วิธีออกจาก Excel และย้ายไปยัง ERP โดยไม่ต้องพยายาม

สัญญาณว่าคุณโตเกิน Excel

Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อดำเนินธุรกิจทั้งหมด หากคุณระบุด้วยสัญญาณเหล่านี้ แสดงว่าคุณผ่านจุดที่ Excel ช่วยคุณแล้ว และคุณมาถึงจุดที่หยุดคุณแล้ว:

• คุณมีไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน และไม่มีใครรู้ว่าไฟล์ใดดีอีกต่อไป
• มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงานของสูตร และถ้าเขาหายไป ทุกอย่างจะหยุดลง
• คุณคัดลอกข้อมูลเดียวกันจากไฟล์หนึ่งไปยังอีกไฟล์หนึ่งหลายครั้งต่อวัน
• คุณขายสิ่งที่คุณไม่มีในสต็อกเนื่องจาก Excel ไม่ได้รับการอัพเดต
• การรับรายงานใช้เวลาหลายชั่วโมงในการรวบรวมและยกกำลังสองด้วยมือ
• คุณไม่สามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์หรือจากโทรศัพท์มือถือของคุณได้เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขั้นตอนที่ 1: จัดระเบียบข้อมูลของคุณก่อนที่จะย้าย

ข้อผิดพลาดอันดับหนึ่งคือการโยกย้ายความยุ่งเหยิง หากคุณถ่ายโอน Excels ที่วุ่นวายของคุณไปยัง ERP คุณจะพบกับความสับสนวุ่นวายเหมือนเดิมแต่อยู่ในระบบใหม่ การโยกย้ายเป็นโอกาสที่ดีในการทำความสะอาด ใช้เวลากับสิ่งนี้เป็นส่วนที่กำหนดความสำเร็จมากที่สุด

• แก้ไขข้อบกพร่องที่ซ้ำกัน: ผลิตภัณฑ์เดียวกันที่มีสองชื่อ ลูกค้ารายเดียวกันลงทะเบียนสามครั้ง
• ปรับรูปแบบให้เป็นมาตรฐาน: วันที่ ราคา และรหัสทั้งหมดเป็นไปตามเกณฑ์เดียวกัน
• กรอกสิ่งที่ขาดหายไป: SKU, ราคาซื้อ, ข้อมูลภาษีของลูกค้า ERP ทำงานได้ดีกับข้อมูลที่สมบูรณ์
• กำจัดคนตาย: สินค้าเลิกผลิต ลูกค้าที่ไม่ได้ซื้อมานานหลายปี อย่าลากถังขยะ

ขั้นตอนที่ 2: ย้ายข้อมูลเป็นขั้นตอน ไม่ใช่ทั้งหมดในคราวเดียว

อย่าปิด Excel ในวันจันทร์ และเปิด ERP กับทุกอย่างในวันอังคาร การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันเป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้คนตื่นตระหนกและโครงการล้มเหลว ย้ายทีละโมดูลตามลำดับตรรกะ และรันทั้งสองโมดูลพร้อมกันในช่วงเวลาสั้นๆ ในขณะที่คุณเพิ่มความมั่นใจ

• ขั้นตอนที่ 1 — แคตตาล็อกและสินค้าคงคลัง: อัปโหลดผลิตภัณฑ์ของคุณพร้อมสต็อก มันเป็นพื้นฐานของทุกสิ่งทุกอย่าง
• ขั้นตอนที่ 2 — ลูกค้าและซัพพลายเออร์: ส่งไดเร็กทอรีที่ได้รับการปรับปรุงแล้วของคุณ
• ขั้นตอนที่ 3 — การขายและจุดขาย: เริ่มบันทึกการขายใหม่เข้าสู่ระบบโดยตรง
• ขั้นตอนที่ 4 — การเรียกเก็บเงินและการเงิน: เชื่อมต่อการประทับตรา CFDI และรายงานทางการเงิน
• ขั้นที่ 5 — ปิด Excel: เฉพาะเมื่อ ERP ทำงานได้เสถียรแล้วและทีมเชื่อถือเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 3: พาทีมของคุณติดตัวไปด้วย

การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงมีจริง คนของคุณใช้ Excels มาหลายปีแล้ว และมันทำให้พวกเขามีความปลอดภัย หากคุณไม่นำพวกมันขึ้นเรือ พวกมันก็จะใช้ไฟล์ของมันต่อไปอย่างเจ้าเล่ห์ และคุณจะมีสองระบบที่ขนานกันตลอดไป

• อธิบาย "ทำไม" ไม่ใช่แค่ "อย่างไร" ให้พวกเขาเข้าใจว่ามันช่วยแก้ปัญหาอะไรให้พวกเขาได้
• ฝึกฝนกับงานจริง ไม่ใช่ด้วยตัวอย่างทั่วไป
• แต่งตั้งบุคคลที่คุณไว้วางใจเป็นบุคคลอ้างอิงภายในหากมีข้อสงสัยในแต่ละวัน
• เฉลิมฉลองความสำเร็จครั้งแรก: รายงานฉบับแรกที่ออกมาในไม่กี่วินาที การขายครั้งแรกโดยไม่มีข้อผิดพลาด

ออร่าทำให้เป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร

Aura ได้รับการออกแบบมาเพื่อธุรกิจที่กำลังจะออกจาก Excel เท่านั้น ไม่ใช่สำหรับองค์กรที่มีแผนกระบบ คุณสามารถนำเข้าผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และสต็อกจากไฟล์ของคุณเอง ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด เพียงอัปโหลดสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว

การโยกย้ายตามระยะที่เราแนะนำนั้นเหมาะสมกับวิถีทางของ Aura: เปิดใช้งานสินค้าคงคลังและแค็ตตาล็อกก่อน จากนั้นจึงขาย จากนั้นจึงเรียกเก็บเงิน แต่ละโมดูลเมื่อคุณพร้อม และเนื่องจากทุกสิ่งอาศัยอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกัน ทันทีที่คุณย้ายกระบวนการ กระบวนการจะเริ่มเชื่อมต่อกับกระบวนการอื่น ๆ โดยไม่มีการกำหนดค่าที่แปลก

นอกจากนี้ ด้วยการทดลองใช้ 14 วัน คุณสามารถทดสอบการปฏิบัติงานจริงของคุณก่อนที่จะตัดสินใจ: คุณอัปโหลดส่วนหนึ่งของแค็ตตาล็อก บันทึกยอดขาย และดูด้วยตัวคุณเองว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นคุ้มค่า ไม่ต้องพึ่งไฟล์ที่มีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจอีกต่อไป