Hvordan fakturere (CFDI 4.0) uten feil eller bøter fra SAT

Hva endret seg med CFDI 4.0

CFDI 4.0 er den gjeldende versjonen av den elektroniske fakturaen i Mexico, og den store forskjellen i forhold til tidligere versjoner er kravet om at dataene til avsender og mottaker samsvarer 100 % med det SAT har registrert. "Mer eller mindre" er ikke lenger nok: Navnet eller firmanavnet, RFC og postnummeret til skatteadressen må være identisk med skattestatussertifikatet.

Dette høres strengt ut, og det er det, men det har en logikk: reduser unndragelse og apokryfe fakturaer. Bivirkningen er at en liten feil - en ekstra aksent, "S.A. de C.V." mangler eller mangler, et gammelt postnummer – fører til at stempelet blir avvist eller at fakturaen blir feil. Derfor er det nå så viktig å spørre kunden om deres oppdaterte bevis på skattestatus før du fakturerer dem.

Dataene som ikke kan svikte

En gyldig CFDI 4.0 avhenger av at disse feltene er perfekte. De er verdt å vite selv om systemet fyller dem ut for deg:

• Mottaker RFC: eksakt, ingen hull eller feil. Den må eksistere og være aktiv.
• Navn eller firmanavn: identisk med sertifikatet, med respekt for store bokstaver og uten selskapsregime hvis sertifikatet ikke inkluderer det.
• Postnummeret til mottakerens skatteadresse: det er mottakerens, ikke ditt, og må samsvare med sertifikatet ditt.
• Skatteregimet til mottakeren: SAT validerer at det er kompatibelt med den erklærte bruken av CFDI.
• Bruk av CFDI: hva kunden skal bruke fakturaen til (generelle utgifter, anskaffelse av varer, etc.). Det må være i samsvar med regimet ditt.
• Produkt- eller tjenestenøkkel og enhetsnøkkel: SAT-kataloger som beskriver hva du selger.

De vanligste feilene (og hvordan unngå dem)

De fleste faktureringsproblemer er ikke sjeldne tilfeller: de er de samme feilene som gjentas. Å kjenne dem sparer deg for hodepine:

• Utdaterte mottakerdata: klienten endret adresse eller regime og varslet deg ikke. Løsning: be om ditt oppdaterte sertifikat.
• Bruk av CFDI som er uforenlig med ditt regime: systemet avviser det. Løsning: bruk oppdaterte kataloger og valider før du ringer.
• Fakturering med beløp som ikke samsvarer med betalingen: betaler du i avdrag trenger du betalingstillegget (REP).
• Kansellering feil: Siden reformen krever kansellering av en CFDI å begrunne årsaken og, i mange tilfeller, aksept av mottakeren. Det er ikke så enkelt som å slette.
• Utstedelse for sent: det er frister for stempling og utstedelse av betalingstillegg. Å komme for sent skaper problemer.

Betalingskomplementet: det store glemte

En av de vanligste fallgruvene er å ignorere betalingstillegget, eller REP. Regelen er denne: Hvis du utsteder en faktura som "Betaling i ett engangsbeløp", men i realiteten skal de betale deg senere, eller hvis du samler på avdrag, må du utstede en betalingstype CFDI hver gang du mottar penger.

Mange bedrifter utsteder depositumsfakturaen og glemmer tillegget når de endelig samler inn, og det gjør regnskapet deres og klienten ufullstendig før SAT. Et godt system minner deg på – eller genererer automatisk – tillegget når du registrerer betalingen, og lukker sirkelen uten at du trenger å huske det.

Bill uten frykt med Aura

Måten å eliminere faktureringsfeil er å ikke stole på minne eller manuell registrering. I Aura er CFDI 4.0-fakturering integrert med salget og kundekatalogen din: når du avslutter et salg, genereres CFDI med data som allerede er validert, med de riktige produktnøklene og med mva-beregninger som gjøres automatisk.

Systemet validerer skattedataene før stempling, så RFC- eller postnummerfeil oppdages før sending av kvitteringen, ikke etter. Og siden avgifter også lever på plattformen, genereres betalingstillegg etter hvert uten at du trenger å jage dem ned. Fakturering slutter å være en kilde til stress og bøter, og blir nok et steg i salgsflyten som skjer nesten av seg selv.