Kassaflöde för små och medelstora företag: måttet som räddar företag

Vinst och kontanter är inte samma sak

Detta är missförståndet som gör lönsamma företag i konkurs. Vinst är ett bokföringsbegrepp: inkomst minus kostnader under en period. Kontanter är fysiska pengar som finns tillgängliga på ditt konto idag att spendera. De kan gå i motsatta riktningar.

Föreställ dig att du säljer 100 000 USD på kredit i 60 dagar. I din resultaträkning är den försäljningen redan vinst. Men det finns inte en enda peso av det på ditt bankkonto än. Om du under tiden måste betala 40 000 USD i lön och 20 000 USD till leverantörer, har din "lönsamma" verksamhet ingenting med det att göra. Det är en kris av flöde, inte av nytta.

Det är därför kassaflödet förtjänar din dagliga uppmärksamhet. Det mäter något annat och mer brådskande än vinster: har jag pengar för att uppfylla mina åtaganden under de kommande dagarna och veckorna? Ett företag går i konkurs den dagen det inte kan betala, inte den dagen det slutar vara lönsamt.

De tre typerna av flöde som du måste särskilja

Kassaflödet är indelat i tre kategorier, och att separera dem berättar mycket om din verksamhets verkliga hälsa:

• Driftflöde: pengarna som kommer in och ut genom din normala verksamhet – att sälja, samla in, betala leverantörer och löner. Det är det viktigaste: en sund verksamhet genererar positiva pengar här.
• Investeringsflöde: pengar som går ut för att köpa tillgångar (maskiner, utrustning, en lokal) eller som kommer in när man säljer dem. Det brukar vara negativt när man växer upp, och det är okej.
• Finansieringsflöde: pengar från lån som du får eller betalar, och bidrag från partners. Den berättar hur mycket du är beroende av extern skuld för att försörja dig.

De vanligaste flödesfällorna i små och medelstora företag

De flesta kontantkriser kommer inte som en överraskning: de höll på att brygga och ingen såg dem eftersom ingen såg flödet. Dessa är de vanligaste:

• Sälj mycket på kredit och hämta sent, samtidigt som du betalar dina leverantörer kontant. Pengarna går innan de kommer in.
• Att köpa för mycket lager: varje peso i lediga varor är en peso som du inte kan använda för löneutbetalningar.
• Väx utan att planera flödet: mer försäljning kräver mer lager, mer personal och mer utgifter i förväg. Tillväxt förbrukar pengar.
• Att inte ha en kudde: varje oförutsedd händelse (en icke-betalande kund, en reparation) ger dig ingen marginal om du körde vid gränsen.

Hur du projicerar ditt flöde (och varför det är ditt bästa vapen)

Det mest kraftfulla verktyget mot kontantkriser är enkelt: en kassaflödesprognose. Den består av att skriva ner, vecka för vecka eller månad för månad, hur mycket pengar du förväntar dig att komma in och hur mycket du förväntar dig att gå ut. Målet är att se "hålen" innan du ramlar ner i dem.

Med en tydlig prognos kan du förutse att du under den tredje veckan i månaden kommer att ha ont om 30 000 USD och agera i förväg: påskynda en insamling, förhandla om en termin med en leverantör eller skaffa en kredit före nödsituationen. Utan projektion får du reda på dagen då betalningen studsar.

Det som gör det svårt att projicera för hand är att informationen är spridd: kundfordringar på ena sidan, leverantörsskulder på en annan, banken på en annan. Projektionen är bara användbar om den är uppdaterad, och att uppdatera den manuellt är tråkig.

Se ditt flöde i realtid med Aura

Eftersom i Aura din försäljning, dina beställningar, din fakturering och dina utgifter lever på samma plattform, beräknar kassaflödet praktiskt taget sig självt. Systemet vet vilka fakturor du måste samla in och när de förfaller, vad du är skyldig till leverantörer och hur mycket som faktiskt kommit in på banken tack vare automatisk avstämning.

Det gör att du kan se, på en instrumentpanel, hur mycket pengar du har idag och hur mycket du räknar med att ha under de kommande veckorna, utan att sätta ihop ett kalkylblad varje gång. När systemet upptäcker att en lucka närmar sig ser du den i förväg istället för att upptäcka den med lönelistan ovanpå. För ett små och medelstora företag är den synlighet bokstavligen skillnaden mellan att reagera i tid eller att gå i konkurs.