Как выйти из Excel и перейти на ERP, не умирая, пытаясь

Признаки того, что вы переросли Excel

Excel — замечательный инструмент, но он не создан для ведения всего бизнеса. Если вы идентифицируете себя с некоторыми из этих признаков, вы уже прошли точку, где Excel вам помогает, и достигли точки, где он вас останавливает:

• У вас есть несколько версий одного и того же файла, и никто больше не знает, какая из них лучше.
• Только один человек понимает, как работают формулы, и если его не хватает, все останавливается.
• Вы копируете одни и те же данные из одного файла в другой несколько раз в день.
• Вы продаете что-то, чего у вас не было на складе, потому что Excel не был обновлен.
• Получение отчета требует нескольких часов составления и составления вручную.
• Вы не можете видеть информацию в режиме реального времени или со своего мобильного телефона, когда вы не в офисе.

Шаг 1. Организуйте свои данные ПЕРЕД миграцией

Ошибка номер один — перенос беспорядка. Если вы перенесете свои хаотичные Excels как есть в ERP, у вас будет тот же хаос, но в новой системе. Миграция — прекрасная возможность навести порядок. Потратьте на это время, это та часть, которая больше всего определяет успех.

• Дубликаты отладки: один и тот же товар с двумя названиями, один и тот же клиент зарегистрирован трижды.
• Стандартизировать форматы: чтобы все даты, цены и коды соответствовали одним и тем же критериям.
• Дополните недостающее: артикулы, закупочные цены, налоговые данные клиентов. ERP хорошо работает с полными данными.
• Устраните мертвых: продукты, снятые с производства, клиентов, которые не покупали годами. Не тащите мусор.

Шаг 2. Мигрируйте поэтапно, а не все сразу

Не выключайте Excel в понедельник и не включайте ERP во вторник. Именно этот внезапный переход вызывает у людей панику и провал проекта. Переносите по одному модулю за раз в логическом порядке и запускайте оба модуля параллельно в течение короткого времени, пока не обретете уверенность.

• Этап 1 — Каталог и инвентарь: загружайте товары с их наличием. Это основа всего остального.
• 2 этап — Клиенты и поставщики: отправьте свой уже доработанный каталог.
• Этап 3 — Продажи и точки продаж: начните фиксировать новые продажи непосредственно в системе.
• Этап 4 — Выставление счетов и финансы: соединяет штампы CFDI и финансовые отчеты.
• Этап 5 — Отключение Excel: только тогда, когда ERP уже работает стабильно и команда ей доверяет.

Шаг 3. Возьмите с собой свою команду

Сопротивление переменам реально. Ваши люди уже много лет используют свои Excel, и это обеспечивает им безопасность. Если вы не доставите их на корабль, они будут продолжать тайно использовать свои файлы, и у вас навсегда останутся две параллельные системы.

• Объясняйте «почему», а не только «как». Пусть они поймут, какую проблему это решает для них.
• Тренируйтесь на реальных задачах, а не на общих примерах.
• Назначьте человека, которому вы доверяете, внутренним консультантом для решения повседневных сомнений.
• Отпразднуйте первые достижения: первый отчет, вышедший за считанные секунды, первую продажу без ошибок.

Как Aura упрощает задачу

Aura предназначена только для предприятий, покидающих Excel, а не для корпораций с системным отделом. Вы можете импортировать свои продукты, клиентов и запасы из своих собственных файлов, поэтому вам не придется начинать с нуля: вы загружаете то, что у вас уже есть.

Рекомендуемая нами поэтапная миграция естественным образом подходит для подхода Aura: сначала активируйте инвентарь и каталог, затем продажи, затем выставление счетов и каждый модуль, когда вы будете готовы. А поскольку все находится на одной платформе, как только вы мигрируете процесс, он начинает соединяться с остальными без каких-либо странных конфигураций.

Кроме того, с помощью 14-дневной пробной версии вы можете протестировать реальную часть своей работы перед тем, как совершить сделку: вы загружаете часть своего каталога, фиксируете некоторые продажи и сами убеждаетесь, что изменения того стоят. Больше не нужно зависеть от файла, который понимает только один человек.