Ce este reconcilierea bancară și cum se automatizează?

Ce este mai exact reconcilierea bancară?

Reconcilierea înseamnă compararea a două versiuni ale aceleiași povești: ceea ce ați înregistrat în registrele dvs. (contabilitatea dvs.) cu ceea ce raportează banca în extrasul de cont. În mod ideal, ambele versiuni spun același lucru. În practică, aproape niciodată nu se potrivesc prima dată și de aici începe munca de detectiv.

Diferențele au explicații normale: un cec pe care l-ai scris, dar furnizorul nu a încasat încă, o taxă dedusă de bancă și pe care nu l-ai notat, un depozit de la un client care a sosit dar nu ai capturat încă, sau dobândă câștigată. Reconcilierea constă în identificarea fiecăreia dintre aceste diferențe până când ambele solduri, ajustate, sunt identice.

Când termini, ai o certitudine care valorează aur: banii pe care sistemul tău spune că sunt banii care există cu adevărat în bancă. Fără asta, orice decizie pe care o iei - plata salariilor, cumpărarea de inventar, investiții - se bazează pe un număr care ar putea fi umflat.

De ce este prima apărare împotriva fraudei și erorilor

Concilierea nu este o hârtie de dragul ei. Este cel mai ieftin și mai eficient mecanism de detectare a problemelor înainte ca acestea să crească. O taxă duplicat, un transfer pe care nu l-ați autorizat niciodată, un angajat care a deturnat fonduri, un client care spune că a plătit, dar banii nu au ajuns niciodată – toate acestea apar când compari rând cu rând.

• Detectează taxe nerecunoscute: comisioane ascunse, taxe duplicate sau tranzacții frauduloase care altfel ar trece neobservate.
• Confirmați că clienții au plătit cu adevărat: vă împiedicați să continuați să furnizați pe cineva care avea datorii, deoarece transferul lor nu a fost niciodată depus.
• Echilibrați-vă conturile de încasat și de plătit cu realitatea: știți ce facturi au fost deja încasate și care sunt încă în așteptare.
• Te pregătește pentru SAT și pentru audituri: contabilitatea reconciliată este o contabilitate defensabilă.

Cum se face pas cu pas (metoda manuală)

Înțelegerea procesului manual vă ajută să înțelegeți de ce automatizarea acestuia schimbă viața. Fluxul clasic este astfel:

• Adunați extrasul bancar pentru perioada (de obicei luna) și înregistrarea dvs. contabilă pentru aceeași perioadă.
• Luați soldul final al băncii ca punct de plecare.
• Marcați fiecare mișcare care apare pe ambele părți: dacă este în bancă și pe cărțile dvs., se împacă.
• Identificați articolele în tranzit: cecuri emise fără încasare, depozite efectuate fără reflectare și ajustați-le.
• Înregistrați în registrele voastre ce a perceput banca și nu ați înregistrat: comisioane, dobânzi, TVA la comisioane.
• Adăugați și scădeți până când soldul bancar ajustat este egal cu soldul ajustat din registrele dvs. Dacă se potrivește, ați terminat. Dacă nu, verificați din nou.

Costul ascuns de a face acest lucru manual

Pentru o afacere cu puține operațiuni, reconcilierea manuală în Excel este tolerabilă. Dar de îndată ce ai mai multe conturi, un terminal de plată, transferuri zilnice SPEI și zeci sau sute de tranzacții pe lună, procesul manual devine o pierdere de ore. Mai rău încă: este predispus la erori umane. O cifră prost capturată și îți petreci după-amiaza căutând o diferență de două sute de pesos.

Mulți proprietari amână concilierea „pentru când este timp”, iar acel timp nu sosește niciodată. Rezultatul este o contabilitate care a întârziat cu luni de zile, iar când în sfârșit o revizuiesc, erorile s-au acumulat deja atât de mult încât repararea lor costă mult mai mult.

Cum să automatizezi reconcilierea cu Aura

Reconcilierea bancară este, în esență, o problemă de potrivire a datelor: potrivirea fiecărei tranzacții bancare cu înregistrarea corespunzătoare din sistemul dumneavoastră. Acesta este genul de sarcină repetitivă pe care ar trebui să o delegați software-ului.

În Aura, modulul financiar și contabilitate importă mișcările băncii tale și le face automat referințe încrucișate cu vânzările, facturile și cheltuielile care se află deja pe platformă. Deoarece vânzările, comenzile și facturarea CFDI sunt în același loc, sistemul poate recunoaște că depozitul de 4.350 USD corespunde facturii pe care ați emis-o ieri și se potrivește singur. Verifică doar excepțiile – ceea ce nu s-a adăugat – în loc să verifici totul.

Asta transformă o sarcină de ore într-una de minute și îți oferă ceva și mai valoros: un sold bancar de încredere în timp real, nu unul pe care îl descoperi cu trei luni întârziere. Când reconcilierea este automată, nu mai este o sarcină pe care o urăști și devine un tablou de bord pe care îl consultați.