Przepływy pieniężne dla MŚP: wskaźnik, który oszczędza przedsiębiorstwa

Zysk i gotówka to nie to samo

To nieporozumienie prowadzi do bankructwa dochodowych przedsiębiorstw. Zysk to koncepcja księgowa: dochód minus wydatki w danym okresie. Gotówka to fizyczne pieniądze, które możesz dzisiaj wydać na swoim koncie. Mogą iść w przeciwnych kierunkach.

Wyobraź sobie, że sprzedajesz 100 000 dolarów na kredyt na 60 dni. W rachunku zysków i strat ta sprzedaż jest już zyskiem. Ale na twoim koncie bankowym nie ma jeszcze ani jednego peso. Jeśli w międzyczasie będziesz musiał zapłacić 40 000 dolarów wynagrodzeń i 20 000 dolarów dostawcom, twój „dochodowy” biznes nie ma z tym nic wspólnego. To kryzys przepływu, a nie użyteczności.

Dlatego przepływ środków pieniężnych zasługuje na Twoją codzienną uwagę. Mierzy coś innego i pilniejszego niż zyski: czy będę miał pieniądze na spłatę zobowiązań w nadchodzących dniach i tygodniach? Firma bankrutuje w dniu, w którym nie jest w stanie zapłacić, a nie w dniu, w którym przestaje przynosić zyski.

Trzy rodzaje przepływu, które musisz rozróżnić

Przepływy pieniężne dzielą się na trzy kategorie, a ich oddzielenie mówi wiele o prawdziwej kondycji Twojego biznesu:

• Przepływ operacyjny: pieniądze wpływające i wychodzące w ramach normalnych operacji — sprzedaży, gromadzenia, płacenia dostawcom i wynagrodzeń. To najważniejsze: zdrowy biznes generuje tutaj dodatnią gotówkę.
• Przepływ inwestycji: pieniądze wydawane na zakup aktywów (maszyn, urządzeń, lokali) lub wpływające podczas ich sprzedaży. Kiedy dorastasz, zwykle jest to negatywne i nie ma w tym nic złego.
• Przepływ finansowania: pieniądze z pożyczek, które otrzymujesz lub spłacasz, oraz wkłady partnerów. Mówi ci, jak bardzo jesteś zależny od długu zewnętrznego, aby się utrzymać.

Najczęstsze pułapki przepływu w MŚP

Większość kryzysów gotówkowych nie jest zaskoczeniem: narastały i nikt ich nie widział, bo nikt nie obserwował przepływu. Oto najczęściej spotykane:

• Sprzedawaj dużo na kredyt i odbieraj z opóźnieniem, płacąc dostawcom gotówką. Pieniądze wychodzą zanim przyjdą.
• Kupowanie zbyt dużej ilości zapasów: każde peso w niewykorzystanych towarach to peso, którego nie można wykorzystać na płace.
• Rozwijaj się bez planowania przepływu: większa sprzedaż wymaga większych zapasów, większej liczby pracowników i większych wydatków początkowych. Rozwój pochłania gotówkę.
• Brak poduszki: każde nieprzewidziane zdarzenie (niepłacący klient, naprawa) powoduje, że nie masz żadnej marży, jeśli operujesz na limicie.

Jak projektować swój przepływ (i dlaczego jest to Twoja najlepsza broń)

Najpotężniejsze narzędzie przeciwko kryzysom gotówkowym jest proste: prognoza przepływów pieniężnych. Polega na zapisywaniu, tydzień po tygodniu lub miesiąc po miesiącu, ile pieniędzy spodziewasz się wpłynąć, a ile wydasz. Celem jest zobaczenie „dziur”, zanim w nie wpadniesz.

Mając jasną prognozę, możesz przewidzieć, że w trzecim tygodniu miesiąca zabraknie Ci 30 000 dolarów i działać z wyprzedzeniem: przyspieszyć windykację, wynegocjować warunki z dostawcą lub uzyskać linię kredytową przed wystąpieniem sytuacji awaryjnej. Bez projekcji dowiesz się, w którym dniu płatność zostanie odrzucona.

Ręczne projektowanie jest trudne ze względu na rozproszenie informacji: po jednej stronie należności, po drugiej zobowiązania, a po drugiej bank. Projekcja jest użyteczna tylko wtedy, gdy jest aktualna, a ręczna aktualizacja jej jest uciążliwa.

Zobacz swój przepływ w czasie rzeczywistym dzięki Aura

Ponieważ w Aura sprzedaż, zamówienia, fakturowanie i wydatki znajdują się na tej samej platformie, przepływ środków pieniężnych praktycznie oblicza się sam. System wie, jakie faktury musisz odebrać i kiedy są wymagalne, co jesteś winien dostawcom i ile faktycznie wpłynęło do banku, dzięki automatycznemu rozliczeniu.

Dzięki temu możesz sprawdzić na pulpicie nawigacyjnym, ile gotówki masz dzisiaj i jaką kwotę planujesz mieć w nadchodzących tygodniach, bez konieczności tworzenia za każdym razem arkusza kalkulacyjnego. Kiedy system wykryje, że zbliża się luka, widzisz ją z wyprzedzeniem, zamiast odkrywać ją wraz z listą płac na wierzchu. Dla MŚP taka widoczność dosłownie oznacza różnicę między zareagowaniem na czas a wycofaniem się z działalności.