Co to jest rekoncyliacja bankowa i jak ją zautomatyzować?

Czym właściwie jest uzgodnienie bankowe?

Uzgadnianie polega na porównywaniu dwóch wersji tej samej historii: tego, co zapisałeś w swoich księgach (księgowość) z tym, co bank podaje na wyciągu z konta. Idealnie byłoby, gdyby obie wersje mówiły to samo. W praktyce prawie nigdy nie pasują za pierwszym razem i od tego zaczyna się praca detektywa.

Różnice można zwykle wytłumaczyć: czek, który wypisałeś, ale dostawca jeszcze nie zrealizował, opłata pobrana przez bank, a ty nie spisałeś, depozyt od klienta, który przybył, ale jeszcze go nie odebrałeś, lub naliczone odsetki. Uzgodnienie polega na identyfikacji każdej z tych różnic, aż oba salda, po skorygowaniu, będą identyczne.

Kiedy skończysz, masz pewność, że jest na wagę złota: pieniądze, które według Twojego systemu są pieniędzmi, które naprawdę istnieją w banku. Bez tego każda decyzja, którą podejmujesz – płacenie wynagrodzeń, zakup zapasów, inwestowanie – opiera się na liczbie, która może zostać zawyżona.

Dlaczego jest to pierwsza obrona przed oszustwami i błędami

Pojednanie nie jest samą papierologią. Jest to najtańszy i najskuteczniejszy mechanizm wykrywania problemów, zanim się rozwiną. Podwójne obciążenie, nigdy nie autoryzowany przelew, pracownik, który przekierował środki, klient, który twierdzi, że zapłacił, ale pieniądze nigdy nie dotarły – wszystko to widać po porównaniu wierszy po wierszach.

• Wykrywaj nierozpoznane opłaty: ukryte prowizje, zduplikowane opłaty lub oszukańcze transakcje, które w przeciwnym razie pozostałyby niezauważone.
• Potwierdź, że klienci rzeczywiście zapłacili: zapobiegnij dalszemu zaopatrywaniu osoby zadłużonej, ponieważ jej przelew nigdy nie został zdeponowany.
• Zrównoważ swoje należności i zobowiązania z rzeczywistością: wiesz, które faktury zostały już odebrane, a które nadal oczekują.
• Przygotowuje Cię do egzaminu SAT i audytów: rachunkowość uzgodniona to rachunkowość, którą można obronić.

Jak to zrobić krok po kroku (metoda ręczna)

Zrozumienie procesu ręcznego pomoże Ci zrozumieć, dlaczego jego automatyzacja zmienia życie. Klasyczny przepływ wygląda następująco:

• Przygotuj wyciąg bankowy za dany okres (zwykle miesiąc) i dokumentację księgową za ten sam okres.
• Jako punkt wyjścia przyjmij saldo końcowe banku.
• Zaznacz każdy ruch, który pojawia się po obu stronach: jeśli jest w banku i w twoich księgach, jest uzgodniony.
• Zidentyfikuj pozycje w transporcie: czeki wystawione bez realizacji, depozyty złożone bez odzwierciedlenia i dostosuj je.
• Zapisuj w księgach to, co bank naliczył, a nie zapisałeś: prowizje, odsetki, VAT od prowizji.
• Dodawaj i odejmuj, aż skorygowane saldo bankowe będzie równe skorygowanemu saldu w Twoich księgach. Jeśli pasuje, gotowe. Jeśli nie, sprawdź ponownie.

Ukryty koszt robienia tego ręcznie

W przypadku firmy prowadzącej niewielką liczbę operacji ręczne uzgadnianie w programie Excel jest dopuszczalne. Ale gdy tylko masz kilka kont, terminal płatniczy, codzienne przelewy SPEI i dziesiątki lub setki transakcji miesięcznie, ręczny proces staje się stratą godzin. Co gorsza, jest podatny na błędy ludzkie. Jedna źle uchwycona cyfra i spędzasz popołudnie na poszukiwaniu różnicy dwustu peso.

Wielu właścicieli odkłada postępowanie pojednawcze „na czas”, który jednak nigdy nie nadchodzi. W rezultacie księgowość jest opóźniona o miesiące, a kiedy w końcu ją przeglądają, błędów narosło już tak dużo, że ich naprawa kosztuje znacznie więcej.

Jak zautomatyzować pojednanie z Aurą

Uzgadnianie transakcji bankowych to w istocie problem dopasowywania danych: dopasowywania każdej transakcji bankowej do odpowiadającego jej rekordu w systemie. To właśnie ten rodzaj powtarzalnych zadań, który powinieneś delegować oprogramowaniu.

W Aura moduł finansowo-księgowy importuje ruchy Twojego banku i automatycznie porównuje je ze sprzedażami, fakturami i wydatkami, które już znajdują się na platformie. Ponieważ Twoja sprzedaż, zamówienia i rozliczenia CFDI znajdują się w tym samym miejscu, system może rozpoznać, że depozyt w wysokości 4350 USD odpowiada fakturze, którą wystawiłeś wczoraj i sam ją dopasowuje. Sprawdzasz tylko wyjątki – to, co się nie zgadza – zamiast sprawdzać wszystko.

To zamienia zadanie składające się z godzin w jedno minuty i daje ci coś jeszcze cenniejszego: wiarygodne saldo bankowe w czasie rzeczywistym, a nie takie, które odkryjesz trzy miesiące z opóźnieniem. Kiedy uzgadnianie odbywa się automatycznie, przestaje być zadaniem, którego nienawidzisz, a staje się panelem kontrolnym, z którego korzystasz.