Hur man fakturerar (CFDI 4.0) utan fel eller böter från SAT

Vad förändrades med CFDI 4.0

CFDI 4.0 är den aktuella versionen av den elektroniska fakturan i Mexiko, och dess stora skillnad mot tidigare versioner är kravet att avsändarens och mottagarens data matchar 100% med vad SAT har registrerat. "Mer eller mindre" räcker inte längre: namnet eller företagsnamnet, RFC och postnummer för skatteadressen måste vara identiska med skattestatusintyget.

Detta låter strikt, och det är det, men det har en logik: minska skatteflykt och apokryfiska fakturor. Bieffekten är att ett litet misstag - en extra accent, "S.A. de C.V." saknas eller saknas, ett gammalt postnummer – gör att stämpeln avvisas eller att fakturan blir fel. Det är därför det nu är så viktigt att be kunden om sitt uppdaterade bevis på skattestatus innan du fakturerar dem.

Data som inte kan misslyckas

En giltig CFDI 4.0 beror på att dessa fält är perfekta. De är värda att veta även om ditt system fyller i dem åt dig:

• Mottagarens RFC: exakt, inga luckor eller fel. Den måste finnas och vara aktiv.
• Namn eller företagsnamn: identisk med certifikatet, med respekt för versaler och utan bolagsordning om certifikatet inte innehåller det.
• Postnummer för mottagarens skatteadress: det är mottagarens, inte ditt, och måste matcha ditt certifikat.
• Mottagarens skattesystem: SAT bekräftar att det är kompatibelt med den deklarerade användningen av CFDI.
• Användning av CFDI: vad kunden ska använda fakturan till (allmänna utgifter, anskaffning av varor, etc.). Det måste överensstämma med din regim.
• Produkt- eller tjänstnyckel och enhetsnyckel: SAT-kataloger som beskriver vad du säljer.

De vanligaste misstagen (och hur man undviker dem)

De flesta faktureringsproblem är inte sällsynta fall: det är samma misstag som upprepas. Att känna till dem sparar dig huvudvärk:

• Föråldrad mottagardata: klienten ändrade adress eller regim och meddelade dig inte. Lösning: be om ditt uppdaterade certifikat.
• Användning av CFDI som är inkompatibel med din regim: systemet avvisar det. Lösning: använd uppdaterade kataloger och validera innan du ringer.
• Fakturering med belopp som inte stämmer överens med betalningen: om du debiterar i delbetalning behöver du betalningstillägget (REP).
• Att avbryta fel: sedan reformen kräver avbrytande av en CFDI motivering av orsaken och, i många fall, mottagarens godkännande. Det är inte så enkelt som att ta bort.
• Emission för sent: det finns tidsfrister för stämpling och utfärdande av betalningstillägg. Att vara sen skapar problem.

Betalningskomplementet: det stora glömda

En av de vanligaste fallgroparna är att ignorera betalningstillägget, eller REP. Regeln är denna: om du utfärdar en faktura som "Betalning i ett engångsbelopp" men i verkligheten kommer de att betala dig senare, eller om du betalar i omgångar, måste du utfärda en betalningstyp CFDI varje gång du får pengar.

Många företag utfärdar depositionsfakturan och glömmer tillägget när de äntligen hämtar in, och det gör deras och deras klients bokföring ofullständig innan SAT. Ett bra system påminner dig – eller genererar automatiskt – tillägget när du registrerar betalningen, vilket sluter cirkeln utan att du behöver komma ihåg.

Bill utan rädsla med Aura

Sättet att eliminera faktureringsfel är att inte lita på minne eller manuell insamling. I Aura är CFDI 4.0-debitering integrerad med din försäljning och din kundkatalog: när du avslutar en försäljning genereras CFDI med den data som redan är validerad, med rätt produktnycklar och med momsberäkningar som görs automatiskt.

Systemet validerar skattedata före stämpling, så RFC- eller postnummerfel upptäcks innan kvittot skickas, inte efter. Och eftersom avgifter också finns på plattformen, genereras betalningstillägg i sinom tid utan att du behöver jaga dem. Fakturering slutar vara en källa till stress och böter, och blir ytterligare ett steg i försäljningsflödet som sker nästan av sig självt.