Como faturar (CFDI 4.0) sem erros ou multas do SAT

O que mudou com CFDI 4.0

O CFDI 4.0 é a versão atual da nota fiscal eletrônica no México, e seu grande diferencial em relação às versões anteriores é a exigência de que os dados do remetente e do destinatário correspondam 100% aos registrados pelo SAT. “Mais ou menos” já não é suficiente: o nome ou razão social, o RFC e o código postal do endereço fiscal devem ser idênticos ao Certificado de Situação Fiscal.

Isto parece rigoroso, e é, mas tem uma lógica: reduzir a evasão e as faturas apócrifas. O efeito colateral é um pequeno erro - um acento extra, "S.A. de C.V." ausente ou ausente, um CEP antigo - faz com que o selo seja rejeitado ou que a fatura dê errado. É por isso que agora é tão importante solicitar ao cliente o Comprovante de Situação Fiscal atualizado antes de faturar.

Os dados que não podem falhar

Um CFDI 4.0 válido depende de esses campos serem perfeitos. Vale a pena conhecê-los, mesmo que o seu sistema os preencha para você:

• RFC do receptor: exato, sem lacunas ou erros. Deve existir e estar ativo.
• Nome ou razão social: idêntico ao certificado, respeitando letras maiúsculas e sem regime societário caso o certificado não o inclua.
• Código postal do endereço fiscal do destinatário: é do destinatário, não seu, e deve corresponder ao seu certificado.
• Regime tributário do destinatário: o SAT valida que é compatível com o uso declarado do CFDI.
• Utilização do CFDI: para que o cliente utilizará a fatura (despesas gerais, aquisição de mercadorias, etc.). Deve ser consistente com o seu regime.
• Chave do produto ou serviço e chave da unidade: catálogos SAT que descrevem o que você vende.

Os erros mais comuns (e como evitá-los)

A maioria dos problemas de cobrança não são casos raros: são os mesmos erros repetidos. Conhecê-los evita dores de cabeça:

• Dados desatualizados do destinatário: o cliente mudou de endereço ou regime e não avisou. Solução: peça seu certificado atualizado.
• Utilização de CFDI incompatível com o seu regime: o sistema rejeita-o. Solução: utilize catálogos atualizados e valide antes de tocar.
• Faturamento com valores que não condizem com o pagamento: se você cobra parcelado, precisa do complemento de pagamento (REP).
• Cancelamento errado: desde a reforma, o cancelamento de um CFDI exige a justificação do motivo e, em muitos casos, a aceitação do destinatário. Não é tão simples quanto excluir.
• Emissão fora do prazo: há prazos para carimbar e emitir complementos de pagamento. Chegar atrasado cria problemas.

O complemento de pagamento: o grande esquecido

Uma das armadilhas mais comuns é ignorar o complemento de pagamento, ou REP. A regra é esta: se você emitir uma fatura como “Pagamento à vista” mas na realidade eles vão pagar depois, ou se você cobrar parcelado, você deve emitir um tipo de pagamento CFDI toda vez que receber dinheiro.

Muitas empresas emitem a fatura de depósito e esquecem o suplemento quando finalmente cobram, o que deixa a sua contabilidade e a do seu cliente incompletas antes do SAT. Um bom sistema lembra – ou gera automaticamente – o complemento quando você registra o pagamento, fechando o círculo sem que você precise lembrar.

Bill sem medo com Aura

A maneira de eliminar erros de faturamento é não depender de memória ou captura manual. Na Aura, a faturação CFDI 4.0 está integrada com as suas vendas e com o seu catálogo de clientes: ao fechar uma venda, o CFDI é gerado com os dados já validados, com as chaves de produto corretas e com cálculos de IVA feitos automaticamente.

O sistema valida os dados fiscais antes de carimbar, para que erros de RFC ou código postal sejam detectados antes do envio do recibo, e não depois. E como as cobranças também residem na plataforma, os complementos de pagamento são gerados no devido tempo, sem que você precise persegui-los. O faturamento deixa de ser fonte de estresse e multas e passa a ser mais uma etapa do fluxo de vendas que acontece quase por si só.