваш капітал, а де у вас є дефіцит, щоб ви могли купувати краще. Якщо ви керуєте кількома складами або магазинами, ви бачите запаси кожного з них на одній інформаційній панелі.

Основна ідея проста: перестаньте втрачати гроші з обох сторін. Не перекуповуйте те, що не продається, і не закінчуйте те, що є. Завдяки реальним даним і автоматичним сповіщенням ваш інвентар перетворюється з головного болю на актив.