Jak wystawiać faktury (CFDI 4.0) bez błędów i kar z SAT

Co się zmieniło w CFDI 4.0

CFDI 4.0 to aktualna wersja faktury elektronicznej w Meksyku, a jej dużą różnicą w stosunku do poprzednich wersji jest wymóg, aby dane nadawcy i odbiorcy były w 100% zgodne z tym, co zarejestrował SAT. „Mniej więcej” już nie wystarczy: imię i nazwisko lub nazwa firmy, RFC i kod pocztowy adresu podatkowego muszą być identyczne z zaświadczeniem o statusie podatkowym.

Brzmi to rygorystycznie i rzeczywiście takie jest, ale ma logikę: ogranicz uchylanie się od płacenia podatków i apokryficzne faktury. Efektem ubocznym jest jeden mały błąd – jeden dodatkowy akcent, „S.A. de C.V.” brak lub brak, stary kod pocztowy – powoduje odrzucenie znaczka lub błędną fakturę. Dlatego tak ważne jest teraz, aby przed wystawieniem faktury poprosić klienta o zaktualizowany dokument potwierdzający status podatkowy.

Dane, które nie mogą zawieść

Prawidłowy CFDI 4.0 zależy od tego, czy te pola są idealne. Warto je znać, nawet jeśli Twój system wypełni je za Ciebie:

• Odbiornik RFC: dokładny, bez luk i błędów. Musi istnieć i być aktywny.
• Imię lub nazwa firmy: identyczna z certyfikatem, z zachowaniem wielkich liter i bez reżimu korporacyjnego, jeśli certyfikat go nie zawiera.
• Kod pocztowy adresu podatkowego odbiorcy: jest to adres odbiorcy, a nie Twój i musi być zgodny z Twoim certyfikatem.
• Reżim podatkowy odbiorcy: SAT sprawdza, czy jest on zgodny z deklarowanym wykorzystaniem CFDI.
• Wykorzystanie CFDI: do czego klient będzie wykorzystywał fakturę (koszty ogólne, zakup towarów itp.). Musi być spójne z Twoim schematem.
• Klucz produktu lub usługi oraz klucz jednostki: katalogi SAT opisujące to, co sprzedajesz.

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

Większość problemów z rozliczeniami nie jest rzadkimi przypadkami: są to powtarzające się te same błędy. Znajomość ich oszczędza Ci bólów głowy:

• Nieaktualne dane odbiorcy: klient zmienił adres lub reżim i nie powiadomił Cię. Rozwiązanie: poproś o zaktualizowany certyfikat.
• Użycie CFDI niezgodne z Twoim reżimem: system je odrzuca. Rozwiązanie: użyj zaktualizowanych katalogów i zatwierdź przed zadzwonieniem.
• Fakturowanie na kwoty niezgodne z płatnością: jeśli pobierasz opłatę w ratach, potrzebujesz dodatku do płatności (REP).
• Anulowanie błędne: od czasu reformy anulowanie CFDI wymaga uzasadnienia przyczyny i w wielu przypadkach akceptacji odbiorcy. To nie jest takie proste jak usunięcie.
• Wydanie po terminie: obowiązują terminy na stemplowanie i wydawanie dodatków do płatności. Spóźnienie stwarza problemy.

Dopełnienie płatności: wielki zapomniany

Jedną z najczęstszych pułapek jest ignorowanie dodatku do płatności, czyli REP. Zasada jest taka: jeśli wystawiasz fakturę jako „Płatność jednorazowa”, ale w rzeczywistości zapłacą Ci później, lub jeśli odbierasz w ratach, musisz wystawić płatność typu CFDI za każdym razem, gdy otrzymasz pieniądze.

Wiele firm wystawia fakturę za kaucję i zapomina o dodatku, gdy w końcu ją odbierze, co powoduje, że księgowość ich i ich klienta jest niekompletna przed egzaminem SAT. Dobry system przypomina – lub automatycznie generuje – dodatek w momencie zarejestrowania wpłaty, zamykając krąg bez konieczności zapamiętywania.

Bill bez strachu z Aurą

Sposobem na wyeliminowanie błędów rozliczeniowych jest rezygnacja z pamięci lub ręcznego przechwytywania. W Aura fakturowanie CFDI 4.0 jest zintegrowane z Twoją sprzedażą i katalogiem klientów: po zamknięciu sprzedaży generowany jest CFDI z już zweryfikowanymi danymi, prawidłowymi kluczami produktów i automatycznie obliczonymi stawkami podatku VAT.

System sprawdza dane podatkowe przed ich stemplowaniem, dzięki czemu błędy RFC lub kodu pocztowego są wykrywane przed wysłaniem paragonu, a nie po nim. A ponieważ opłaty również znajdują się na platformie, dodatki do płatności są generowane w odpowiednim czasie, bez konieczności ich ścigania. Fakturowanie przestaje być źródłem stresu i kar, a staje się kolejnym krokiem w przepływie sprzedaży, który dokonuje się niemal samoistnie.